Kascontrole, hoe doe je dat? Kritisch controleren

Kascontrole, hoe doe je dat? Kritisch controleren

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 3: Kritisch controleren

Controle betekent controleren

“Controle houdt in dat je moet controleren…”. Dat lijkt wellicht een open deur, maar veel kascommissieleden willen bij de jaarlijkse controle niet ‘te diep’ gaan. De penningmeester is immers een eerlijk persoon die al jarenlang plichtsgetrouw de financiën onder zijn of haar hoede heeft, toch? En bovendien hebben ook de kascommissieleden het al druk genoeg met leukere klusjes dan het doorgronden van de jaarrekening en het doorspitten van de administratie.

Echter, de wet én de statuten van jouw vereniging én de algemene vergadering vragen van de kascommissie om elk jaar de opgestelde jaarrekening te controleren. Dat is geen kwestie van wantrouwen, dat is een kwestie van het zodanig organiseren van de financiën dat alle leden er écht op kunnen vertrouwen dat de gepresenteerde cijfers kloppen. Geen blind vertrouwen dus, maar gefundeerd vertrouwen!

Leden van de kascommissie

Dat vraagt van de leden van de kascommissie:

  • een alerte, kritische instelling;
  • voldoende deskundigheid;
  • voldoende tijd.

Wie een jaarrekening oppervlakkig doorneemt, zal niet snel fouten vinden. Maar gefundeerd vertrouwen kan meestal niet ‘even snel’ worden verkregen. De jaarrekening moet niet ‘globaal’ gecontroleerd worden, maar behoorlijk gedetailleerd. Van elke post op de balans en van elke post op de resultatenrekening moet de kascommissie nagaan of deze correct is. Dat kost gewoon relatief veel tijd.

TIP: controleer je de balans en resultatenrekening post voor post.

Kritische instelling

Een kritische instelling en voldoende deskundigheid is onder meer nodig om óók als er sprake is van listige trucs door de penningmeester (of andere betrokkenen), te kunnen ontdekken dat er iets niet goed zit. Bij de meeste fraudes is er sprake van een eenvoudige ‘greep uit de kas’. Maar het komt ook voor dat de fraudeur zich meer inspant om zijn frauduleus gedrag aan het zicht te onttrekken.

Tegenwoordig is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om facturen en andere ‘betalingsbewijzen’ te maken. Zo maakte de voormalige penningmeester van de VVD in Den Helder zelf twaalf kwitanties aan voor vergaderkosten, terwijl er maar vier vergaderingen waren geweest. Dit voorbeeld geeft aan dat een kascommissie niet zo maar kwitanties of facturen als bewijsmateriaal moet aanvaarden, maar ook van dergelijke stukken de echtheid moet nagaan. In dit geval kan dat eenvoudig door de notulen van alle vergaderingen door te nemen. Dan was men er al snel achter gekomen dat er geen twaalf vergaderingen waren.

Valse bankafschriften

Zelfs als de kascommissie een simpele controle uitvoert door het vergelijken van het op de balans vermelde banktegoed (betaalrekening) met het dagafschrift van de bank, ligt bedrog op de loer. Zo werd de kascommissie van een seniorenclub in Sittard jarenlang om de tuin geleid met vervalste bankafschriften. Ook de penningmeester van een Gereformeerde Kerk vervalste bankafschriften. En de politieagent die penningmeester van de personeelsvereniging was, paste wat cijfers aan voordat hij een uitdraai maakte van de digitale bankafschriften.

TIP: controleer altijd met behulp van de originele bankafschriften. Als er in verband met internetbankieren geen papieren afschriften meer zijn, raadpleeg je de rekeningsaldi op het beeldscherm.

Valsheid in geschrifte komt vaker voor. Mensen zijn geneigd om waarde te hechten aan overzichten die er goed uitzien – ‘wat op papier staat, is waar’. En als zo’n overzicht op de computer is gemaakt, wordt die neiging alleen maar groter. Maar iedereen die enigszins op de hoogte is van de mogelijkheden van het veelgebruikte rekenprogramma Excel kan weten dat dit hiermee ook heel makkelijk mensen om de tuin te leiden zijn. Zo kan een penningmeester o.a. heel eenvoudig een frauduleuze post uit een specificatie halen, terwijl het eindbedrag van de specificatie gelijk blijft. Ter illustratie:

Uitgave 1€ 5
Uitgave 2€ 5
fraude€ 20
Uitgave 3€ 5
 € 35

Kan door middel van de standaardfunctie verbergen met slechts twee muisklikken worden gewijzigd in:

Uitgave 1€ 5
Uitgave 2€ 5
Uitgave 3€ 5
 € 35

TIP: tel specificaties en andere opstellingen (óók de balans en resultatenrekening) altijd zelf na. Of – als je goed thuis bent in Excel – controleer de gebruikte formules en functies zelf nauwgezet.

Tot slot

Jaarlijks worden in Nederland vele duizenden jaarrekeningen van vrijwilligersorganisaties door een kascommissie gecontroleerd. In 99% van de gevallen zal bij die jaarrekeningen geen sprake zijn van fraude. Maar áls er wel sprake is van fraude, zal de kascommissie dat moeten ontdekken. Dat vraagt van de kascommissie alertheid, deskundigheid en een tijdsinvestering!

Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.