27 september 2012

TIP: Bewaak de privacy van uw leden

Uw leden hebben recht op privacy. Ga daarom zorgvuldig om met hun gegevens en houd u aan de volgende regels.

Een vereniging heeft bepaalde verantwoordelijkheden op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens van leden. Het Besluit Genormeerde Vrijstelling ontheft verenigingen van meldingsplicht van hun leden bij de Registratiekamer. Als u niet meer gegevens registreert dan de strikte noodzakelijke (naw-gegevens, geboortedatum, telefoonnummer, banknummer, gegevens rond lidmaatschap) en deze alleen voor uw eigen organisatie gebruikt, krijgt u een automatische vrijstelling van de meldingsplicht die wél aan bedrijven wordt opgelegd.

Rechten en plichten:

  • U mag de geregistreerde ledengegevens alleen gebruiken voor zaken die verband houden met de vereniging, het berekenen van contributies en giften en het uitbesteden van vorderingen aan incassobureaus, accountantscontroles.
  • U mag de adressen van uw leden gebruiken voor het versturen van mailings, mits de mailing aansluit bij het doel van uw organisatie.
  • Gegevens van leden doorspelen naar bedrijven of instanties mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden.
  • Uiterlijk twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap moet u gegevens van leden uit de ledenadministratie verwijderen.
  • Leden mogen hun gegevens altijd wijzigen of aanvullen.

Tip: Maak het u gemakkelijk door in de statuten een opsomming van de gegevens die u registreert te maken. Vermeld er ook bij waar en hoe u de gegevens bewaart en wat u ermee doet.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...