30 september 2012

Wat moet de software voor ledenadministratie kunnen?

Om de gegevens van de ledenadministratie goed in te voeren en up-to-date te houden zijn er diverse softwarepakketten. In dit artikel over de ledenadministratie gaan we verder in op een aantal extra aandachtspunten voor de software.
Wat moet de software voor ledenadministratie kunnen?

In ieder geval moet de software flexibel zijn en moet je er makkelijk mee kunnen mailen. Ook zijn mogelijke koppelingen zoals met de financiën van belang. Bekijk de analyse

Inventarisatie

Een goede inventarisatie vooraf van de mogelijkheden en prijzen van de software voor ledenadministratie kan erg nuttig zijn. Waar moet je op letten?
In de vorige artikelen gaven we handvatten voor de inventarisatie.
Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie »
Contributie en financiële administratie »
 
In dit artikel een aantal extra aandachtspunten voor de software.

Er zijn tientallen punten waarop je een softwarepakket kan beoordelen. Overweeg vooraf welke taken de vereniging of stichting zelf gaat doen en welke taken jullie willen uitbesteden.
Ook is de overdraagbaarheid naar andere bestuursleden een sterk aandachtspunt. Wanneer de administratie goed geregeld en makkelijk toegankelijk is, is het eenvoudiger om taken over te dragen.

Aandachtspunten software

  • Mailingen
    Een essentiële mogelijkheid in een softwarepakket is het kunnen mailen van de leden. E-mails stuur je vaak naar het totale ledenbestand. Dan is de mogelijkheid tot een koppeling met een MailingList-provider handig. Hierbij worden de gegevens uit de ledenadministratie ge-upload naar de mailserver. Hierna kan je de mailing op gezette tijden versturen. De bounces en afmeldingen gaan vervolgens weer automatisch in de ledenadministratie.  
  • Ondersteuning van de leverancier
    Bij het in gebruiknemen van een nieuw systeem kan soms de assistentie van de leverancier nodig zijn. Hoe werkt de helpdesk? Is deze technische hulp 24/7 telefonisch nodig of is e-mailverkeer afdoende?  
  • Updates en nieuwe versies
    Hoe zijn de rechten op het gebruiken van nieuwe versies en updates? Is hiervoor een onderhoudscontract nodig en zo ja, wat zijn hiervoor de jaarlijkse kosten?  
  • Uitbreidbaarheid
    Is het denkbaar dat het gebruik van het systeem in de toekomst toeneemt, bijvoorbeeld door uitbreiding van de organisatie? Zijn er dan kosten aan die uitbreiding verbonden?  
  • Gegevens op internet
    Heeft het de voorkeur om de gegevens op internet ‘in the cloud’ beschikbaar te hebben zodat meerdere gebruikers tegelijkertijd deze gegevens kunnen benaderen? Hoe is de toegankelijkheid via een smartphone of tablet geregeld?
    En wordt op internet ook een back-up van de gegevens gemaakt?  
  • Printwerk
    Het aanmaken van brieven en gesorteerd afdrukken kan een tijdrovende klus zijn. Ook hiervoor zijn mogelijkheden om het uit te besteden, door bijvoorbeeld de brief en merge-gegevens aan te leveren aan hieraan gespecialiseerde bedrijven. Is een koppeling in het systeem aanwezig of kan dit worden toegevoegd? Bij grote aantallen kan postbundeling kostenbesparend werken.

Financiële administratie

Een deel van de financiële administratie zoals het aanmaken van facturen en het verwerken van betalingen kan onderdeel zijn van een ledenadministratie. Overweeg daarom of er extra financiële administratieve mogelijkheden gewenst zijn. Dit kan bijvoorbeeld heel nuttig zijn bij het registreren van de crediteuren of het registreren van de overige (niet-contributie) geldstromen. Meer over contributie en financiële administratie »

Aandachtspunten financiën

  • Uitbesteden inningen
    Hebben jullie er wel eens aan gedacht om het verwerken van de inningen en betalingen van de bijdragen uit te besteden? Hiervoor zijn tegenwoordig goede en betaalbare mogelijkheden. De grote voordelen zijn de tijdige en volledige betalingen en de tijdsbesparing, zodat er voldoende aandacht overblijft voor de andere taken binnen de vereniging.
  • Factoring
    Via factoring is het mogelijk om de facturen te ‘verkopen’ aan een factorings-instelling. Deze instelling neemt dan de debiteuren over en betaalt vooraf de totale (nog te innen) contributiesom uit aan de verenging. Vervolgens betalen de leden aan deze factorings-instelling. Hiermee is ook direct het risico van wanbetalers afgedekt.  
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google