Maak van elk gesprek een succes

Maak van elk gesprek een succes

Maak van elk gesprek een succes

Koos Albronda is ex-ondernemer, marketingexpert en specialist bij het spreekuur Communicatie en Klantenwerving van de Kamer van Koophandel in Groningen.

De voorbereiding van een gesprek is meer dan de helft van het werk. Het begint met uw huiswerk op orde hebben. Zorg dat u zoveel mogelijk over uw gesprekspartner te weten komt. Google is daarvoor natuurlijk een goede bron. Is uw donateur bijvoorbeeld een winkel, ga dan vantevoren naar een filiaal om rond te kijken, folders te vragen en u in te leven.

Denk goed na over wat u gaat vertellen. De helft van het gesprek moet gaan over wie u bent, wie uw gesprekspartner is en wat beide partijen voor elkaar kunnen betekenen. Anticipeer daarop.

Concentratie en leiding
Zorg dat u scherp en geconcentreerd bent tijdens het gesprek. Het is ook prima als u een beetje plankenkoorts heeft, dat bevordert de concentratie. Ga nooit het gesprek in met het idee ‘dat doe ik wel even’.
Neem de leiding. Hier geldt: kennis is macht. Dit betekent niet dat u continu aan het woord bent of de ander steeds moet overrulen, maar dat u de controle houdt u over de lijn van het gesprek. Stel veel open vragen.

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat u iets niet weet. Wees hier gewoon eerlijk over. Kom niet met allerlei smoesjes, maar zeg gewoon dat u het gaat uitzoeken er er de volgende dag op terug komt.

Eerlijkheid uitstralen is belangrijk. Praatjesmakers gaan smoesjes ophangen als ze iets niet weten, terwijl het heel logisch is als u eens iets niet weet. Zeg gewoon dat u het uit gaat zoeken en er de volgende dag op terug komt. Let ook op de tijd. Een gemiddeld gesprek – en zeker een introductiegesprek – duurt nooit langer dan een half uur, anders wordt het vervelend. Wees kort en krachtig.

Het zou mooi zijn als u aan het eind van het gesprek een afspraak heeft. Anders is een vervolgafspraak van groot belang. Daarmee heeft u een voet tussen de deur. Heeft u iets voor uw gesprekspartner, stuur het dan niet op maar breng het persoonlijk langs.

Lichaamstaalexpert Frank van Marwijk is schrijver van het boek ‘Manipuleren kun je leren’. Hij heeft acht tips op het gebied van bodylanguage en (non)verbale communicatie.

1. Wees representatief

U verkoopt eerst uzelf en dan pas uw organisatie. Zorg dat u goed bent gekleed en er verzorgd uitziet. Bij twijfel kunt u beter overdressed zijn dan underdressed. Of nog beter: equally dressed, helemaal afgestemd op uw doelgroep. Ga desnoods vooraf bij de tegenpartij kijken om te bepalen wat voor kleding de mensen daar dragen.

2. Oprechte belangstelling

Oprechte belangstelling is heel belangrijk. Laat blijken dat u aandachtig luistert door bijvoorbeeld details te noemen over uw gesprekspartner of zijn organisatie die in het begin van het gesprek ter sprake zijn gekomen. Als u een gesprek van een uur heeft waarvan de ander drie kwartier aan het woord is geweest, is het gesprek geslaagd. U kunt daarna niet meer stuk! U kunt ook belangstelling tonen door om een rondleiding te vragen als u bij de ander over de vloer komt. Als iemand iets voor u doet, ook al is het zoiets kleins, is hij later bereid om nog meer voor u te doen.

3. Maak het persoonlijk

Onthoud de naam van uw gesprekspartner en noem die in het gesprek. Niet te vaak, want dat vinden mensen verschrikkelijk. Eén keer is genoeg. U kunt een gesprek ook persoonlijk maken door de naam van de ander in een voorbeeldsituatie te noemen.

4. Val op

Het is zaak een onvergetelijke indruk te maken. Uw gesprekspartner moet zich u herinneren. Zorg dat hij uw visitekaartje leest voordat hij het wegstopt. Dat kan heel simpel door iets te zeggen als ‘Kijk even hier, mijn webadres is anders dan de naam van de organisatie’. Als hij uw kaartje later terugvindt, weet hij direct wie u bent. 

5. Geef complimenten

Maak, als er gelegenheid voor is, een compliment. Zorg dat daar oprechte belangstelling uit blijkt, anders komt het over als slijmen. ‘Wat een mooie foto’ is niet genoeg. Zegt u: ‘Wat een mooie foto van Kreta, wat is het toch een mooi eiland’, dan geeft u een gericht compliment én deelt u al iets, wat direct een band schept.

6. Wees enthousiast

Reageer en praat geestdriftig over wat u wilt doen voor de ander. Laat merken dat u zin hebt in de samenewerking en praat erover in de tegenwoordige tijd. Zeg niet: ‘Ik zou het zo en zo doen’, maar ‘Dan doe ik dat en dat’. Zo visualiseert de klant dat u ermee bezig. Als u enthousiast bent, komt u niet verwaand over.

7. Wees overtuigd van uzelf

Maak een zelfverzekerde indruk door woorden als ‘eigenlijk’ en ‘misschien’, die twijfel uitdrukken, te vermijden. Ga rechtop zitten, in een symmetrische houding. Zo straalt u zelfvertrouwen uit en toont u respect. Later, als u zich op uw gemak voelt, kunt u wat schuiner gaan zitten en uw hoofd schuin houden. U zult merken dat het contact dan ook ontspannen verloopt

8. Spiegel

Spiegelen, het kopiëren van de lichaamstaal van de ander, is zeker aan te raden. Het zorgt ervoor dat u laat merken dat u de ander begrijpt en zo schept u een band. Overdrijf het niet! Uitgesteld spiegelen is ook een optie. Herhaal de lichaamstaal van de ander, maar steeds wat later in het gesprek. U kunt ook in uw gezichtsuitdrukking spiegelen, met knikken en fronsen.