Nieuw personeel of uitbesteden?

Nieuw personeel of uitbesteden?

Nieuw personeel of uitbesteden?

Is het aannemen van personeel haalbaar?

Dit komt er onder andere kijken bij het aannemen van een nieuwe medewerker: je moet hem aanmelden bij het UWV en de Belastingdienst. Daarnaast moet je verzekeringen afsluiten, premies afdragen, een risico-inventarisatie en -evaluatie maken of aanpassen, eventueel een leasecontract en WA-verzekering afsluiten (als je werknemer een auto van de zaak krijgt), een personeels- en loonadministratie opzetten en loonbelasting afdragen, jouw inschrijving bij de Kamer van Koophandel wijzigen, een personeelsdossier aanleggen en jouw accountant extra uren inhuren. 

Een eerste personeelslid aannemen is dan ook een behoorlijke investering – in tijd én geld. Hij kost je niet alleen een brutosalaris. Je moet ook rekening houden met de nodige extra’s zoals een werkgeversdeel aan premies en de uren die je moet maken om alle personele zaken goed te regelen.

Om organisaties tegemoet te komen zijn er verschillende commerciële mogelijkheden bedacht die extra handen opleveren en tegelijkertijd de administratieve verplichtingen en/of de risico’s beperken. Het gaat hier om alternatieven waar veel werkgevers niet direct bij stilstaan, zoals payrolling.

Uitzendarbeid: houd het kort!

Dé bekendste manier van personeel aannemen voor de korte(re) termijn, zonder al te veel risico. Omdat de werknemer in dienst van het uitzendbureau is, blijf je verschoond van het juridische werkgeverschap. Het uitzendbureau zorgt dus voor de loondoorbetaling en de afdracht van loonheffing en sociale premies. Ook werving en selectie van werknemers worden je uit handen genomen. Wel ligt het uurtarief daardoor hoger, omdat bovenstaande kosten daarin worden doorberekend. Daartegenover staat dat je bij langdurige ziekte van de uitzendkracht geen loon hoeft door te betalen. Ook de continuïteit komt niet in gevaar, één telefoontje is voldoende om vervanging te regelen.

De kosten
Jouw bedrijf zit tijdelijk verlegen om een administratief/secretarieel medewerker voor 40 uur per week. In vaste dienst verdient zo iemand € 1750,- bruto per maand. Via het uitzendbureau betaal je een (hoger) uurtarief van € 27,50,- ofwel € 4400,- per maand. Dit bedrag is opgebouwd uit loon, belastingen, sociale lasten en een deel werving en selectie.

Per uitzendbureau verschillen de tarieven sterk, maar over het algemeen betaal je minimaal het dubbele van het brutosalaris in vaste dienst. Gaat het om werk voor afzienbare tijd (gemiddeld dertien weken) dan ben je in de regel goedkoper uit met een uitzendkracht.

Jouw voordeel:

  • Geen lange werving- en selectieprocedure.
  • Geen loonadministratie.
  • Je betaalt alleen gewerkte uren; ziekte, vakantie enz. komt voor rekening van het uitzendbureau.
  • Uitzendbureaus werken doorgaans op no cure no pay basis: geen geschikte kandidaat gevonden = geen rekening.

Payrolling: personeel ‘leasen‘

Gebaseerd op hetzelfde principe als uitzendwerk, maar minder bekend. Van oorsprong is payrolling het voeren van de loonadministratie voor een organisatie. De werknemers komen op de loonlijst van de payroller te staan en worden aan jou verhuurd. In de regel zijn er twee mogelijkheden: de payroller sluit met de medewerker een uitzendovereenkomst of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd af.

In vergelijking met een uitzendbureau is er sprake van een aanzienlijk financieel voordeel omdat je zelf de werving en selectie voor jouw rekening neemt. Verder houd je ook hier de regie in eigen hand: je kiest jouw eigen personeel, verzorgt de planning, bepaalt de arbeidsvoorwaarden, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en onderhoudt het dagelijkse contact met de werknemer. De payroller betaalt het salaris, regelt alle personeelsadministratieve zaken en draagt bovendien alle (financiële) risico’s.

De kosten
Voor een fulltime administratief/secretarieel medewerker (bruto maandsalaris: € 1750,-) betaal je naar schatting € 3800,- excl. BTW per maand. Dit bedrag geldt voor een contract op uitzendbasis. Wordt er een arbeidsovereenkomst afgesloten, dan moet je rekening houden met een periode van eigen risico bij ziekte van de werknemer.

Jouw voordeel

  • Géén administratieve werkzaamheden en plichten.
  • Je betaalt geen loon door bij ziekte van de werknemer, tenzij je kiest voor een eigen risico. Dan moet je een bepaalde, afgesproken periode doorbetalen.
  • Profiteren van de voordelen van uitzending, terwijl je wél de werving en selectie in eigen hand houdt.

Tegenwoordig worden er soms volledige personeelsbestanden overgenomen. Voor werknemers verandert er weinig, want het contract loopt gewoon door en het salaris zal eerder iets omhoog gaan dan omlaag. Het voordeel voor werknemers is bovendien dat ze in overleg met jou hun eigen pakket arbeidsvoorwaarden kunnen samenstellen. Je kan een werknemer echter niet dwingen om in een leaseconstructie te stappen. Wie weigert, kan gewoon bij jou in dienst blijven, terwijl jij de rest van een afdeling bijvoorbeeld wel ‘overdraagt’. 

Een administratiekantoor inhuren

Organisaties die liever een vaste medewerker voor (on)bepaalde tijd in dienst nemen, komen onder het ploeteren met een personeels- en salarisadministratie uit, door die simpelweg uit te besteden. Een gespecialiseerd administratiekantoor beschikt over de benodigde kennis en capaciteiten en kan werknemers aan- en afmelden bij alle verplichte instanties. De inrichting van de loonadministratie, het opstellen en versturen van arbeidsovereenkomsten, loonstroken en jaaropgaven, het opstellen van de (concept) aangifte loonbelasting: voor een paar euro extra per maand wordt het geregeld.
Let wel: je bent in dit geval zelf verantwoordelijk voor de werknemer en draagt ook de financiële risico’s, bijvoorbeeld van loondoorbetaling bij ziekte.”

Doe-het-zelven met software

Wil je wél zoveel mogelijk in eigen hand houden, maar niet fulltime bezig zijn met personeelswerk? Een gebruiksvriendelijk softwarepakket voor personeelsadministratie houdt zaken zoals contractbeheer, verlof- en ziekteregistratie overzichtelijk. Je kan de software in huis halen of de diensten online afnemen via ASP (Application Service Provider). Het aanbod van dit soort softwaresystemen is groot en het kost tijd om het systeem onder de knie te krijgen. Soms kan je voor hetzelfde geld (of minder) beter de gehele administratie uitbesteden.

De kosten
De aanschafprijs van een administratiesysteem voor een kleine- tot middelgrote organisatie ligt grofweg tussen de € 300,- à € 400,-. Daarbovenop kunnen jaarlijks ‘licentierechten’ in rekening worden gebracht, die liggen doorgaans rond de € 100,-. Ondersteuning via ASP kan vanaf  € 15,- per maand, uitgaande van een bedrijf met één tot vijf medewerkers.

Jouw voordeel:

  • Gegevens in eigen beheer.
  • Geen tijd kwijt aan overleg met een derde partij.
  • Systeem waarschuwt wanneer het tijd is om een contract te verlengen, te evalueren, enzovoorts.
  • Wettelijke aanpassingen worden automatisch meegenomen