Onduidelijkheid over uitgaven en beloning voorkomen

Onduidelijkheid over uitgaven en beloning voorkomen

Onduidelijkheid over uitgaven en beloning voorkomen

Beloningen binnen vereniging

Er zijn een aantal manieren om te zorgen dat betalingen en beloningen binnen een vereniging transparant blijven. 

Een goede betalingsorganisatie

Hoe kan een goede betalingsorganisatie binnen een vereniging er uitzien?

  1. Je laat de facturen niet alleen naar de penningmeester sturen, maar ook naar een ander bestuurslid. Dat kan de tweede penningmeester zijn of elk willekeurig bestuurslid.
  2. De penningmeester mag alleen facturen betalen, die zijn geautoriseerd door een ander bestuurslid (handtekening op factuur).
  3. De penningmeester controleert de geautoriseerde facturen (Is de aanschaf bestemd voor de vereniging? Zijn de prijzen in overeenstemming met de afspraken? Is de factuur rekenkundig juist?), betaalt de facturen per bank en verwerkt de betaling in de verenigingsadministratie.
  4. Periodiek (bijv. bij elke bestuursvergadering) controleert iemand uit het bestuur (dat kan weer de tweede penningmeester zijn) alle betalingen aan de hand van de bankafschriften. Of nog beter: de tweede penningmeester heeft bij internetbankieren ook toegang tot de rekening en controleert periodiek de betalingen. Hierbij is met name van belang te kijken naar de bij de overboeking vermelde naam van degene die geld ontvangt.
  5. Tenminste jaarlijks controleert de kascommissie de betalingen aan de hand van de originele facturen. Daarbij gebruikt de kascommissie een deugdelijke checklist factuur controle. Een kascommissie die geen checklist gebruikt, ziet zeer waarschijnlijk essentiële controles over het hoofd!
  6. De kascommissie gaat bij de jaarlijkse controle ook na of alle betrokkenen de afgesproken regels van de betalingsorganisatie hebben nageleefd. Als dat zo is, kan de kascommissie bijvoorbeeld besluiten om niet alle facturen te controleren, maar een steekproef te nemen.