27 september 2012

Checklist: Voorkom blunders bij personeelsdossiers

Organisaties stuiten nogal eens op onvoorziene omstandigheden als ze een slecht functionerende medewerker willen ontslaan. Vaak is dit echter te wijten aan gebrekkige dossieropbouw door de werkgever. Dergelijke nalatigheid kan u veel geld kosten. Gebruik deze checklist om problemen te voorkomen.
Zet het op papier
Aan vage beweringen en mondelinge afspraken heeft u niets tijdens een ontbindingsprocedure. Houd dus vanaf het moment dat u een nieuwe medewerker aanneemt nauwkeurig zijn personeelsdossier bij. De extra tijd die u hier insteekt, verdient u snel terug bij een ontslagprocedure.
Zet gedragsregels in het personeelsreglement
Een groot aantal ontslagen wegens ongewenst internetgebruik op de werkvloer is door de rechter herroepen vanwege het simpele feit dat er niets over in de personeelsgids stond. Zorg dus dat u de gedragsregels op het gebied van internet- en e-mailgedrag in een reglement vastlegt en verbind hier ook duidelijke sancties aan. Vergeet niet om al uw medewerkers hiervan op de hoogte te stellen (desnoods door ondertekening).
Voer periodieke beoordelingsgesprekken
Een goede systematiek van periodieke functionerings- en beoordelingsgepsrekken vormt de ruggengraat van uw personeelsbeleid. Wanneer deze gesprekken om wat voor reden dan ook niet plaatsvinden, kan u dat bij een eventuele ontslagzaak duur komen te staan. Zet de weerslag van alle gesprekken die met het functioneren te maken hebben dus nauwkeurig op papier en zorg dat de betreffende medewerkers hiervan een kopie ontvangen.
Zorg voor duidelijke en eenduidige beoordelingen
Veel werkgevers hebben moeite met het voeren van slechtnieuwsgesprekken met hun werknemers. Vaak wordt een uitgesproken oordeel in afgezwakte vorm aan het papier toevertrouwd en daarmee kunt u zich behoorlijk in de vingers snijden. Ga bij een rechter maar eens bewijzen dat de werkelijkheid anders is dan uit het dossier naar voren komt!
Leg tussentijdse functiewijzigingen vast 
Een veelgemaakte fout: bij functiewijziging van een medewerker wordt vergeten om zijn nieuwe takenpakket per brief te bevestigen. Bij slecht functioneren kan de medewerker zich vervolgens verschuilen achter de opmerking ‘ik wist niet wat er van me verwacht werd, het staat nergens’.
Geef medewerkers voldoende kansen om zich te verbeteren
Wanneer u constateert dat een medewerker niet goed functioneert, moet u hem ook de kans geven zich te verbeteren. Welke maatregelen hiervoor nodig zijn en hoeveel tijd dit kost, is per geval verschillend. In het ene geval is tijdelijke coaching voldoende, terwijl de werknemer in het andere geval een compleet opleidingstraject moet doorlopen. Het gaat erom dat u uw medewerkers een redelijke termijn geeft om dit te realiseren.
Laat de aandacht niet verslappen
Een verbetertraject inzetten is één ding, de correcte uitvoering ervan is iets anders. Het is belangrijk dat u tijdens dit proces voortdurend de vinger aan de pols van uw medewerker houdt en het verloop in het verslag opneemt.
Zorg voor goede leiding
Eigenlijk de grootste blunder: bij veel gevallen van slecht functionerend personeel is de oorzaak een gebrek aan leiding binnen de organisatie. Dit terwijl er met een arbeidsovereenkomst een gezagsverhouding ontstaat tussen werknemer en werkgever. Als uw medewerkers niet weten wat er van hen verwacht wordt, volgen ze hun eigen regels. Om dit te voorkomen moet u duidelijk grenzen stellen en aangeven welke sancties er verbonden zijn aan overtreding. En wellicht ten overvloede: zet het ook allemaal netjes op papier.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...