27 september 2012

Checklist: Eerste sollicitatiegesprek

In deze checklist enkele richtlijnen voor het voeren van een kennismakingsgesprek. Deze richtlijnen kunnen u handvatten bieden in de sollicitatieprocedure. Vanzelfsprekend zijn bepaalde punten in de ene situatie minder relevant dan andere, haal eruit wat voor u van toepassing is.
 
Voorbereiding
  • Zorg voor een rustige kamer.
  • Zorg dat u alle gegevens bij de hand heeft.
  • Bedenk vooraf de criteria waarop u de kandidaten wilt vergelijken. Schrijf die op en ‘scoor’ de kandidaten daarop.
  • Bereid een aantal (liefst open) vragen voor.

Het stellen van open vragen is veel nuttiger dan gesloten vragen. Die geven de kandidaat de kans om te voelen wat het gewenste antwoord is. Stel open vragen zoveel mogelijk aan het begin van het gesprek. Een voorbeeld: als aan de kandidaat wordt gevraagd of hij het prettig vindt dat hij veel alleen zal werken (gesloten vraag), zal hij in waarschijnlijk zonder meer ja zeggen. Beter is de open vraag: vindt hij het prettig om in teamverband te werken of werkt hij liever alleen? 

Open het gesprek
  • Bedank de sollicitant voor zijn komst.
  • Stel de kandidaat op zijn gemak (een vraag als ‘heeft u het makkelijk kunnen vinden’ wordt veel gebruikt als ‘ijsbreker’).
  • Stel de gespreksdeelnemers voor en leg kort uit wat hun rol is.
  • Stel alvast wat algemene vragen.
Eerste deel van het gesprek: onderzoeksfase
 Laat bijvoorbeeld de volgende punten de revue passeren:
  • Achtergrond van de kandidaat
  • Kennis en opleiding
  • Werkervaring (vakinhoudelijk, contacten met collega’s, werken in teamverband of juist niet)
  • Motivatie van de kandidaat (waarom solliciteert de kandidaat bij uw bedrijf, waarom deze functie?)
  • Eventuele vaardigheden die niet direct voor de functie van belang zijn (talenkennis, hobby’s, automatiseringskennis).

In de onderzoeksfase kunt u ook het volgende aansnijden:

  • Welke ervaring is van belang voor de functie
  • Contactuele kwaliteiten van de kandidaat
  • Past de sollicitant op de afdeling?
Tweede deel van het gesprek: informatiefase
  • Vertel iets meer over de sollicitatieprocedure (termijnen, aantal gesprekken, eventuele psychologische test)
  • Informeer over het bedrijf en over de functie
  • Vertel over de structuur van de organisatie
  • Leg uit op welke afdeling de sollicitant komt te werken
  • Maak duidelijk wie de leidinggevende is
  • Vertel iets over de collega’s

Geef deze informatie pas laat in het gesprek. Als u ermee begint, biedt u de kandidaat mogelijk teveel kansen om in de rest van het gesprek zijn antwoorden aan te passen aan wat u hem zojuist verteld heeft. Dit vergroot het risico dat u iemand aanneemt die wel heel graag een baan wil hebben, maar niet werkelijk geschikt is.

Informeer naar de toekomstplannen van de kandidaat
  • Wat zijn de ideeën voor verdere carrière e.d. Probeer uit te vinden of hij naar verwachting een redelijke tijd zal blijven.
  • Komen zijn ambities overeen met wat u te bieden hebt, bijvoorbeeld op het gebied van doorgroei- of promotiemogelijkheden?
  • Bespreek eventuele loopbaanmogelijkheden.
Geef de kandidaat gelegenheid tot het stellen van vragen
Ga nog niet in op arbeidsvoorwaarden als een auto, salaris of pensioen. U kunt kort aangeven hoe u bepaalde arbeidsvoorwaarden in uw bedrijf regelt, maar laat het daarbij.
Afsluiting
  • Maak duidelijke voortgangsafspraken
  • Maak duidelijk of u de reiskosten van de kandidaat vergoedt
  • Vraag desgewenst toestemming voor het vragen van referenties
  • Vraag naar eventuele opzegtermijn bij huidige werkgever
  • Bedank de sollicitant voor zijn komst

Voor het vragen van informatie bij derden is altijd expliciet toestemming nodig, ook als de kandidaat bepaalde referenties zelf heeft aangedragen.

Werk uw aantekeningen uit voordat het volgende gesprek begint
Geef daarbij vooral aan hoe goed de kandidaat ‘scoort’ op de vooraf opgestelde criteria. Na een paar gesprekken bent u absoluut details vergeten van de voorgaande gesprekken. Schrijf daarom na afloop van het gesprek niet alleen de belangrijkste zakelijke punten op, maar ook een paar steekwoorden aan de hand waarvan u zich de kandidaat weer voor de geest kunt halen.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...