27 september 2012

Checklist: Sollicitatieprocedure

Een checklist om alle stappen in de sollicitatieprocedure te doorlopen: vanaf het beoordelen van de brieven tot het voeren van gesprekken en het aannemen van een kandidaat.
Stel een duidelijk functieprofiel op
Formuleer eisen ten aanzien van de persoon, kennis, opleidingen, werkervaring, beschikbaarheid, etc. Welke taken moet de nieuwe medewerker uitvoeren, wat zijn de vereisten daarbij?
Bedenk vooraf criteria
Waarop u de kandidaten wilt vergelijken. Schrijf de criteria op en baseer de ‘score’ van de kandidaten daar op.
Start een wervingsprocedure
Dit kan op diverse manieren: bijvoorbeeld intern, via het UWV Werkbedrijf, het uitzendbureau, het plaatsen van een personeelsadvertentie of via internet.
Selecteer de ontvangen sollicitatiebrieven
Lees de brieven en maak een eerste selectie. Laat de brieven zo mogelijk lezen door twee mensen die elke kandidaat waarderen met +, – of +/-. Als er voldoende kandidaten zijn die van beiden een plus hebben gekregen, worden deze in eerste instantie in de verdere procedure betrokken. Sollicitanten die van beiden een min krijgen, kunt u direct afschrijven. Heeft u een beperkt aantal serieuze kandidaten, dan kunt u de overige in ‘portefeuille houden’. Laat hen dit wel weten.
Houd een eerste gespreksronde
Voer het kennismakingsgesprek met twee personen, maar laat één persoon overwegend het woord voeren. Neem voldoende ruimte tussen de gesprekken met de verschillende kandidaten zodat u even kunt napraten over elke kandidaat. Na een aantal gesprekken staan de kandidaten u waarschijnlijk niet meer helder voor de geest.
Bepaal met welke kandidaten u verder gaat
Schrijf de overige kandidaten een brief, met daarin de reden waarom zij niet in aanmerking komen voor de baan. Bied ook de gelegenheid een toelichting te vragen (naam en/of telefoonnummer bij wie men terecht kan).
Houd een tweede ronde sollicitatiegesprekken
In aanwezigheid van minstens één andere gespreksdeelnemer dan tijdens het kennismakingsgesprek. Voorkom dat dit gesprek een herhaling wordt van het eerste gesprek. U kunt ingaan op arbeidsvoorwaarden, zoals een auto van de zaak, salaris en pensioenregelingen. Vraag eventueel referenties of andere nadere informatie van de kandidaat. Gaat u referenties raadplegen, vraag dan altijd eerst toestemming van de kandidaat.
Selecteer één of enkele kandidaten
Houd eventueel andere geschikte kandidaten nog even in portefeuille en laat hen dit ook weten.
Test de kandidaten
Laat kandidaten desgewenst een psychologische test ondergaan of een test van bekwaamheid zoals een persbericht schrijven voor de functie van pr-functionaris.
Bepaal uw definitieve keuze
Maak uit de overgebleven kandidaten de keuze met wie u verder gaat.
Indien noodzakelijk: laat de gekozen kandidaat medisch keuren
Let op: míts geoorloofd! Een medische keuring is alleen toegestaan wanneer het gaat om direct voor de functie belangrijke gezondheidsaspecten. Een medische keuring mag nooit bedoeld zijn als voorspelling van het te verwachten ziekteverzuim. De medische keuring is ook geen selectiemiddel: uw keuze moet al vast staan.
Als de kandidaat zich onverhoopt bedenkt …
Of hij bijvoorbeeld medisch niet wordt goedgekeurd. U kunt dan een andere kandidaat kiezen uit de gegadigden die u had geslecteerd en nog niet had afgewezen of die u nog in portefeuille heeft gehouden.
Bevestig de aanname door middel van een aanstellingsbrief
Neem in de aanstellingsbrief op welke functie het betreft, met ingang van wanneer de medewerker zal beginnen, of het een tijdelijk of vast contract betreft, hoe lang de proeftijd is, hoeveel het salaris bedraagt, etc.
Wijs de overige kandidaten definitief af
Vermeld in de brief dat zij ook geschikte kandidaten waren, maar de uiteindelijke voorkeur naar een ander is uitgegaan.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...