Praten met de pers

Praten met de pers

Praten met de pers

Woordvoerderschap

Het is belangrijk dat u goede afspraken maakt over het woordvoerderschap, dus over wie de pers te woord mag staan. Dat voorkomt dat er onjuiste informatie naar buiten wordt gebracht. Geef in uw organisatie door dat alle perscontacten via deze personen verlopen zodat u zicht houdt op welke gegevens naar buiten worden gebracht. Als u er als voorzitter voor kiest zelf als boegbeeld te dienen van uw organisatie, staat u zoveel mogelijk zelf de pers te woord. U kunt ook iemand aanstellen die de woordvoering op zich neemt.

Tips voor woordvoerderschap
  • Zorg dat er altijd iemand bereikbaar is voor de pers, óók buiten ‘kantoortijden’.
  • Wanneer u verwacht dat u op termijn regelmatig mediacontacten heeft, is het verstandig een mediatraining te volgen.
  • Wordt u gebeld door een journalist? Noteer altijd de naam van de journalist en de naam van zijn krant, tijdschrift of omroep.
  • Probeer de context van de vraag van een journalist te achterhalen. Wat is de invalshoek van de journalist? Wil hij een kort bericht of een groot artikel schrijven? Welke informatie heeft hij al?
  • Als u geen antwoord weet op een vraag kunt u de journalist terugbellen. Doe dat nog wel dezelfde dag.
  • Lieg nooit
  • Geef nooit informatie ‘off the record’. De kans is aanwezig dat de journalist deze informatie toch gebruikt.
Het interview
Het geven van een interview is een belangrijke manier om uzelf en uw organisatie te profileren. Dat geldt zowel voor een televisie-interview, een radio-interview als voor een interview dat u geeft aan een schriftelijk medium, zoals een krant of tijdschrift. U kunt een interview zowel mondeling als schriftelijk geven.
Wanneer u vindt dat u iets interessants te melden heeft of een boeiende visie heeft op een actuele kwestie, dan kunt u gerust zelf de media benaderen en hen een interview aanbieden. Uiteraard moet u dan wel bereid zijn om duidelijke uitspraken te doen.

Wanneer u goede contacten heeft opgebouwd met de pers kunt u inmiddels inschatten in welke onderwerpen men wel, en welke onderwerpen men niet geïnteresseerd is. 

Tips voor een interview

  • Bereid u goed voor: Wat is het doel van het interview? Wat wil de interviewer weten?
  • Schrijf van te voren op wat u in ieder geval wilt gaan zeggen, welke kernpunten en achtergronden u wilt benadrukken.
  • Gebruik spreektaal. Vermijd (vak)jargon, moeilijke woorden en begrippen. Als u ze wel gebruikt, leg ze dan kort uit.
  • Begin telkens met het belangrijkste onderdeel van uw boodschap.
  • Formuleer zorgvuldig. Uitspraken kunnen letterlijk geciteerd worden.
  • Probeer niet de stiltes in het gesprek op te vullen.
  • Lees geen antwoorden voor. Noteer enkele steekwoorden of kernzinnen van uw boodschap.
  • Wanneer een vraag herhaald wordt wil een journalist u wellicht woorden in de mond leggen. Pas daar voor op.
  • Indien u geen antwoord kunt geven op een vraag, leg dan uit waarom dit het geval is.
  • Vraag bij een interview voor een schriftelijk medium of u de tekst voor plaatsing nog kunt lezen en mag controleren op onjuistheden.
De persconferentie

Wanneer u belangwekkend nieuws heeft dat voor meerdere media van belang is, organiseert u een persconferentie. Het is vooral zinvol als het wenselijk is een mondelinge toelichting te geven. Journalisten zullen niet gauw extra tijd investeren om naar een persconferentie te gaan als ze ook voldoende hebben aan een persbericht. Het organiseren van een persconferentie komt daarom niet zo gauw in aanmerking voor een kleinere vereniging of stichting. Maar wellicht kunt u het combineren met een passend bezoek aan uw organisatie?

Tips voor een persconferentie

  • Organiseer een persconferentie op een plaats waar journalisten beroepshalve al vaak zijn of kies uw eigen pand of clubgebouw.
  • Wees een normale gastheer. Als u journalisten overlaadt met consumpties, lunches en cadeaus wordt dit gezien als een vorm van omkoping. Het past ook niet altijd bij een non-profit organisatie.
  • Laat de persconferentie leiden door iemand die daar verstand van heeft en het vertrouwen van journalisten geniet.
  • De naam zegt het al: een persconferentie is bestemd voor de pers. Laat andere mensen niet toe, dus ook geen mensen uit uw eigen organisatie.
  • Bereid de persconferentie goed voor. Maak voor u zelf een lijst met mogelijke vragen en antwoorden.
  • Laat de persconferentie niet langer duren dan een uur. 
  • Begin de bijeenkomst met het vertellen van het nieuws, en geef daarna gelegenheid tot het stellen van vragen. 
  • Neem na afloop van de persconferentie de tijd om (lokale) radio en televisie apart te woord te staan.
  • Leg bij de ingang van de zaal waar u de persconferentie geeft een lijst neer waar journalisten hun naam en hun medium op vermelden. Zorg dat u die lijst kent als de bijeenkomst begint. Dan weet u wie u tegenover u hebt en kunt u de journalist persoonlijk aanspreken.
  • Zorg voor duidelijke naambordjes op de tafel voor degenen die tijdens de persconferentie namens uw organisatie het woord voeren.
  • Vraag u bij elke uitspraak af tot welk krantenknipsel die kan leiden.
  • Zorg voor een uitgebreide persmap met daarin een foto (vrij voor publicatie), een persbericht en achtergrondinformatie.
  • Stuur de persmap toe aan journalisten die u graag had ontmoet, maar die toch ontbraken.
  • Schakel een knipseldienst in voor de levering van de artikelen die uw persconferentie oplevert.
    (Bron: www.brandsma.nl/lessen.htm)