Salami snijden
27 september 2012

Salami snijden

"Jaren geleden nam ik deel aan een cursus vergadertechnieken. Als vijftienjarig bestuurslid van de jongerenadviesraad aan burgemeester en wethouders was ik groen als gras. Ik zat op het puntje van mijn stoel tijdens de cursus. Vergadervaardigheden, beinvloedingsstrategieën en besluitvormingsprocedures werden stuk voor stuk besproken."
"Ik maakte driftig aantekeningen van de voor mij redelijk abstracte materie. ´s Avonds aan de keukentafel vertelde ik vol enthousiasme over de cursus. Vooral in de salamitechniek zag ik vele voordelen. Die techniek gaat ervan uit dat je je doel beter kunt bereiken als je iets in kleinere stukjes opdeelt of presenteert.
Dus toen ik voor elkaar wilde krijgen dat ik een feest mocht geven voor mijn zestiende verjaardag paste ik gretig de salamitechniek toe. Ik vertelde mijn moeder dat ik het leuk zou vinden een paar vriendinnen uit te nodigen voor mijn verjaardag. ‘Leuk' zei mijn moeder. Een dag later vertelde ik dat mijn zestiende verjaardag op een doordeweekse dag viel en de dag erna een proefwerk gepland stond. Of ik ze dan niet beter zaterdag kon uitnodigen? ‘Goed idee' zei mijn moeder. Weer een dag later suggereerde ik mijn vader of hij mijn moeder eens uit eten kon nemen, bijvoorbeeld op zaterdagavond over een week. ‘Dus je wilt zaterdagavond een feestje geven en vraagt of wij die avond weg kunnen zijn?´ grijnsde mijn vader, ‘nou, daar zullen we over nadenken'. Oefening baart kunst zullen we maar zeggen.

Ik denk regelmatig met weemoed terug aan die eerste cursus vergadertechnieken. Wanneer een medebestuurslid voor de zoveelste keer zijn punt wil maken zie ik denkbeeldig de illustratie van paarden op stokjes bij het onderwerp beinvloedingsstrategieën. Of wanneer ik bij het voorbereiden van een agenda bij ieder agendapunt – zoals ik dat heb ´geleerd´- aangeef of het ter kennisgeving, ter discussie of ter besluitvorming is. Pas geleden vond ik bij een opruimactie de cursusmap met het lesmateriaal terug. Een map met een gedateerd vormgegeven voorkant, erin vergeeld papier met theorie en aantekeningen. Eén van de lijstjes heb ik uit de map gehaald en gevouwen in mijn agenda gestopt. Handig om weer eens bij de hand te nemen. Het lijstje wil ik u zeker niet onthouden.

Factoren voor een succesvolle vergadering:

  1. Iedereen is op tijd
  2. Duidelijke agenda, tijdig verspreid, gepresenteerd door de voorzitter
  3. Elk agendapunt duidelijk toegelicht, bijvoorbeeld ‘Bespreken', ‘Mededelingen', enzovoort.
  4. Stukken tijdig verspreid
  5. Iedereen heeft de juiste stukken bij zich
  6. Visuele hulpmiddelen aanwezig en operationeel
  7. Een notulist aanwezig. Voorzitter maakt zelf aantekeningen voor persoonlijk gebruik
  8. Voorzitter zorgt dat de vergadering niet onderbroken wordt
  9. Voorzitter op tijd aanwezig
  10. Agendapunten duidelijk toegelicht en in een logische volgorde gezet
  11. Positieve discussies: feiten, interpretatie, beslissing
  12. Elke aanwezige levert een bijdrage
  13. Elk agendapunt wordt besloten met een actiepunt
  14. Iedereen weet wat er moet gebeuren en wie met de uitvoering belast is
  15. Geen ‘zijstraten'
  16. Geen persoonlijke vetes of stokpaardjes
  17. Probleemoplossend in plaats van informatief

Altijd handig zo'n lijstje. Zeker als ik na weken salami snijden denk dat mijn voorstel geaccepteerd is, er bij de w.v.t.t.k. toch weer iemand het genomen besluit aan de orde stelt. Je kunt ervaren raken in vergaderen maar vergaderen blijft een kunst. Misschien blijft besturen daarom ook wel leuk."

Agnita TwigtAgnita Twigt heeft 15 jaar bestuurservaring bij stichtingen en verenigingen. Momenteel is zij bestuurslid bij een charitatieve stichting, voorzitter van een middelgrote Vereniging van Eigenaren en werkzaam als zelfstandig organisatieadviseur in de begeleiding van management en besturen. De columns zijn gebaseerd op haar ervaring, maar hebben geen betrekking op specifiek herleidbare situaties.