Opvolging binnen het bestuur
1 oktober 2012

Opvolging binnen het bestuur

Elk bestuur heeft van tijd tot tijd nieuwe mensen nodig. Bijvoorbeeld omdat de organisatie groeit en er meer bestuurswerk is. Of omdat zittende bestuursleden maar voor een beperkte tijd zijn gekozen en de tijd daar is om te vervangen.
Bestuurswisselingen zijn er in gradaties: van een functieruil tussen twee bestuursleden tot het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment verschilt. Kort na de algemene vergadering (gangbaar bij verenigingen) of tussentijds (gangbaar bij stichtingen).
Bij een vereniging benoemt de algemene vergadering het bestuur. Bestuursleden kunnen wel tussentijds aftreden, maar voor het benoemen van een opvolger moet het bestuur de algemene ledenvergadering bijeenroepen.
 

Maak het uzelf niet moeilijk

Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkomt u panieksituaties als er een bestuurslid opstapt. Daarbij zijn er enkele handige hulpmiddelen die de verrassing kunnen verkleinen.
  • Zorg voor goede functieomschrijvingen
    Zet per bestuursfunctie op papier welke taken hij of zij heeft. Beschrijf niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar besteedt ook aandacht aan de incidentele.
  • Leg procedures schriftelijk vast
    Beschrijf de procedures die het bestuurslid doorloopt tijdens het uitvoeren van taken. Bijvoorbeeld wat een bestuurslid moet doen als er zich een nieuw lid of een nieuwe donateur meldt. Geef aan welke formulieren moeten worden ingevuld, aan wie de aanmelding moet worden doorgegeven, welke informatie in de database moet worden gezet, etcetera. Op deze wijze ontstaan checklists, die handig zijn als iemand anders de taken moet uitvoeren.
  • Houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen
    Zet deze drie maanden van tevoren op de agenda van de bestuursvergadering.

Oriënteer zorgvuldig

Omdat het over belangrijke functies gaat, is het zinvol kandidaat-bestuursleden met enige voorzichtigheid te benaderen. U wilt immers zonder harde toezeggingen te doen, uitkijken naar de beste kandidaat. Deze tips kunnen u daarbij helpen:
  • Vraag potentiële kandidaten een dagje te helpen, u ziet dan direct of ze enthousiast zijn.
  • Bij een sportvereniging? Scheidsrechters hebben vaak leidinggevende kwaliteiten. Volg ze in hun acties en maatregelen.
  • Zet potentiële kandidaten eerst in een commissie. Zijn of haar werk in de commissie maakt direct duidelijk of iemand beschikt over communicatieve vaardigheden, organisatietalent, verantwoordelijkheidsgevoel, etcetera.
  • Besteed werk uit. U bent penningmeester en ziet de ledenadministratie als een te zware last? Zoek hulp bij een potentiële kandidaat en beoordeel of hij of zij de werkzaamheden naar behoren uitvoert.
  • Heeft uw vereniging een onderbestuur of commissies? Een prima kweekvijver voor talent!

Let op de volgende zaken bij het overdragen of aanvaarden van een bestuursfunctie:

Kennisoverdracht

  • Welke processen lopen er en wat moet het nieuwe bestuurslid daar precies voor doen?
  • Welke relaties onderhoudt het aftredende bestuurslid en welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
  • Welke verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden neemt het nieuwe bestuurslid over?

Controle

  • Is het aftredende bestuurslid bij met zijn of haar werkzaamheden of heeft hij een achterstand die ingelopen moet worden?
  • Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
  • Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zoniet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.

Aanvaarding

  • Zorg dat het vertrekkende bestuurslid de door hem of haar afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
  • Indien de penningmeester vertrekt: draag de kas over aan de nieuwe penningmeester en laat hem of haar in het kasboek tekenen voor ontvangst.
  • Geef de bestuurswissel door aan uw bank en de Kamer van Koophandel (indien ingeschreven).