Vergaderen: een lust of last?
1 oktober 2012

Vergaderen: een lust of last?

"De bestuursvergadering begint om 17.00 uur. Verhit kom ik een paar minuten over vijf de vergaderzaal binnen. Het tijdstip van de vergaderingen is een compromis. Zo laat mogelijk beginnen zodat we maximale uren aan ons betaalde werk van overdag kunnen besteden en vroeg genoeg om niet tot na middernacht in vergadering te zitten voor werk dat we -om uiteenlopende redenen- graag ‘erbij' doen."

"De ervaring heeft geleerd dat uitvoerig excuses maken bij binnenkomst enkel tot meer irritatie leidt, dus ik schuif zo geruisloos mogelijk een stoel aan. Nu ik zit kan ik de rest van het gezelschap met een knik begroeten. Het blijkt dat van de zeven medebestuursleden er slechts vier aanwezig zijn.

De andere drie aanwezigen zijn de praatgrage directeur, de ijverige notulist en iemand met een hip brilmontuur waarvan ik vermoed dat hij een van de financieel medewerkers is.
In de 35 minuten die volgen komen de ontbrekende leden één voor één binnen. Twee daarvan houden een verstorend excuus epistel. Files, parkeerproblemen, maar niet de voor de hand liggende: te laat vertrokken. We zijn een uur verder wanneer we na de notulen van de vorige vergadering, ingekomen stukken en andere meer en minder informatieve mededelingen bij de echte agendapunten aankomen: het jaarplan en de begroting. Er wordt druk gebladerd in de stapel papieren die zijn toegestuurd. Ik heb de halve zondag besteed aan het doorploeteren van stukken. Cijfers zijn daarbij niet mijn sterkste punt, dus met de rekenmachine in de hand heb ik geprobeerd te herleiden waar getallen vandaan komen en welk bedragen uiteindelijk voor de slotsom zorgen. Gelukkig maakte het jaarplan mijn geploeter ruimschoots goed. Er staan een aantal gedurfde doelstellingen beschreven. Ik hoop vandaag die doelstellingen met elkaar te bespreken en te toetsen of ze voldoende worden gedragen door de organisatie.

Terwijl ik mijn stukken rangschik klinkt zacht gebrom aan mijn linkerzijde. Hij kan de stukken niet vinden. Thuis laten liggen. Inclusief gemaakte aantekeningen. De collega die als laatste is binnengekomen kondigt aan dat hij er niet aan is toegekomen de stukken te lezen. Een ander valt hem bij "Ik ook niet". De voorzitter kijkt wat ontredderd om zich heen. Ik kijk geïrriteerd. Ben ik de enige die de zondag heeft opgeofferd? De voorzitter stelt voor de stukken door te nemen en punten die nadere toelichting vragen ter plekke te bespreken.
Bij pagina twee gaat het al mis. "Wat wordt hiermee bedoeld?" vraagt meneer de Laatstkomer. Ik bijt op mijn tong om hem niet af te snauwen met de opmerking dat dat even verderop in de tekst staat toegelicht. De directeur geeft onvermoeid uitgebreid antwoord op de vraag. Zo kan het nog wel even gaan duren. En dat duurt het dan ook. Om kwart voor elf sluit de voorzitter de vergadering. Het jaarplan en de begroting zijn op een paar punten na goedgekeurd. Vermoeid verlaat ik het pand. En toch ook een beetje voldaan? De stichting kan weer aan de slag met een ambitieus en goed uitgewerkt jaarplan."