27 september 2012

Deelnemen aan beurzen

Voor uw organisatie zijn er vele beurzen en evenementen waar u aan deel kunt nemen of die u zelf kunt organiseren. Denk aan jaarmarkten, sportbeurzen, hobbybeurzen, braderieën en inzamelingsmarkten. Bedenk van tevoren goed of het deelnemen aan beurzen rendabel genoeg is voor uw organisatie.
Wellicht organiseert uw vereniging of stichting zelf beurzen of evenementen. Zo organiseert de Stichting Boeken Steunen Mensen jaarlijks een boeken- en platenbeurs voor het goede doel, de Munten- en Postzegel Organisatie (MPO) organiseert verzamelbeurzen, veilingen en taxatiedagen.
 
Doelstellingen
Doelstellingen van een beurs kunnen zijn:
  • Nieuwe relaties, leden, donateurs of vrijwilligers werven.
  • De relatie met bestaande leden en donateurs verstevigen.
  • Nieuwe diensten van uw organisatie aan een breed publiek presenteren.
  • Vergroten van uw naambekendheid.

Probeer antwoord te krijgen op onderstaande vragen voordat u een beurs gaat organiseren of eraan gaat deelnemen:

  • Wat wilt u bereiken? Het is belangrijk dat u de toegevoegde waarde zo nauwkeurig mogelijk vaststelt. Achteraf bepaalt u dan of u uw doelstellingen behaalt heeft.
  • Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen die u wilt bereiken?
    Kunt u deze doelgroepen doelgericht bereiken? Sluit het karakter van de beurs hierop aan?
  • Hoeveel bezoekers worden verwacht en welk percentage daarvan behoort tot de eigen doelgroep? Overigens kunt u ook collega-exposanten als doelgroep beschouwen.
  • Komen de te verwachten kosten overeen met de grootte van die doelgroepen en de verwachtte opbrengsten?
  • Hoe gaat de presentatie op de beurs er precies uitzien? Wat wilt u op de beurs presenteren?
  • Hoe wilt u uw boodschap over gaan brengen? Waar kiest u voor en wat sluit het beste aan? (DVD laten afspelen, een demonstratie, film)
  • Wanneer vindt de beurs precies plaats? Is er geen overlapping met andere evenementen? 

Doel van bezoekers
Houdt ook rekening met het doel waarmee bezoekers naar een beurs komen:

  • Verkrijgen van een overzicht van het aanbod
  • Kennis nemen van ontwikkelingen
  • Inwinnen van informatie
  • Opdoen van nieuwe ideeën
  • Hulp bij het maken van een keuze 

Nadelen van beursdeelname
Het deelnemen aan, of organiseren van, beurzen is erg kostbaar en vergt veel inspanning en tijd van de medewerkers. Andere middelen zijn dan al snel doelmatiger en doelgerichter. Een beursresultaat is ook niet eenvoudig te meten. Het kan namelijk niet altijd worden gerelateerd aan de beursomzet alleen. De niet-direct zichtbare of de resultaten die zich na afloop voordoen kunnen belangrijker zijn. 
 
Voorzieningen
Denk aan de volgende voorzieningen in een beursstand:

  • Panelen, vloerbedekking, meubilair
  • Planten en bloemen
  • Brochuremolens
  • Keukenruimte met koelkast en koffiezetapparaat
  • Schoonmaakartikelen
  • Serviesgoed
  • Pc’s
  • Affiches
  • Tekstpanelen
  • Verlichting
  • Relatiegeschenken (houd rekening met de besteltermijn)
  • Cateringbenodigdheden (deze zijn vaak centraal via de beursorganisatie te regelen)
  • Folders en inschrijfformulieren van uw organisatie
De organisatie
Zorg dat de beursdeelname goed verloopt:
  • Benoem een standmanager.
  • Stel vooraf vast hoeveel mensen u nodig heeft.
  • Vertel de standbemanning wat u van hen verwacht. Geef duidelijke instructies. Geef deze instructies ook op papier.
  • Rooster de standbemanning in. Geef voldoende tijd voor pauzes.
  • Zorg voor afwisseling. Rouleer bijvoorbeeld taken of de plaats op de stand.
  • Laat de standmanager regelmatig de beursdeelname evalueren en aangeven wat verbeterd kan worden.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...