1 oktober 2012

Checklist: Communiceer ook in slechte tijden

Stel: er breekt crisis uit in het bestuur. Of de penningmeester is er met de kas vandoor. Hoe gaat u communiceren? De volgende checklist helpt u daarbij.
Niet alleen successen melden
Een grote valkuil is het breed uitmeten van uw successen en uw tegenslagen te verzwijgen. Ga dus net zo met negatief nieuws om als met positief nieuws. Leden, pers en belanghebbenden zullen u er uiteindelijk voor belonen.
Toon vastberadenheid en compassie
Bent u genoodzaakt vervelende maatregelen te nemen? Dan mag u best vastberadenheid en daadkracht laten zien. Maar toon ook medeleven. Als u alleen feiten en argumenten geeft, keert de beeldvorming zich tegen u.
Informeer eerst uw eigen organisatie 
Nieuws over uw vereniging communiceert u eerst intern. Pas als bestuur en leden op de hoogte zijn, informeert u de buitenwereld. Bij een stichting informeert u naast het bestuur uw relaties, vrijwilligers en donateurs.
Zet de officiële lezing op papier
Een slechte boodschap vertellen is vervelend. Nóg vervelender is het als uw verhaal niet correct of onvolledig naar buiten komt. Dat voorkomt u door tijdig in actie te komen en feiten op papier te zetten. Zet deze verklaring ook duidelijk vindbaar op uw website, bijvoorbeeld onder het kopje ‘actueel’.
Meld alleen feiten
Waag u niet aan speculaties, vermoedens of giswerk, baseer u in uw informatievoorziening uitsluitend op feiten en eigen waarnemingen. Vertel wat u weet en zeg wat u (nog) niet weet en wees daarin zo duidelijk mogelijk. Op die manier voorkomt u dat anderen met de feiten aan de haal gaan en er allerlei onwaarheden over rondstrooien, iets wat alleen maar tot meer onrust leidt.
Draag oplossingen aan
Besteed aandacht aan het probleem, maar vooral aan hoe u dit gaat oplossen en welke maatregelen u neemt om dit in het vervolg te voorkomen. Geef er een reële tijdsplanning bij en houd u daaraan. De kracht van slechts nieuws is wanneer u het kunt omzetten naar goed nieuws. Denk aan de gevleugelde uitspraak van Johan Cruyff:  “Elk nadeel heb zijn voordeel”. Heeft de penningmeester de boekhouding vervalst, geef dan aan dat dit zonder de oplettendheid van het bestuur nog jaren door had kunnen gaan en er in het vervolg elke week een extra controle door de kascommissie wordt uitgevoerd.
Informeer de pers
De pers kan een belangrijke rol in de ‘crisiscommunicatie’ beteken. Mocht namelijk uitlekken dat er een crisis is binnen het bestuur en de pers besteedt er aandacht aan, dan kan dit een heel eigen leven gaan leiden. Bijvoorbeeld binnen een wijkvereniging kan dit veel onrust in de buurt opleveren.
Speel dus open kaart en informeer de pers zelf met de feiten en oplossingen. Zo hebben zij direct het juiste verhaal en houd ook in de gaten hoe ze dit brengen. Klopt bepaalde informatie niet, trek dan aan de bel en breng de juiste versie van het verhaal in de pers.
Is de pers u voor en heeft u uw verhaal nog niet op orde dan is het niet handig om aan te komen met ‘Geen commentaar’, dit wekt alleen maar argwaan. Ga ook niet in het wilde weg dingen roepen, maar zeg dat u binnen een x aantal uren met een reactie komt zodat u deze goed kunt voorbereiden.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...