1 oktober 2012

Checklist: Een perfect persbericht

Aandacht in de (regionale) media kan erg gunstig zijn voor de naamsbekendheid en bijdragen aan een positief imago voor uw organisatie. Een van de manieren om dat voor elkaar te krijgen is het uitsturen van een persbericht. Waar u op moet letten staat in deze checklist.
Is het nieuws? 
Over de vraag wat nieuws is, zijn lange discussies mogelijk. Verstuur alleen een persbericht als u écht iets te melden heeft. Stel uzelf steeds de vraag: ‘Wat is het nieuws en waarom is het belangrijk dat anderen dit weten?’ Heeft uw vereniging een nieuwe commissie ingesteld dan is dat voor u belangrijk, maar niet voor de media. Organiseert u een toernooi of evenement dat van belang is voor de lokale bevolking of bijvoorbeeld een groot evenement met prominente gasten, dan is dit wellicht interessant voor de pers.
Zet het nieuws bovenaan
De eerste alinea moet duidelijk maken wat het nieuws is, oftewel de vijf w’s en h bevatten:
– Wie (de voorzitter van Sportvereniging de Bontebal)
– Wat (heeft het nieuwe clubgebouw geopend)
– Wanneer (vanochtend)
– Waar (in Bennekom)
– Waarom (door de groei van het aantal leden was het oude te klein)
– Hoe (door een lint door te knippen).

In de rest van het persbericht kunt u dieper op bepaalde zaken ingaan. Het vermelden van het nieuws bovenaan is om meerdere redenen belangrijk. Journalisten hebben geen tijd om te gaan zoeken naar het nieuws. Ook moet de inhoud van een persbericht van onder naar boven ‘oprolbaar’ zijn’, voor als redacties de inhoud van het bericht geheel of gedeeltelijk overnemen. Dat betekent dat het weglaten van delen van de vervolgtekst geen ingrijpende gevolgen voor de inhoud heeft. De essentie van het bericht (het nieuws) blijft behouden.
Houd het kort en concreet
Een persbericht mag niet teveel informatie bevatten. Een goede richtlijn is maximaal een A4-tje. Selecteer op hoofdlijnen en houd uw bericht kort en concreet. Als een journalist meer informatie wil, dan neemt hij wel contact op. Het kan ook handig zijn te verwijzen naar uw website. Gebruik verder geen termen zoals ‘vrij vaak, tamelijk, regelmatig, dikwijls’ en pas op met superlatieven zoals ‘de grootste, de beste of de belangrijkste’. Schrijven in de tegenwoordige tijd en het vermijden van lange, moeilijk te begrijpen zinnen, maken het bericht goed leesbaar.  
Vermeld een contactpersoon en telefoonnummer
Onderaan elk professioneel persbericht staat de vermelding ‘noot voor de redactie’. Deze volgt op de afsluiting van het eigenlijke bericht, die u duidelijk aangeeft met de vermelding ‘einde persbericht’, in hoofdletters. In de noot voor de redactie staat altijd een naam van een contactpersoon die benaderd kan worden voor meer informatie. Zorg ervoor dat deze persoon daadwerkelijk bereikbaar is en degene is die nadere informatie kan geven. Vergeet niet ook een telefoonnummer te vermelden!
Laat het persbericht nalezen
Voor u het persbericht de deur uit doet, is het belangrijk om het door een ander te laten nalezen. Iemand die er een frisse blik op werpt, valt dingen op die u zelf misschien over het hoofd ziet. Bijvoorbeeld typefouten, of de tekst wel of niet logisch is ingedeeld en goed te begrijpen is.
Zorg voor een goede verzending
Maak een selectie van de media (krant, (vak)tijdschrift, huis-aan-huisblad, radio, regionale omroep) die mogelijk interesse hebben in uw nieuws. Zoek de juiste (e-mail)adressen en eventueel de betreffende deelredactie of contactpersoon. Bouw zo een relevant persbestand op en actualiseer dat regelmatig.
Persberichten worden steeds vaker per e-mail verstuurd. De onderwerpregel moet direct duidelijk maken wat het nieuws is, anders wordt de e-mail niet eens geopend. Vermeld dit kort en bondig. 
Schakel een expert in
Als u twijfelt aan uw schrijfkwaliteiten, of u heeft nog nooit een persbericht gemaakt, dan verdient het een aanbeveling eens met een expert om tafel te gaan zitten. Dit bespaart u een hoop tijd en geld. Professionele tekstschrijvers weten precies wat wel en niet in een persbericht thuishoort. Wellicht dat iemand binnen uw vereniging ervaring heeft met het schrijven van persberichten.
Let op bij het nabellen
U wilt graag weten of een journalist uw persbericht zal gebruiken. Als u het persbericht ‘nabelt’, realiseer dan wel dat u in feite nergens aanspraak op kunt maken, u heeft nergens voor betaald. Wel kan uw telefoontje extra aandacht voor het persbericht betekenen. Probeer geen toezeggingen te krijgen, maar geef aan dat u het waardeert als uw bericht geplaatst zal worden.
Stuur beeldmateriaal mee
Redacties hebben altijd behoefte aan goed beeldmateriaal, dus stuur dit indien beschikbaar mee. Het beeld moet aan bepaalde technische eisen voldoen: voor digitale foto’s die in print worden gedrukt geldt bijvoorbeeld een minimale ‘kwaliteitseis’ van 300 dpi. Veelgebruikte formaten voor beeldmateriaal zijn jpeg en gif.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...