1 oktober 2012

Helder communiceren: het opstellen van een communicatieplan

Als vereniging of stichting wilt u communiceren over wat u doet en wie u bent. Om dit planmatig aan te pakken, is het verstandig om een communicatieplan op te stellen. Zo is het voor iedereen duidelijk wie wat gaat doen en waarom, waar en hoe.
Elementen communicatieplan
  1. Situatieanalyse
  2. Communicatiedoelstelling
  3. Doelgroepen
  4. Communicatiestrategie
  5. Boodschap
  6. Plan van aanpak
  7. Termijnplanning
  8. Kosten
  9. Evaluatie
 
1. Situatieanalyse
Beschrijf wat de aanleiding is. Hoe is de huidige situatie? En hoe ziet de gewenste situatie eruit? Wat is er al aan communicatie gedaan?
Welke communicatiebehoefte wilt u verbeteren:
  • Relationeel aspect (de relatie is niet goed)
  • Communicatief aspect (de informatie komt niet goed over, de bedoelde beeld- en meningsvorming komt niet tot stand)
  • Gedragsaspect (de gewenste reactie treedt niet op)
     

2. Communicatiedoelstelling
Welk resultaat wilt u bereiken met communicatie wat betreft kennis, houding en gedrag van de doelgroep?

  • Kennis: informeren, herinneren Wat moeten de doelgroepen weten?
    Bijvoorbeeld: u informeert mensen over de activiteiten van uw organisatie.
  • Houding: beïnvloeden van de attitude Wat moet de doelgroep vinden?  
    Bijvoorbeeld: u zorgt dat de weerstand tegen een bepaalde situatie verminderd.
  • Gedrag: stimuleren om tot een bepaald gedrag over te gaan Wat moet de doelgroep doen?
    Bijvoorbeeld: meer doneren, vrijwilligers gaan actief aan de slag met een bepaald onderwerp of een bijeenkomst die u organiseert moet veel bezoekers trekken.
Een doelstelling is bij voorkeur ‘SMART’ opgesteld. Dat wil zeggen: Specifiek (dus zo concreet mogelijk), Meetbaar (dus kwantitatief), Acceptabel, Realistisch en met een Tijdsdimensie. Wanneer u meerdere communicatiedoelstellingen in uw plan opneemt geeft u prioriteiten aan.

Voorbeelden van een communicatiedoelstelling

  • Op 30 december van dit jaar weten alle vrijwilligers dat we met onze vestiging gaan verhuizen. 
  • Op [datum] heeft 30% van ons ledenbestand een extra donatie gedaan van minimaal 10 euro.
3. Doelgroepen
Bij welke groepen mensen met gemeenschappelijke kenmerken wilt u welke communicatiedoelstelling(en) bereiken? Beschrijf ook de specifieke kenmerken van deze doelgroep. Bijvoorbeeld het kennisniveau, de leeftijd, de informatiebehoefte en de veronderstelde houding ten opzichte van uw boodschap. Soms is het handig een indeling te maken in primaire en secundaire doelgroepen, zodat u in één oogopslag ziet waar u de meeste aandacht aan moet besteden.
 
4. Communicatiestrategie
Op welke wijze wilt u op de lange termijn de communicatiedoelstelling(en) bereiken? Dat is de vraag die u hier beantwoord. Bijvoorbeeld door u vooral te richten op een specifieke doelgroep, door actief of juist passief de medewerkers te benaderen, of door de nadruk te leggen op mondelinge communicatie.

5. Boodschap
Wat is de kern van het verhaal dat u aan de doelgroep wilt overbrengen? Probeer dit kort en krachtig en bij voorkeur positief te formuleren.

6. Plan van aanpak
Het plan van aanpak geeft concreet aan welke middelen u wanneer inzet. Het is handig om dit schematisch weer te geven in een communicatiematrix. Een communicatiematrix is een tabel waarin u kort vermeldt welke middelen u inzet, met welk doel u dat doet, op welke doelgroep een middel gericht is, wie verantwoordelijk is voor inzetten van het middel, wanneer u een middel inzet en wat de kosten er van zijn.

Doelgroep Middel Doel Datum Wie Budget
7. Termijnplanning
Hier geeft u aan wanneer het communicatieplan moet zijn uitgevoerd. Wanneer vindt welke activiteit plaats? Welke communicatiemomenten onderscheidt u? Wanneer zet u welke communicatiemiddelen in? Hoe verhouden de diverse communicatiemiddelen zich tot elkaar wat betreft tijd? Wat is de productietijd per in te zetten communicatiemiddel?
 
8. Kosten
Wat is het budget voor de uitvoering van het communicatieplan? Wat kost de inzet van een specifiek communicatiemiddel? Wie betaalt welke kosten?

9. Evaluatie
Hoe en wanneer gaat u evalueren? Evalueer in ieder geval na afronding van het communicatietraject of de geformuleerde doelstellingen behaald zijn. Maak een kosten/baten analyse en ga na of de communicatiemiddelen efficiënt en effectief zijn ingezet. Deze ervaringen neemt u mee bij het opstellen van een volgend communicatieplan. Evalueer ook zo veel mogelijk tussentijds, zodat u – indien nodig – nog tijdig kunt bijsturen.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...