Tips voor een goed communicatieplan

Tips voor een goed communicatieplan

Tips voor een goed communicatieplan

Voordat u het plan gaat maken
Communicatie wordt vaak bewust ingezet om een knelpunt op te lossen. U wilt bijvoorbeeld meer bekendheid, u wilt dat mensen positiever tegenover uw organisatie staan, of u wilt dat mensen lid worden of geld doneren. Communicatie is echter geen algemeen toepasbaar middel waarmee alle knelpunten binnen uw organisatie zijn op te lossen. Ga daarom eerst na of er sprake is van een communicatieprobleem of dat er andere oorzaken aan het probleem ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld een organisatieknelpunt of een knelpunt in het personeelsbeleid. Soms zijn grenzen niet altijd scherp te trekken en is samenwerking tussen verschillende disciplines nodig om zaken aan te pakken.

Belangrijke vragen die u uzelf kunt stellen om duidelijk te krijgen of communicatie een bijdrage kan leveren, zijn:
  • Wat is het probleem?
  • Wat is de oorzaak?
  • Wat wil ik bereiken? Wat is de doelstelling?
  • Kan communicatie daar een bijdrage aan leveren of moet ik andere instrumenten inzetten?
  • En als ik andere instrumenten moet inzetten: kan/moet communicatie de inzet van die instrumenten dan ondersteunen?
  • Praat met betrokkenen en verwerk hun reacties in uw plan.
  • Steek niet meer tijd in een communicatieplan dan nodig is. Bij een groot communicatietraject is een uitgebreid communicatieplan op zijn plaats. Bij kleinere communicatietrajecten kunnen twee A4-tjes ook voldoende zijn.
  • Stem het communicatieplan af met de personen die bij het communicatieplan betrokken zijn. Hierdoor krijgt u meer medewerking bij de uitvoering van het plan.
  • Voorkom dat uw communicatieplan op de plank blijft liggen. Het gaat tenslotte niet om het stuk zelf, maar om het resultaat dat u er mee wilt bereiken.
  • Stel een persoon aan die de uitvoering van het communicatieplan coördineert.
  • Communiceert u naar uw medewerkers of vrijwilligers? Besteed dan ook nadrukkelijk aandacht aan het ontvangen van feedback. Geef medewerkers en vrijwilligers de ruimte om hun mening te geven.
  • Houd de communicatielijnen steeds zo kort mogelijk.
  • Zorg voor een geïntegreerde communicatie; dat wil zeggen dat u alle communicatie-uitingen zo veel mogelijk op elkaar laat aansluiten.
  • Neem geen afwachtende houding aan. Communiceer actief!
  • Geef indien mogelijk voorrang aan persoonlijke communicatie. Op deze wijze is tweerichtingsverkeer mogelijk, u krijgt een goede indruk van het effect en het is beter mogelijk om het gedrag van de ander bij te sturen. Gebruik schriftelijke en audiovisuele communicatie ter ondersteuning.
  • Heeft u ‘nieuws’ dat u communiceert naar doelgroepen buiten uw organisatie, zoals de pers? Zorg er dan bij voorkeur voor dat u eerst de eigen medewerkers op de hoogte stelt.
  • Gebruik externe communicatie om de interne communicatie te versterken. U kunt hierbij denken aan succesverhalen in de pers over activiteiten die u georganiseerd heeft. Plaats deze artikelen op uw website, in uw verenigings- of stichtingsblad en/of hang berichten hierover op een prikbord.
  • Zorg dat de in te zetten middelen, de inhoud en het taalgebruik aansluiten bij het doel en de strategie van uw communicatietraject. Als uw organisatie bijvoorbeeld wil uitstralen dat u ‘open en eerlijk’ bent, betekent dat u in uw verenigingsblad of stichtingsblad ook ruimte moet geven voor meningen van leden, medewerkers en vrijwilligers. Wanneer uw organisatie meer professionaliteit wil uitstralen, weet u dat u niet kunt aankomen met een slecht gekopieerd A4-tje vol tik- en spelfouten. En wanneer u veel werkt met geld van donateurs en wilt uitstralen dat u hier zorgvuldig mee omgaat, zijn gelikte full colour brochures mogelijk minder op zijn plaats.
  • Ga na of het zinvol is om complexe en tijdrovende communicatie-activiteiten uit te besteden zoals vormgeving en redactionele werkzaamheden.