Waaraan moet een ledenadministratie voldoen?

Waaraan moet een ledenadministratie voldoen?

e-Boekhouden.nl
Welke eisen zijn er voor een ledenadministratie

De vorm van een administratie staat je vrij. Ten aanzien van de privacy zijn strenge regels. Sla nooit meer gegevens op dan strikt noodzakelijk. Persoonsgegevens mag je niet delen, zeker niet openbaar.

In de basis geen eisen ledenadministratie

Een ledenadministratie mag je opzetten zoals je zelf wilt. De regels waar je aan moet denken gaan over de privacy, daarover later meer. Een ledenadministratie moet passen bij de vereniging. Heb je 30 leden? Dan hoef je natuurlijk niet een geavanceerd softwaresysteem aan te schaffen. Een Excel-bestand is voldoende, dat kan je ook mergen met je mail. Hoe groter de vereniging, hoe meer wensen.

Koppelingen soms verplicht

Soms is het verplicht om gegevens van de vereniging te delen met andere partijen. Een goed voorbeeld is dat alle leden van een voetbalvereniging, ook lid zijn van de KNVB. Er moeten dus gegevens uitgewisseld tussen de vereniging en de KNVB. Hier gaat het nog verder, omdat de KNVB ook tuchtmaatregelen kan opleggen. Die moet de lokale vereniging van weer verwerken. De KNVB heeft dan ook een samenwerking met Sportlink. Je moet als vereniging wel heel bijzondere wensen hebben om hier dan aan voorbij te gaan.

Als er binnen jouw sport of activiteit dit soort uitwisselingen bestaan, ben je niet vrij. Je moet zorgen dat de keuze voor jouw ledenadministratie deze gegevens kan uitwisselen. Dat wil je liefst geautomatiseerd en met zo min mogelijk inspanning.

Software

Er zijn veel softwareleveranciers voor verenigingen. Soms bieden ze een complete administratie dus leden en boekhouding. Soms bieden ze specifieke ledensoftware. Binnen die aanbieders zijn er dan partijen die zich specialiseren in een bepaald soort vereniging, bijvoorbeeld voor maneges, of het hiervoor genoemde voetbal.

De afweging die je moet maken is de volgende. Specifieke software is meestal in handen van een kleine partij. Dat levert voordelen op. Ze weten waar ze het over hebben. Ze hebben vaak specifieke branchegerichte oplossingen ingebouwd. Er zijn ook enorme nadelen. Updates van software zijn vaak noodzakelijk door aanpassingen van anderen. Bijvoorbeeld omdat Microsoft een wijziging doorvoert, of omdat de banken een nieuwe eis stellen. Kleine aanbieders kunnen niet zo makkelijk aan die eisen voldoen.

Grote aanbieders hebben vaak meer stabiliteit, maar zijn ook minder flexibel. Een aanbieder van geïntegreerde ledenadministratie en boekhouden is e-boekhouden.nl.

Wensenlijstje ledenadministratie

Je kan natuurlijk heel veel geld uitgeven per maand. Maar vraag je eerst af wat je in ieder geval aan wensen hebt voor de ledenadministratie.

Wat je zou kunnen wensen:

  • online invoer van leden en wijzigingen door de leden zelf;
  • verzenden van contributieverzoeken;
  • verwerken van automatische betalingen;
  • verwerken van betalingsweigeringen;
  • koppeling aan een boekhoudprogramma;
  • uitnodigingen verzenden en ledenbrieven;
  • segmenteren van de leden;
  • wedstrijdschema’s opstellen;
  • uitslagen bewaren van wedstrijden;
  • aparte rapportages voor het bestuur;
  • zelf instellen van periodieke rapporten;
  • mogelijkheden om leden te archiveren.

Privacy

Een ledenadministratie moet voldoen aan de privacyregels. Die liggen onder andere vast in de AVG. De kern is dat je zo min mogelijk persoonlijke gegevens vastlegt en die met zo min mogelijk mensen deelt. Gegevens die je dus niet nodig hebt, mag en moet je niet opslaan. Bijzonder gevoelige informatie is bijvoorbeeld over geloof, seksuele voorkeur of ID-gegevens. Die gegevens moet je dus niet opslaan.

Delen met anderen

Je mag die privacygevoelige informatie niet delen met anderen. Het is zelfs niet toegestaan om een ledenlijst te publiceren. Dat kan je deels voorkomen door de leden om toestemming te vragen. Let wel, die toestemming kunnen ze op ieder moment intrekken. Dan nog is het delen van dergelijke lijsten alleen toegestaan onder de andere leden, dus binnen de vereniging. Deze regels geld trouwens ook voor andere ledenactiviteiten, zoals deelname aan wedstrijden of zelfs wedstrijduitslagen.

Je kan wel algemene gegevens delen, bijvoorbeeld met de Gemeente. Dus denk dan aan totalen, van alle leden opgedeeld in leeftijdscategorieën. Ook dan mogen de gegevens niet ter herleiden zijn tot personen.

    e-Boekhouden.nl
    0
    Je winkelwagen