Zo ziet een goede factuur eruit

Zo ziet een goede factuur eruit

Een goede factuur

Om er zeker van te zijn dat jouw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. Het oog wil ook wat. Het uiterlijk van de factuur kan zelfs bepalend zijn voor de snelheid waarmee hij betaald wordt. Onderzoek wijst namelijk uit dat organisaties weinig aandacht besteden aan de vormgeving van hun factuur. Wanneer je klachten krijgt over jouw facturen, is het misschien wel een teken om eens kritisch naar de lay-out te kijken.

Formele vereisten

Op een goed factuur moeten in ieder geval de volgende zaken worden vermeld:

  • naam en adres van de vereniging;
  • factuurdatum;
  • volgnummer van de factuur (facturen moeten opeenvolgend genummerd worden);
  • omschrijving van de geleverde dienst of product (bijvoorbeeld contributie eerste kwartaal of werkzaamheden voor een klant);
  • eventuele hoeveelheid, dan wel aantal;
  • de leverdatum;
  • eventuele offertedatum;
  • KvK-nummer van de vereniging;
  • het eventuele BTW-nummer (14 posities) en het BTW-nummer van de klant;
  • prijs excl. BTW;
  • BTW-bedrag (én percentage);
  • totaal bedrag.

Acceptgiro 

Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan betaling van uw factuur versnellen. De ontvanger hoeft immers alleen zijn handtekening te zetten en de acceptgiro te posten. U ziet in één oogopslag wie de afzender is. Informeer bij uw bank naar de mogelijkheden. Wilt u de acceptgiro’s zelf printen, dan kunt u gebruikmaken van de acceptgirogenerator.

Elektronisch factuur

Je kan ook gebruik maken van een elektronisch factuur. Dat werkt een stuk sneller dan het factuur opsturen via de post. Houd er rekening mee, dat je bij gebruik van elektronisch factureren de vormgeving niet altijd zelf kunt beïnvloeden. Alhoewel de meeste internet boekhoudprogramma’s wel de mogelijkheid bieden om de factuur naar eigen inzicht vorm te geven (zoals je eigen logo gebruiken).

Tips om het factuur eerder betaald te krijgen

  1. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo. Veel organisaties maken nog gebruik van de standaard-layout die een boekhoudpakket biedt.
  2. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt.
  3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er standaard onder een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’.
  4. Lever een specificatie bij de factuur. Een bijlage met een heldere omschrijving naast een kenmerk of code voorkomt onnodige vertraging.
  5. Let ook op bij de declaraties van gedetacheerd personeel. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden schept duidelijkheid.
  6. Is er een offerte gemaakt? Laat de factuur daar dan bij aansluiten.
  7. Verstrek altijd de algemene voorwaarden bij het factuur, of een link naar de algemene voorwaarden.