De commissie in de praktijk

De commissie in de praktijk

De commissie in de praktijk

Taken en bevoegdheden

De taken die de commissie of commissaris meekrijgt, dient u van tevoren nauwkeurig vast te leggen. Datzelfde geldt natuurlijk voor de opdracht. Formuleer die opdracht SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en controleer tussentijds of de opdracht wordt gerealiseerd. Want u ‘koopt’ met het instellen van een commissie niet de verantwoordelijk af. De insteller van de commissie (bestuur, algemene vergadering, voorzitter) blijft te allen tijde verantwoordelijk. Als de leden van de commissie hun taken verzaken, kunt u zich juridisch niet op het falen van de commissie beroepen.

Taken:

  • Het organiseren van een feest ter ere van het 10-jarig jubilieum
  • Het plannen en uitvoeren van een excursie
  • Wedstrijden in goede banen leiden
  • Etcetera
Het orgaan dat de commissie instelt (algemene vergadering, bestuur, voorzitter) heeft ook taken:
  • Benoemen (en eventueel ontslaan) van commissieleden
  • Controleren en beoordelen van de opdracht
  • Dechargeren of opheffen bij volbrenging
Bevoegdheden:
  • Financieel (de commissie krijgt een budget)
  • Materieel (de commissie mag bijvoorbeeld de bestuurskamer gebruiken, kopieën maken, etc)
Werven: wie wel, wie niet

Als bestuur draagt u taken aan de commissie over in de hoop dat die taken binnen tijd en budget worden volbracht. Dat vraagt dus om commissieleden met verstand van zaken.

Nadat u de opdracht voor de commissie heeft geformuleerd maakt u op basis van bovenstaande eigenschappen een lijst van mensen die voor de opdracht in aanmerking kunnen komen. Indien u geen kandidaten weet kunt u een oproep plaatsen in uw clubblad of magazine, op uw website en ophangen in uw verenigingsgebouw.
Let bij het selecteren op de volgende (karakter)eigenschappen:
  • Integriteit
  • Sociale vaardigheden
  • Bestuurlijke vaardigheden
  • Deskundigheid met betrekking tot de opdracht
  • Flexibiliteit
  • Levenservaring
De lijst bespreekt u met het bestuur. Samen maakt u hieruit een selectie, minimaal anderhalf keer zoveel personen als het aantal dat u zoekt. Benader de kandidaten bij voorkeur persoonlijk en pols hun belangstelling. Vervolgens gaat u met deze mensen in gesprek en bepaalt u wie uiteindelijk de commissie gaan vormen.

Installatie

Zodra de mensen zijn geselecteerd en de bevoegdheden en taken bekend zijn, kan de commissie worden geïnstalleerd. De insteller van de commissie neemt daartoe het initiatief en regelt de volgende formaliteiten:
  • De commissieleden aanvaarden de opdracht en de bevoegdheden
  • De insteller installeert de leden van de commissie door de stukken te ondertekenen waarin de opdracht en de taken staan verwoord
  • De leden verdelen onderling taken
Tip!

Een commissie die over een eigen budget beschikt, doet er goed aan een penningmeester te benoemen.  Een commissie die veel brieven moet schrijven doet er goed aan een secretaris te benoemen.
Lees meer over Commissies

Menu