De Sponsorcommissie organiseert het sponsor beleid van de vereniging. De commissie maakt en bewaakt de afspraken met sponsors en adverteerders. De intentie van elke sponsorafspraak is om de tegenprestatie van de sponsor ten goede te laten komen aan de vereniging, soms met een specifieke bestemming die dichtbij een bepaald team ligt.
Waarom een sponsorcommissie?
Op een gegeven moment zal de vereniging groter worden en meer sponsors willen aantrekken. Dit werk kan teveel zijn voor één bestuurslid. Als de verenging het sponsorwerk serieuzer wil aanpakken kan de vereniging een sponsorcommissie benoemen. Deze commissie houdt zich specifiek bezig met de sponsors.
De taken
De sponsorcommissie heeft verschillende taken:
- Commercie: de commissie moet nieuwe sponsors werven en de relatie met bestaande sponsors beheren.
- Administratie en organisatie: de commissie zorgt voor het opstellen van facturen, het verzorgen van sponsoruitingen en het voeren van de debiteurenadministratie.
- Communicatie: de commissie communiceert regelmatig naar de sponsors.
Dit zijn drie hele verschillende taken. Daarom kan je het best een commissie instellen met minimaal 3 leden.
Sponsorcommissie samenstellen
Een paar belangrijke tips voor het samenstellen van de ideale sponsorcommissie:
- De sponsorcommissie mag nooit uit één persoon bestaan. Met name het werven van sponsors kan een frustrerend werkje zijn waarbij commissieleden elkaar moeten blijven steunen en enthousiasmeren.
- Teveel leden in de commissie is ook niet goed. Voor een ‘gewone’, kleine non-profitorganisatie is drie of vier personen ideaal.
- Zoek tussen de leden naar een jong iemand met verkoopervaring (sales-type) en een iets oudere directeur van een lokaal/regionaal ‘business-to-business’-bedrijf. Mensen die gewend zijn om te acquireren en dat ook leuk vinden. Dit soort werkervaring, in combinatie met passie voor de club, is goud waard in een sponsorcommissie.
- Laat een gepensioneerd lid en/of dat ene lid dat zich overal met hart en ziel voor inzet, werken aan tijdrovende klussen. Zoals het schrijven van een sponsorbeleidsplan en de sponsorvoorstellen, brieven schrijven en verzenden, administratie, informatie verzamelen over mogelijke sponsors en de organisatie van events. Een ander kan zich dan volledig richten op het werven.
De sponsorcommissie in de praktijk
Dit is het ideale plaatje. De praktijk leert dat het lastig kan zijn om goede commissieleden te vinden. Toch is de ervaring dat mensen met de hierboven genoemde profielen, in de genoemde rollen, het echt leuk vinden in de sponsorcommissie. En hun taken dan ook lang volhouden.