Voorkom fraude en fouten door functiescheiding deel 2

Voorkom fraude en fouten door functiescheiding deel 2

Voorkom fraude en fouten door functiescheiding deel 2
In het vorige artikel kreeg u voorbeelden van functiescheiding in de horeca en in de kantine van uw vereniging. In dit tweede artikel ga ik in op functiescheiding bij een activiteit waarmee iedere vereniging en stichting te maken heeft: het betalen van facturen.

Wat is functiescheiding?
De essentie van functiescheiding is dat niet alle activiteiten met een financieel of administratief karakter door één of enkele personen (kunnen) worden gedaan.
Van een goede functiescheiding gaat een preventieve werking uit (fouten worden voorkomen en eerder ontdekt doordat er meer mensen bij een transactie betrokken zijn).

Als één persoon binnen de vereniging meerdere functies uitoefent, is de kans groter is dat fouten en fraude niet (of pas heel laat) worden ontdekt. In de praktijk zien we dat ook gebeuren. De controles bij verenigingen en stichtingen zijn helaas vaak toch al erg mager, maar zodra een bestuurslid een dubbelfunctie heeft, is de controle nog minder en is de verleiding nog groter om misbruik van de gelegenheid te maken.
Zo plunderde de secretaris-penningmeester van een speeltuinvereniging twee jaar lang de bankrekening van de vereniging. En bij een Vereniging van Eigenaren in Halfweg hadden de bewoners geen zin om bestuursfuncties te vervullen, dus kreeg één man de functie van zowel voorzitter als van penningmeester toebedeeld. “Ik deed alles”, zei de man tegen de rechter. En dat is waar, want hij vergokte ook € 11.000 uit de verenigingskas….

Goede betalingsorganisatie
Hoe kan een goede betalingsorganisatie binnen een vereniging of stichting er uitzien?

  1. U laat de facturen niet naar de penningmeester sturen, maar naar een ander bestuurslid. Dat kan de tweede penningmeester zijn of elk willekeurig bestuurslid.
  2. De penningmeester mag alleen facturen betalen, die zijn geautoriseerd door een ander bestuurslid (handtekening op factuur).
  3. De penningmeester controleert de geautoriseerde facturen (Is de aanschaf bestemd voor de vereniging? Zijn de prijzen in overeenstemming met de afspraken? Is de factuur rekenkundig juist?), betaalt de facturen per bank en verwerkt de betaling in de verenigingsadministratie.
  4. Periodiek (bijv. bij elke bestuursvergadering) controleert iemand uit het bestuur (dat kan weer de tweede penningmeester zijn) alle betalingen aan de hand van de bankafschriften. Of nog beter: de tweede penningmeester heeft bij internetbankieren ook toegang tot de rekening en controleert periodiek de betalingen. Hierbij is met name van belang te kijken naar de bij de overboeking vermelde naam van degene die geld ontvangt.
  5. Tenminste jaarlijks controleert de kascommissie de betalingen aan de hand van de originele facturen. Daarbij gebruikt de kascommissie een deugdelijke checklist factuurcontrole. De checklist factuurcontrole die bij De Kascommissiegids hoort, bevat 12 controlepunten voor elke betaling. Een kascommissie die geen checklist gebruikt, ziet zeer waarschijnlijk essentiële controles over het hoofd!
    De kascommissie gaat bij de jaarlijkse controle ook na of alle betrokkenen de afgesproken regels van de betalingsorganisatie hebben nageleefd. Als dat zo is, kan de kascommissie bijvoorbeeld besluiten om niet alle facturen te controleren, maar een steekproef te nemen.

Een goede functiescheiding kan niet alleen fraude door bestuursleden tegengaan, maar ook andere fraude en natuurlijk gewone fouten. Zo kunt u van tijd tot tijd in de media lezen over oplichters die op facturen lijkende advertentiecontracten aanbieden. Of uw vereniging of stichting ontvangt een factuur voor een niet geleverde dienst.
Als zo’n ‘spookfactuur’ alleen door de handen van de penningmeester gaat, is de kans groter dat hij in een moment van verminderde alertheid tot betalen overgaat dan wanneer de spookfactuur eerst nog door een ander bestuurslid moet worden goedgekeurd.

Betalingsherinneringen
Doordat het factuuradres van uw vereniging of stichting niet meer het adres van de penningmeester is, zullen betalingsherinneringen niet meer naar de penningmeester worden gestuurd. Daardoor heeft u een automatische controle op het functioneren van de penningmeester: als hij achterstallig is met zijn betalingen merkt u dat direct doordat leveranciers betalingsherinneringen en aanmaningen gaan sturen. In die gevallen kunt u nagaan of die achterstand is ontstaan door bijvoorbeeld ziekte van de penningmeester of bijvoorbeeld doordat de penningmeester privé-uitgaven heeft gedaan en daardoor geen geld meer heeft om de rekeningen van uw vereniging of stichting te voldoen.

Keuzes maken (en de gevolgen daarvan)
U ziet: een degelijke betalingsorganisatie is helemaal niet zo moeilijk. Het is wel een kwestie van keuzes maken. U kunt er ook voor kiezen om helemaal geen functiescheiding te hebben. Want functiescheiding is wat lastiger dan gewoon alle bevoegdheden in handen van uw penningmeester leggen. Ter illustratie wat daarvan de gevolgen kunnen zijn: zie het volgende filmpje over de penningmeester van de Jacobuskerk in Enschede. Hij gebruikte € 30.000 collecte- en giftengeld om zijn eigen schulden te betalen.

In de media verschijnen regelmatig berichten over fraude bij verenigingen en stichtingen. Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids, geeft in deze reeks naar aanleiding van fraudegevallen tips om deze tegen te gaan. Kortom, hoe een goede organisatie en een goede controle fraude kan helpen voorkomen.