Checklist: Hoe benaderen we potentiële sponsors?

Checklist: Hoe benaderen we potentiële sponsors?

Checklist: Hoe benaderen we potentiële sponsors?
Hoe benaderen we potentiële sponsors?

Let bij het benaderen van sponsors op verschillende punten. Zoals het belang van de sponsor, hoe ga je de sponsor benaderen en op welke manier je gaat handelen.

Het belang van de sponsor

Verlies het voornaamste belang van de sponsor nooit uit het oog. Een sponsor wil uiteindelijk beter worden (meer geld verdienen) als gevolg van sponsoring, het liefst zo snel mogelijk en aantoonbaar.

Wat ga je vragen?

Breng in kaart wat jouw organisatie aan sponsoring nodig heeft. Als je met sponsorgeld producten wilt kopen, dan is het slimmer om die producten direct door de leverancier gesponsord te krijgen.

Eerst bellen

Bel het bedrijf eerst om te achterhalen of een verzoek überhaupt gewenst is en aan wie het gericht moet worden. Neem geen genoegen met ‘stuur maar op’, maar geef aan dat je het verzoek flink wilt voorbereiden en dus zeker wilt weten dat er serieus naar gekeken zal worden. Als men er voor open staat, vraag dan of er per ommegaande een jaarverslag en/of een bedrijfsbrochure opgestuurd kan worden.

Schakel snel

Zorg dat het verzoek nog in dezelfde werkweek op het bureau van de verantwoordelijke ligt. Het algemene, te hergebruiken deel van het sponsorverzoek heb je als het goed is al klaar liggen, zodat je het alleen nog op maat hoeft te maken. Zo kan men elke week één sponsorverzoek doen.

Begeleidende brief

Zorg dat de begeleidende brief absoluut foutloos is en ook qua stijl correct is geschreven. Laat dit door minstens twee ‘taalkundigen’ checken of laat de eindredactie over aan een extern bureau. In de brief maak je duidelijk dat het een verzoek op maat is, dat het specifiek voor dat bedrijf geldt. Sluit de brief af met de aankondiging wanneer je gaat bellen om de reactie te peilen.

Het verzoek op papier

Zorg voor een goed gedocumenteerd verzoek (de sponsorpropositie). In elk geval bestaat dit uit een overzicht van beschikbare sponsorpakketten en de begeleidende brief. Je hoeft geen dure brochure te laten maken maar het bijvoegen van mooie, veelzeggende foto’s kan wel helpen. Denk verder aan een begroting, een begeleidend briefje van het Comité van Aanbeveling, een planning en eventueel ook staatjes van bezoekersaantallen en dergelijke.

Wees reëel met betrekking tot bedragen. Maak duidelijk wat wel is inbegrepen en wat niet. Denk daarbij aan de kostprijs van kleding met sponsorlogo, reclameborden, vlaggen, briefpapier, et cetera.

Benadruk jouw professionaliteit

Onderstreep het feit dat de vereniging een gelijkwaardige partij is, qua professionaliteit, ambitieniveau en begeleiding van sponsors, bijvoorbeeld door te melden dat je begeleid wordt door een gespecialiseerd bureau. Adviseer de potentiële sponsor in de sponsorpropositie. Geef puntsgewijs aan hoe het bedrijf de sponsoring zou kunnen gebruiken voor:
– externe communicatie (reclame, PR, internet);
– interne communicatie (motivatieprogramma, personeelsblad, Intranet);
– arbeidsmarktcommunicatie (gericht op werving en behoud van medewerkers).

Informeer verder of de sponsor voldoende eigen relaties heeft om de sponsorrelatie optimaal te introduceren, denk daarbij onder meer aan pers, productie kleding/ borden, fotograaf en bied eventueel eigen relaties aan. Geef aan de afspraken vast te leggen in een sponsorovereenkomst.

De persoonlijke ontmoeting

Wordt u uitgenodigd voor een gesprek, bereid dit dan grondig voor. Bestudeer het jaarverslag, de website, anticipeer op mogelijke vragen). Ga niet alleen maar zorg voor een degelijk, hoogwaardig ‘team’. Sluit het gesprek af met een duidelijke vervolgafspraak. Dit kan een definitieve beslissing zijn, of bijvoorbeeld een ontvangst bij een evenement dat u organiseert. Ontvangt u een potentiële sponsor, laat dan niets aan het toeval over en zorg voor een perfecte ontvangst met continu aandacht en begeleiding.

Wijs op het belastingvoordeel

Tot slot nog een tip om sponsors over de streep te trekken. Geef aan dat sponsoring fiscaal aftrekbaar kan zijn, mits de fiscus de uitgave aanvaard als zakelijk verantwoord en puur gericht op het behalen van zakelijke (en niet privé-) doelen.