TIP: Makkelijk declareren

TIP: Makkelijk declareren

Makkelijk declareren

De eenvoudigste manier om te declareren is de penningmeester het bonnetje te geven en het geld contant te innen. Wanneer je de penningmeester niet zo vaak ziet, er weinig geld in de kas zit of wanneer je erg veel geld terug moet krijgen, kan je een officiële declaratie op papier indienen.

Voor de penningmeester is dit een prettige manier van werken. Hij betaalt de declaratie op dezelfde manier als een rekening. De declaratie zelf gaat als bewijsstuk in de map met rekeningen.

NB. Sommige organisaties hebben helemaal geen kas. Alle contante uitgaven worden voorgeschoten en achteraf gedeclareerd.

De juridische kant

Juridisch gezien is een declaratie een eenzijdige rechtshandeling. De declaratie moet voorzien zijn van een plaats en datum en van de handtekening van degene die de declaratie indient.

In de declaratie verklaar je kosten te hebben gemaakt en verzoek je om vergoeding van die kosten. Wanneer het gaat om rechtmatige uitgaven is de penningmeester verplicht deze voor rekening van de organisatie te nemen.

Kosten waar je geen bonnetje van kan overleggen, kan je niet aantonen. Denk daarbij aan kosten van telefoontjes, postzegels (waarvan je geen bon hebt) of OV-chipkaart. Je verklaart echter deze kosten gemaakt te hebben. Zolang het aannemelijk klinkt, zal de penningmeester ze ook vergoeden.