Declaratieregeling

De declaratieregeling geeft regels over hoe leden en vrijwilligers kunnen declareren. Als je de mogelijkheid biedt om onkosten te declareren, dan moet je aangeven hoe die gedeclareerd moeten. De regeling geeft regels voor de wijze van declareren en voor de hoogte van de bedragen. Lees hier meer over declareren.
Deze regeling geeft in het kort aan welke kosten in aanmerking komen. Je kunt dat natuurlijk uitbreiden specifiek voor jouw vereniging. Er is ook opgenomen dat kosten boven een bepaald bedrag, of bijzondere kosten alleen gedeclareerd kunnen worden als er vooraf toestemming is.
Alle kosten staan gespecificeerd tegen een relatief lage vergoeding. De kilometervergoeding moet je zelf invullen. Die kun je baseren op de maximale vergoeding die de Belastingdienst accepteert.
Een goede declaratieregeling voorkomt dat er achteraf discussie kan ontstaan.

Wat moet je zelf opnemen in deze regeling

Je moet zelf bedragen opnemen die je koppelt aan onkosten. Meestal is om deze regeling vast stellen een bestuursbesluit voor nodig. Ook moet het bestuur besluiten of jullie wel of niet willen dat bij bepaalde uitgaven vooraf toestemming moet komen en van wie.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• de te declareren kosten;
• kosten met een voorbehoud;
• de wijze waarop gedeclareerd kan worden;
• een bezwaarmogelijkheid als de declaratie is afgewezen.

Context declaratieregeling

In veel verenigingen ontvangen de vrijwilligers geen vaste vergoeding. Je wil ze wel betalen als ze daadwerkelijk kosten voor de organisatie maken. Hoe en wanneer je die uitbetaalt, kan je vastleggen. Bij de declaratieregeling hoort ook een declaratieformulier. De declaratieregeling is op zich weer gebaseerd op het Huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement dat weer gekoppeld is aan de statuten. In principe zijn al deze documenten dus op elkaar afgestemd.
Voor een vrijwilliger heb je twee keuzes. Je kan een onbelaste vrijwilligersvergoeding betalen. Dan kan je geen onkosten vergoeden. Wel kan je dan nog altijd daadwerkelijke kosten vergoeden die iemand namens de vereniging betaald heeft. De andere keuze is dat je onkosten gaat vergoeden, zoals kilometers, reiskosten, telefoon. Dan zal dat op declaratiebasis moeten plaatsvinden.
Het is aan iedere organisatie om zelf te bepalen wat het beste past bij de organisatie.
Als je een hele grote organisatie hebt kun je ook nog betaalde krachten hebben. Die kunnen een deel van de formele bestuurstaken uitoefenen, zoals het goedkeuren van de declaraties.