Werven van leden: plan van aanpak

Werven van leden: plan van aanpak

Werven van leden en donateurs: plan van aanpak

Voorbereiding en planning

In de voorbereiding komen de volgende zaken aan bod:

  • Samenstellen van een ledenwerfgroep die de volledige organisatie en uitvoering van de actie coördineert. Verdeel taken en regio’s.
  • Bepalen van de ondersteuners/meehelpers aan de ledenwerfactie. 
  • Bepalen en doorspreken van het doel van de actie en de periode waarin de actie plaatsvindt.
  • Maken van een tijdschema waarin de activiteiten en de verantwoordelijke personen zijn opgenomen.
  • Informatie verzamelen van eerder gehouden ledenwerfacties: wat wil je daaruit overnemen?
  • Advies inwinnen van andere organisaties of afdelingen die ervaring hebben opgedaan met succesvolle ledenwerfacties.

Plan van aanpak

1. Materiaal verzamelen

Voordat je begint, is het zaak eerst materiaal te verzamelen over de vereniging die je gaat helpen een krachtige wervingsboodschap te formuleren. Het is belangrijk dat je weet waar de vereniging voor staat, wat je uit wilt dragen en wat de doelen zijn.

2. Doelgroepen bepalen

Bij het werven van leden en donateurs is het bepalen van de doelgroep erg belangrijk. Wil je je richten op alle potentiele leden of heeft jouw vereniging bijvoorbeeld te weinig jonge leden en wil jeu die aantrekken?

3. Budget vaststellen

Van groot belang in de wervingsactie(s) is om te weten hoeveel budget je beschikbaar hebt. Dit bepaalt welke middelen je in kan zetten en welke niet. Begroot van tevoren wat je wilt en kunt uitgeven, en probeer binnen het budget te blijven met jouw uitgaven. Afhankelijk van het budget weet je waar je aan kunt denken. Met een klein budget is een grote advertentie in een dagblad niet aan de orde, maar bijvoorbeeld wel een advertentie op een gerichte website.

4. Aanbod en middelen

Hoe ga je jouw doelgroep bereiken en wat heb je te bieden? Handig is om hiervoor een analyse te maken van het aanbod en de middelen die je wilt gaan inzetten.

5. Testen

Voordat de grote bulk e-mail, brochures, flyers of folders de deur uitgaat, is het verstandig een test uit te voeren. Bijvoorbeeld onder een speciaal testteam van een selecte groep leden, om erachter te komen wat de kwetsbaarheden van jouw actie zijn.

Zo kan je bijvoorbeeld ontdekken dat je een telefoonnummer vergeten bent te vermelden, of de url van de website. Ook kan je ontdekken dat de volgorde van de boodschap niet tot het juiste resultaat leidt. Bijvoorbeeld omdat het doel (“Word nu lid!”) te veel verstopt zit.

6. Evalueren

Aan het einde van de ledenwerfcampagne is het tijd voor de evaluatie. Heeft de actie het aantal leden opgeleverd dat je wilde? Wat kan er volgende keer beter en wat ging er goed? Was het budget realistisch? De resultaten kan je meenemen in jouw volgende actie.

Na afloop

Denk bij de afronding van de ledenwerfactie aan het volgende:

  • Zorg dat je de namen en adressen van nieuwe leden zorgvuldig op een centrale plaats noteert en beheert.
  • Lang niet iedereen die is benaderd, wil meteen lid worden. Soms twijfelt men nog en wil men graag meer informatie. Zorg er voor dat je toezeggingen die je doet ook waarmaakt. Houdt verder een lijst bij met geïnteresseerden, wellicht kan je ze later een keer uitnodigen voor een activiteit of meenemen in jouw volgende actie.
  • Maak het resultaat bekend aan de leden van de ledenwerfgroep en alle helpers van deze actie. Dit kan degenen die niet zoveel actie hebben ondernomen, of weinig succes hadden, stimuleren om de volgende keer nog eens extra hun best te doen.
  • Op een goed resultaat mag je best trots zijn. Maak het resultaat daarom ook bekend aan de leden en alle betrokkenen.

Tips

Vergeet niet een goed contract te onderhouden met de nieuwe leden:

  • Voor de onderlinge band dienen nieuwe leden zo snel mogelijk informatie te krijgen en een bevestiging van hun lidmaatschap. Zorg voor een leuk welkomstpakket. Overweeg om dit persoonlijk aan te bieden.
  • Als er meerdere nieuwe leden zijn binnengekomen is een speciale kennismakingsavond wellicht een goed idee. Persoonlijk contact is en blijft in ieder geval het sleutelwoord.
  • Maar de nieuwe leden wegwijs. Laat ze ook aangeven of ze actief of passief willen zijn.
  • Zorg er vervolgens voor dat actieve leden ook echt benaderd worden voor activiteiten.
  • Tot slot: maak van nieuwe leden tevreden leden. Behoud van leden is misschien nog wel belangrijker dan het werven van nieuwe leden.
0
Je winkelwagen