Het besturen van een vereniging bestaat uit een vaste cyclus van activiteiten. Die begint met het opstellen van plannen en een begroting. Dan het uitvoeren van de plannen. Aan het einde van het jaar de verantwoording aan de leden. Hierna gaat het hele rondje weer opnieuw.
Besturingscyclus
Grofweg is elk bestuur verantwoordelijk voor de volgende zaken:
- Plannen van activiteiten en voorzien van een kostenplaatje door middel van een begroting;
- Uitvoeren geplande activiteiten binnen de begroting;
- Rapporteren over het verloop van de planning;
- Bijsturen indien de wijze van uitvoering daar aanleiding toe geeft;
- Aanpassen indien doelen onhaalbaar blijken te zijn.
Plannen
Plannen maken is eigenlijk hetzelfde als afspraken maken. Afspraken als: wij gaan dit en dat doen en dat kost ongeveer zoveel. Elke organisatie heeft een doel of een reden van bestaan. De plannen die het verenigingsbestuur maakt, horen daarbij te passen.
De middelen van een organisatie (geld en menskracht) zijn over het algemeen schaars. Wanneer plannen worden gemaakt, zal in eerste aanleg te veel gevraagd worden.
Het eerste besturingsproces is dan het maximum uit de beschikbare mogelijkheden te halen. Het proces van kiezen wordt dus in hoge mate bepaald door het proces van begroten.
Uitvoeren
Het bestuur voert vervolgens de plannen uit. Wanneer de uitvoering veel werk met zich meebrengt, kan het bestuur dit werk delegeren aan commissies en commissarissen. Het bestuur kan hiervoor ook mensen aannemen.
Een deel van het werk speelt zich binnen de organisatie af, vooral bij verenigingen waar immers de leden iets willen. Een ander deel van het werk is het naar buiten toe optreden. Zoals de wet het zegt: ‘het in en buiten rechte vertegenwoordigen’. In rechte omvat het sluiten van overeenkomsten en het aangaan van rechtszaken. Buiten rechte omvat het leggen en onderhouden van allerlei contacten.
Rapporteren
Aan het eind van het jaar maakt het bestuur een bestuursverslag van zijn handelen. Daar hoort een financiële rapportage bij.
In het bestuursverslag worden alle geplande activiteiten behandeld, plus de niet-geplande. De bedoeling van zo’n verslag is de algemene vergadering van een vereniging in staat te stellen te beoordelen of het bestuur respectievelijk het dagelijks bestuur zijn werk goed heeft gedaan. Op grond hiervan krijgt zij dan voor het komende jaar weer het vertrouwen geniet van de vergadering.
In een vereniging wordt dat gedaan door de wettelijk verplichte kascommissie.
Bijsturen en aanpassen
Veranderingen in de omgeving dwingen organisaties zich aan te passen. Gelukkig zijn dit vaak vrij trage veranderingen en kan een algemene vergadering zich er dus ook over uitspreken. De koers veranderen is voorbehouden aan de Algemene Vergadering.