De besturingscyclus

De besturingscyclus

De besturingscyclus

Besturingscyclus

Grofweg is elk bestuur verantwoordelijk voor de volgende zaken:

  • Plannen van activiteiten en voorzien van een kostenplaatje door middel van een begroting;
  • Uitvoeren geplande activiteiten binnen de begroting;
  • Rapporteren over het verloop van de planning;
  • Bijsturen indien de wijze van uitvoering daar aanleiding toe geeft;
  • Aanpassen indien doelen onhaalbaar blijken te zijn.

Plannen

Plannen maken is eigenlijk hetzelfde als afspraken maken. Afspraken als: wij gaan dit en dat doen en dat kost ongeveer zoveel. Elke organisatie heeft een doel of een reden van bestaan. De plannen die het bestuur maakt, horen daarbij te passen.

De middelen van een organisatie (geld en menskracht) zijn over het algemeen schaars. Wanneer plannen worden gemaakt, zal in eerste aanleg te veel gevraagd worden. Het eerste besturingsproces is dan het maximum uit de beschikbare mogelijkheden te halen. Het proces van kiezen wordt dus in hoge mate bepaald door het proces van begroten.

Uitvoeren

Het bestuur voert vervolgens de plannen uit. Wanneer de uitvoering veel werk met zich meebrengt, kan het bestuur dit werk delegeren aan commissies en commissarissen. Het bestuur kan hiervoor ook mensen aannemen.

Een deel van het werk speelt zich binnen de organisatie af, vooral bij verenigingen waar immers de leden iets willen. Een ander deel van het werk is het naar buiten toe optreden. Zoals de wet het zegt: ‘het in en buiten rechte vertegenwoordigen’. In rechte omvat het sluiten van overeenkomsten en het aangaan van rechtszaken. Buiten rechte omvat het leggen en onderhouden van allerlei contacten.

Rapporteren

Aan het eind van het jaar maakt het bestuur een verslag van zijn handelen: een algemeen jaarverslag . Daar hoort een financiële rapportage bij.

In het algemeen jaarverslag worden alle geplande activiteiten behandeld, plus de niet-geplande. De bedoeling van zo’n verslag is de algemene vergadering van een vereniging, respectievelijk het algemeen bestuur van een stichting, in staat te stellen te beoordelen of het bestuur respectievelijk het dagelijks bestuur zijn werk goed heeft gedaan en voor het komende jaar weer het vertrouwen geniet van de vergadering, respectievelijk het algemeen bestuur.

In een vereniging wordt dat gedaan door de wettelijk verplichte kascommissie, die meestal bestaat uit de penningmeester, de accountant en/of de raad van commissarissen.

Bijsturen en aanpassen

Veranderingen in de omgeving dwingen organisaties zich aan te passen. Gelukkig zijn dit vaak vrij trage veranderingen en kan een algemene vergadering zich er dus ook over uitspreken. De koers veranderen is voorbehouden aan de Algemene Vergadering.