Bestuurlijke taken & verantwoordelijkheden

Bestuurlijke taken & verantwoordelijkheden

Bestuurlijke taken & verantwoordelijkheden

Basisfuncties
In een bestuur moeten in ieder geval de volgende basisfuncties vertegenwoordigd zijn:

De voorzitter

De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Zijn of haar taken zijn:
  • Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur.
  • Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden).
  • Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten.

De secretaris

De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:
  • Brieven en andere stukken schrijven namens de organisatie.
  • Archiveren van ontvangen brieven en bewaren afschriften van verzonden brieven.
  • Verslagen en notulen maken van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen. Deze taak kan gedelegeerd worden aan een griffier of notulist.
  • Bijhouden van de ledenlijst. Ook deze taak kan hij of zij delegeren.

De penningmeester

De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:
  • Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen.
  • Doen en ontvangen van betalingen.
  • Bijhouden van kas- en bankboek.
  • Maken van het financieel jaarverslag.
  • Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.
Extra functies
Met de genoemde basisfuncties zou elk bestuur op een verantwoorde wijze kunnen functioneren. Elke toevoeging daaraan moet dus een reden hebben. Die reden kan liggen in de omvang van bestuurlijke taken, in de wenselijkheid mensen of groeperingen te binden en natuurlijk in deskundigheid.
Enkele voorbeelden van extra functies zijn:

De vice-voorzitter Zijn of haar taken zijn:

  • Vervangen van de voorzitter ten tijde van afwezigheid.
  • Toezien op het handelen van de penningmeester. Hiertoe ontvangt hij duplicaten van de bankafschriften, maar heeft geen tekenbevoegdheid.

De personeelsfunctie

Bestuurder speciaal belast met personele aangelegenheden. Functioneert als een soort personeelschef. Is overigens alleen van toepassing op verenigingen en stichtingen met personeelsleden op de loonlijst.

De bouwtechnische functie

Bestuurslid dat zich bezighoudt met het beheren van de gebouwen en materialen van de organisatie.
De vakinhoudelijke functie

Bestuurder met specifieke deskundigheid. Denk daarbij aan de onderwijsdeskundige in het schoolbestuur, de arts in het ziekenhuisbestuur.

De pr-functie

Bestuurlid met een speciale verantwoordelijkheid op het gebied van public relations. Kan conflicteren met de taken van de voorzitter. Maak daar goede afspraken over!

De waakhondfunctie

Een bestuurder die is aangewezen als vertegenwoordiger van een bepaalde groepering van belanghebbenden, met als taak één aspect van de organisatie te bewaken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger van de kerk die het godsdienstig karakter van de organisatie bewaakt.

De ambassadeursfunctie

Bestuurder die uit hoofde van zijn functie of verdiensten belangrijk is voor de organisatie omdat hij of zij aanzien heeft in groeperingen die van belang zijn voor de organisatie. Meestal worden deze mensen overigens in een raad van advies of een commissie van aanbeveling opgenomen, niet in het bestuur.

De juridische functie

Bestuurslid met specifieke juridische kennis.
Tips!

  • Maak de omvang van het bestuur nooit groter dan noodzakelijk. Eenheid van bestuur is bij meer dan zeven mensen al vaak een illusie. Splits desnoods in een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur.
  • Kijk niet naar wie er graag in het bestuur willen, maar zoek de mensen die passen bij:
    De werklast: wat voor werk moet gedaan worden?
    Het draagvlak: welke groeperingen moeten vertegenwoordigd zijn?
    De slagvaardigheid: welke snelheid van handelen is nodig?
  • Vermijd bestuurders die:
    Een te sterk persoonlijk of zakelijk eigenbelang hebben.
    Een niet-passende motivatie voor het bestuurswerk hebben.
    Liever willen uitvoeren dan besturen.
  • Zorg voor voldoende verscheidenheid in persoonlijkheden. Zoek snelle beslissers én rustige nadenkers.