Fuseren: stappenplan fusie vereniging

Fuseren: stappenplan fusie vereniging

Fuseren: plan van aanpak

Stappenplan fusie

Een fusie is een proces dat verschillende belangrijke aspecten kent. De juridische stappen moeten bijvoorbeeld heel nauwkeurig uitgevoerd. Doe je dat niet als bestuur en is er iemand benadeeld? Dan loop je kans dat die belanghebbende jullie aansprakelijk stelt. Ook intern moet je veel aandacht besteden aan de fusie. Leden van een vereniging moeten betrokken zijn bij de fusieplannen.

Leden betrekken

De leden moeten uiteindelijk instemmen met een fusie. Betrek de leden dus vroeg en regelmatig bij het proces. In het stappenplan fusie zijn verschillende momenten om dat te doen.

Het is verstandig om gedurende het fusieproces minimaal drie keer een algemene vergadering van de vereniging uit te schrijven. Eén keer in de beginfase, waarbij het bestuur samen met de voorzitter van de beoogde fusiepartner de plannen toelicht. Aan het einde van de eerste vergadering moet je het fusievoorstel in stemming brengen. Het bestuur vraagt hiermee toestemming voor de fusieplannen en het openen van de fusiebesprekingen. Daarbij verleent de vergadering het bestuur een volmacht om alle handelingen te verrichten om de fusie voor te bereiden en nader te onderzoeken.

In een tweede vergadering zijn de algemene punten bekend die komen kijken bij de fusie. Vraag instemming van de algemene vergadering om de fusiebesprekingen voort te zetten. Hier moet een keuze gemaakt voor de vorm waarin jullie de fusie willen gaan gieten.

De derde ledenvergadering betreft het fusiebesluit zelf. Voor het nemen van dit besluit zijn regels opgenomen in de statuten. Zorg dat je de regels exact naleeft.

Stappenplan

De stappen in het fusieproces

  1. De oriëntatiefase

    Vaststellen van het probleem (waarom fuseren?) en de eerste plannen formuleren.
    Oriënterend overleg met betrokken instanties, zoals toezichthouders, subsidieverstrekkers en gemeente(n).
    Stel eventueel een lijst met mogelijke fusiepartners op.

  2. Informeren van de betrokkenen

    Het fusieproces moet transparant zijn. Informeer de betrokkenen, zoals leden, personeel, vrijwilligers, donateurs en anderen (financiers, leveranciers) vanaf het allereerste begin uitgebreid over de ontwikkelingen. Dit kan door middel van een e-mail nieuwsbrief, maar bijvoorbeeld ook door middel van een ‘blog’.
    Zorg dat de fusie gaat leven: betrek de omgeving vanaf het allereerste moment actief bij de fusie, bijvoorbeeld door het uitschrijven van een prijsvraag voor de nieuwe naam.

  3. Onderzoek

    Nadere analyse van het plan: de voor- en nadelen.
    Verkennen van de mogelijkheden, onderzoek naar eventuele belemmeringen.
    Intentieverklaring: de besturen van de beide verenigingen moeten in een schriftelijke verklaring de intentie uitspreken om te fuseren, waarin de motieven voor de fusie worden toegelicht.
    Voorbereiden van onderzoekscommissie.
    Bij verenigingen ligt het formele besluit bij de ledenvergadering.

  4. Inventarisatie

    Opdracht verstrekken aan onderzoekscommissie (deze is samengesteld uit (bestuurs)leden van beide organisaties).
    Inventariseren van alle aspecten die komen kijken bij de fusie.
    Onderzoek de financiële positie van beide organisaties en zoek uit welke financiële (contractuele) verplichtingen er zijn.
    Schroom niet om externe hulp in te roepen voor lastige punten.

  5. Voorstel en besluitvorming

    De wet schrijft voor dat de besturen een formeel voorstel tot fusie moeten doen. Bij een vereniging neemt de algemene vergadering het uiteindelijke fusiebesluit. Stel een fusiecommissie in om het voorstel te maken (vaak een verlengde opdracht aan de onderzoekscommissie). Deze moet niet te groot zijn, om de daadkracht te garanderen. Kies een onafhankelijke voorzitter.

  6. Integratie

    Wanneer het formele besluit is gevallen, is er nog veel werk te verrichten. Daarbij gaat het om praktische zaken en wettelijke verplichtingen. Brede ondersteuning vanuit de beide organisaties is daarbij onontbeerlijk. Niet alleen vanwege al het werk dat wacht. Voor een versnelde integratie van de verschillende culturen, is het nodig dat in alle lagen van de nieuwe organisatie wordt samengewerkt.

  7. Evaluatie van de fusie

    Een fusie moet zoveel mogelijk op basis van gelijkwaardigheid plaatsvinden. In het eerste jaar is het belangrijk de ‘hearts and minds’ van de leden en andere betrokkenen te winnen. Bijvoorbeeld door onderlinge activiteiten te organiseren die de band versterken, bijvoorbeeld een fusiefeest, een toernooi of gezamenlijk cursusweekeind.

Inhoud fusievoorstel

Wat moet je opnemen in een fusievoorstel dat je voorlegt aan de algemene vergadering?

  • Naam, rechtsvorm en statutaire zetel van de fuseren organisaties.
  • Conceptstatuten van de nieuwe vereniging.
  • Voorgenomen samenstelling van het nieuwe bestuur.
  • Voornemens m.b.t. het lidmaatschap.
  • Tijdstip waarop de financiële gegevens van de verdwijnende organisaties overgaan in de nieuwe vereniging.
  • Vermelding wie het fusiebesluit moet goedkeuren.

In een toelichting op het voorstel worden de redenen vermeld, aangevuld door een tussentijdse jaarrekening en een juridische en economische toelichting. De toelichting moet ook de verwachte gevolgen van de fusie vermelden.

Lees ook: Formaliteiten bij een fusie.