Kascontrole: controle opbrengsten

Kascontrole: controle opbrengsten

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 2: Controle van de opbrengsten
Hoe controleer je de opbrengsten van de vereniging?

Controleer de daadwerkelijk inkomsten. Controleer vooral ook de onderliggende stukken, zoals de ledenadministratie, sponsorcontracten en dergelijke. Die moeten terugkomen in de opbrengsten.

Controle van de opbrengsten

Kascommissies hebben vaak veel aandacht voor controle van de kosten. De controle van de opbrengsten (de baten) wordt zelfs regelmatig vergeten. De controle van opbrengsten is zeker even belangrijk als de controle van de kosten. Al was het alleen maar omdat het totaalbedrag van de opbrengsten meestal ongeveer gelijk is aan het bedrag van de kosten.

Te lage opbrengst?

De kans dat er een te hoog bedrag aan opbrengsten in de jaarrekening staat, is bij een vereniging minimaal. De belangrijkste vraag is of het bedrag dat in de jaarrekening staat, niet te laag is.

Als kascommissie moet je het onderzoek dus op de eerste plaats richten op wat accountants noemen ‘de volledigheid van de opbrengsten‘. Met andere woorden, je moet de vraag beantwoorden of het bedrag aan opbrengsten niet gróter zou moeten zijn dan wat in de jaarrekening staat.

Daarvoor moet je niet uitgaan van de boekhouding van jouw vereniging, maar van de werkelijkheid. Uit de boekhouding blijkt dat 92 leden de jaarlijkse contributie van € 100 voldaan hebben. Nu controleer je dat in de jaarrekening een bedrag van € 9.200 contributie is verantwoord. Interessant is hoeveel leden er zijn – dat gegeven haal je uit de ledenadministratie. Als er 100 leden zijn, zal in de jaarrekening dus een bedrag van € 10.000 moet staan.

Baseer je dus niet op de boekhouding, maar op andere informatie. Zorg voor de onderliggende documenten zoals bijvoorbeeld een ledenlijst of sponsorcontracten.

Praktijkvoorbeelden

Een aantal voorbeelden uit de praktijk waaraan je kan zien dat opbrengsten in een jaarrekening niet ‘volledig verantwoord’ waren:

  • de penningmeester had niet de meest recente ledenlijst en de nieuwe leden betaalde daarom langere tijd geen contributie;
  • een bestuur had –zonder toestemming van de AV- besloten dat bestuursleden geen contributie hoefden te betalen;
  • een kantinevrijwilliger stak verkoopopbrengsten in eigen zak of – bij een andere vereniging – de penningmeester;
  • een vrijwilliger stak verhuuropbrengsten in eigen zak;
  • een bestuur verzuimde om schades te claimen bij de verzekering, ‘omdat dit teveel werk was’;
  • niet alle adverteerders betaalden na ontvangst van de factuur voor hun advertenties;
  • ontvangen subsidie werd door de penningmeester niet geboekt, maar in eigen zak gestoken.

Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.