Wat is een kascommissie?

Wat is een kascommissie?

Wat is de taak van een kascommissie?
Wat is de taak van een kascommissie?

De kascommissie controleert de kas. Zij is verantwoordelijk voor het financieel verslag, naleving van de (wettelijke) regels en het signaleren van risico’s.

De kascommissie wettelijk verplicht

De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in Artikel 48 Burgerlijk Wetboek Boek 2 dat een dergelijke commissie verplicht is. Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd. De Algemene Vergadering benoemt minimaal twee personen die de cijfers controleren.

De naam ‘kascommissie’ is weliswaar ingeburgerd, maar eigenlijk is de naam fout. Deze commissie doet immers veel méér dan alleen het controleren van de kas. De wet spreekt simpelweg over ‘de commissie’: “De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit“.

Verder vermeldt de wet: “Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”

Omvang onderzoek kascontrolecommissie

Elke ‘kascommissie’ heeft zeer verantwoordelijke taken. Het is daarom van groot belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. Fouten die niet ontdekt worden, kunnen niet alleen leiden tot verkeerde besluitvorming in de algemene vergadering, maar kunnen zelfs het voortbestaan van de vereniging bedreigen.

Financieel verslag
De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag toereikend en correct is.
‘Toereikend’ houdt in: niet te veel – niet te weinig – toegankelijk.
‘Correct’ wil zeggen: juist, volledig en actueel. Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid. Zij moeten daar een oordeel over kunnen geven.

Naleving wettelijke en andere bepalingen
Als de vereniging wettelijke bepalingen niet heeft nageleefd, zal het financieel verslag ook vaak niet volledig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de naleving van belastingverplichtingen. Zoals het inhouden van sociale lasten op betaalde lonen of over het afdragen van omzetbelasting over ontvangen sponsorgelden. Als de vereniging dergelijke verplichtingen niet of niet goed naleeft, is het financieel verslag dus ook niet correct.

Risico’s voor de vereniging
Doordat de commissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, kan zij ook risico’s signaleren. Denk aan het ontbreken van een brand- en inboedelverzekering voor het clubhuis van de vereniging. Of aan de aanwezigheid van (te) grote hoeveelheden contant geld. In dat geval zal het minder snel worden ontdekt als een penningmeester gelden aan de verenigingskas onttrekt voor eigen gebruik. Bovendien loopt de vereniging het risico van diefstal en verlies bij brand.