De kascommissie controleert de kas. Zij is verantwoordelijk voor het financieel verslag, naleving van de (wettelijke) regels en het signaleren van risico’s.
- Is een kascommissie wettelijk verplicht?
- Omvang onderzoek kascontrolecommissie
- Financieel verslag van de kascommissie
- Naleving wettelijke en andere bepalingen
- Risico’s voor de vereniging
Is een kascommissie wettelijk verplicht?
De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek dat een dergelijke commissie verplicht is. Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd. De algemene vergadering benoemt minimaal twee personen die de cijfers controleren.
De naam ‘kascommissie‘ is weliswaar ingeburgerd, maar eigenlijk is de naam fout. Deze commissie doet immers veel méér dan alleen het controleren van de kas. De wet spreekt simpelweg over ‘de commissie’: “De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit“.
Verder vermeldt de wet: “Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”
Lees ook: Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden in de vereniging.
Omvang onderzoek kascontrolecommissie
Elke ‘kascommissie’ heeft verantwoordelijke taken. Het is daarom van belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. Fouten die niet ontdekt worden, kunnen leiden tot verkeerde besluitvorming in de algemene vergadering. In het ergste geval kunnen deze fouten zelfs het voortbestaan van de vereniging bedreigen. Het is daarom van belang dat de kascontrolecommissie zijn taken goed uitvoert.
De leden van de kascontrolecommissie zijn echter niet persoonlijk aansprakelijk als zij een fout over het hoofd zien. Het is in het belang van de vereniging dat er geen fouten worden gemaakt, maar de leden van de commissie zijn daar niet persoonlijk aansprakelijk voor.
Financieel verslag van de kascommissie
De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag toereikend en correct is. Er moet dus voldoende informatie in staan en deze informatie moet juist, volledig en zo actueel mogelijk zijn.
Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid. Zij moeten daar een oordeel over kunnen geven. Het financieel verslag moet dus zo duidelijk mogelijk zijn.
Naleving wettelijke en andere bepalingen
Als de vereniging wettelijke bepalingen niet heeft nageleefd, zal het financieel verslag ook vaak niet volledig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de naleving van belastingverplichtingen. Zoals het inhouden van sociale lasten op betaalde lonen of over het afdragen van omzetbelasting over ontvangen sponsorgelden. Als de vereniging dergelijke verplichtingen niet of niet goed naleeft, is het financieel verslag dus ook niet correct.
Risico’s voor de vereniging
Doordat de commissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, kan zij ook risico’s signaleren. Denk aan het ontbreken van een brand- en inboedelverzekering voor het clubhuis van de vereniging. Of aan de aanwezigheid van (te) grote hoeveelheden contant geld. In dat geval zal het minder snel worden ontdekt als de penningmeester gelden aan de verenigingskas onttrekt voor eigen gebruik. Bovendien loopt de vereniging het risico van diefstal en verlies bij brand.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.