is een dienst van Notarian

is een dienst van Notarian

Wat is een kascommissie?

Wat is een kascommissie?

Wat is de taak van een kascommissie?

De kascommissie controleert de kas. Zij is verantwoordelijk voor het financieel verslag, naleving van de (wettelijke) regels en het signaleren van risico’s.

Is een kascommissie wettelijk verplicht?

De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek dat een dergelijke commissie verplicht is. Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd. De algemene vergadering benoemt minimaal twee personen die de cijfers controleren.

De naam ‘kascommissie‘ is weliswaar ingeburgerd, maar eigenlijk is de naam fout. Deze commissie doet immers veel méér dan alleen het controleren van de kas. De wet spreekt simpelweg over ‘de commissie’: “De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit“.

Verder vermeldt de wet: “Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”

Lees ook: Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden in de vereniging.

Omvang onderzoek kascontrolecommissie

Elke ‘kascommissie’ heeft verantwoordelijke taken. Het is daarom van belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. Fouten die niet ontdekt worden, kunnen leiden tot verkeerde besluitvorming in de algemene vergadering. In het ergste geval kunnen deze fouten zelfs het voortbestaan van de vereniging bedreigen. Het is daarom van belang dat de kascontrolecommissie zijn taken goed uitvoert.

De leden van de kascontrolecommissie zijn echter niet persoonlijk aansprakelijk als zij een fout over het hoofd zien. Het is in het belang van de vereniging dat er geen fouten worden gemaakt, maar de leden van de commissie zijn daar niet persoonlijk aansprakelijk voor.

kascommissie

Financieel verslag van de kascommissie

De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag toereikend en correct is. Er moet dus voldoende informatie in staan en deze informatie moet juist, volledig en zo actueel mogelijk zijn.

Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid. Zij moeten daar een oordeel over kunnen geven. Het financieel verslag moet dus zo duidelijk mogelijk zijn.

Naleving wettelijke en andere bepalingen

Als de vereniging wettelijke bepalingen niet heeft nageleefd, zal het financieel verslag ook vaak niet volledig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de naleving van belastingverplichtingen. Zoals het inhouden van sociale lasten op betaalde lonen of over het afdragen van omzetbelasting over ontvangen sponsorgelden. Als de vereniging dergelijke verplichtingen niet of niet goed naleeft, is het financieel verslag dus ook niet correct.

Risico’s voor de vereniging

Doordat de commissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, kan zij ook risico’s signaleren. Denk aan het ontbreken van een brand- en inboedelverzekering voor het clubhuis van de vereniging. Of aan de aanwezigheid van (te) grote hoeveelheden contant geld. In dat geval zal het minder snel worden ontdekt als de penningmeester gelden aan de verenigingskas onttrekt voor eigen gebruik. Bovendien loopt de vereniging het risico van diefstal en verlies bij brand.

Samenstelling van de kascommissie

Er moeten minimaal 2 kascommissieleden zijn. Hoe groter de vereniging, hoe groter de kascommissie. Dit is ook afhankelijk van de ervaring van de commissieleden. De statuten zullen soms een groter aantal voorschrijven.

De leden van de kascommissie zijn degene die dit het beste kunnen bepalen. De commissie kan tot de conclusie komen dat het aantal commissieleden te klein is. De commissie moet dit in de eerstvolgende algemene vergadering signaleren. Deze vergadering kan dan besluiten het aantal commissieleden in de toekomst uit te breiden. Meestal heeft de algemene vergadering deze bevoegdheid zonder meer doordat de statuten een minimumaantal commissieleden voorschrijven. Indien de statuten een vast aantal voorschrijven, zal de vergadering de statuten moeten wijzigen. In de praktijk is het verstandig om minimaal drie leden te hebben.

Benoeming van de commissie

De wet schrijft voor dat de kascommissie jaarlijks door de algemene vergadering wordt benoemd. In verband met de continuïteit is het wenselijk dat tenminste één ‘oud’ commissielid ook in de ‘nieuwe’ commissie zitting heeft. Zo kan onder meer worden nagegaan of het bestuur c.q. de penningmeester de adviezen van de commissie ter harte neemt. Het ‘blijvende’ lid kan het andere lid/de andere leden wegwijs maken in de administratie van de vereniging. Wanneer iemand met veel kennis en ervaring bereid is een aantal jaren achter elkaar plaats te nemen in de kascommissie, hoeft hiertegen geen bezwaar te bestaan.

Ontslag van commissieleden

De kascommissie wordt jaarlijks benoemd. Ontslag van de commissie of van een commissielid door het bestuur is niet mogelijk. Dit is omdat de commissie is benoemd door de algemene vergadering. De commissie of een lid van de commissie kan alleen ontslagen worden door de algemene vergadering omdat deze hem heeft benoemd. Leden van de commissie worden van hun taak ontheven doordat de algemene vergadering andere leden benoemt of ze ontslaat.

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

kascommissie

Doordat de benoeming van de kascommissie geschiedt door de algemene vergadering is de onafhankelijkheid van de commissie ten opzichte van het bestuur beschermd.

De onpartijdigheid wordt bevorderd door de wettelijke eis dat de kascommissieleden geen deel uit mogen maken van het bestuur. Wanneer een commissielid tegelijkertijd bestuurslid zou zijn, zou hij immers zichzelf controleren.

Hoewel het volgens de wet is toegestaan is het ongewenst om de commissie samen te stellen uit bijv. echtgenotes van de penningmeester of voorzitter. Dit vanuit het oogpunt van onpartijdigheid en onafhankelijkheid.

Deskundigheid

De leden van de kascommissie moeten voldoende kennis hebben om het financieel verslag te controleren, al dan niet met bijstand van een deskundige. Als de penningmeester aan de commissieleden moet vertellen wat zij moeten doen heeft de controle natuurlijk weinig zin. Voor de controle is meestal weinig boekhoudkundige kennis nodig. Dit komt omdat de commissie niet op de eerste plaats de administratie van de vereniging controleert, maar het financieel verslag. Toch is het, zeker bij grotere organisaties, gewenst dat de leden van de kascommissie enige kennis van boekhouden en van jaarrekeningen hebben. En natuurlijk is cijfermatig inzicht vereist. De commissie zal op het gebied van het financieel verslag minstens een gelijkwaardige gesprekspartner voor de penningmeester moeten kunnen zijn.

De algemene vergadering en de leden die zich beschikbaar stellen voor het lidmaatschap van de commissie van controle doen er goed aan zich van deze deskundigheidseisen rekenschap te geven. Want… een controle die niets voorstelt is geen controle!

Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.

    0
    Je winkelwagen