Eerste aanmaning

Een lid van de vereniging heeft de rekening voor de contributie niet op tijd betaald. De vereniging moet dit lid dus aanmanen. Bij de eerste aanmaning ben je nog een beetje voorzichtig, mogelijk is er iets mis gegaan. Jouw debiteur is immers mogelijk nog lid in de toekomst.
Zeker bij contributie moet je een strak plan hebben als vereniging om alle facturen te innen. De eerste aanmaning kan er al heel snel uit. Zorg dat je met korte betaaltermijnen werkt (bijvoorbeeld twee weken). De eerste aanmaning kan dan al na een paar dagen via de mail verzonden worden.
Voor particulieren moet je altijd een eerste extra betaaltermijn van veertien dagen verschaffen. Hierna kan je nog een tweede aanmaning sturen.

Wat je zelf moet regelen in de brief

Je moet duidelijk verwijzen naar de eerste factuur die je hebt verzonden. Stel een duidelijk termijn, waarop het geld op je rekening moet staan.

Je ontvangt de brief in 2 versie. In de u- en de jij-vorm. Je kunt zelf kiezen welke versie je gebruikt. Is het gebruikelijk dat de vereniging iedereen met ‘jij’ aanspreekt, dan kies je voor die versie. Gebruik je liever de ‘u’-vorm, dan kies je voor die brief.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• formele in gebreke stelling;
• overzicht te betalen bedragen;
• aankondiging incassokosten.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
Niet iedere factuur voor de contributie wordt correct op tijd betaald. Het is echter in Nederland gebruikelijk om eerst een herinnering te verzenden. Dat is niet verplicht in het zakelijke verkeer, maar wel voor particulieren, zoals leden. Het doel van de eerste aanmaning is dat je de andere partij attendeert op het niet betalen. Niet iedere wanbetaler doet dat met opzet. Je wilt natuurlijk de relatie goed houden. De eerste aanmaning is dus vriendelijk en biedt de uitweg van een vergissing.
Zorg dat het betalen zo eenvoudig mogelijk kan. Gebruik een betaallink in de mail.

Aanmaning van leden

Leden die geen contributie betalen zijn meestal op grond van de reglementen uitgesloten van deelname aan activiteiten. Dat deelnemen is juist vaak de reden om lid te zijn, zeker als het een sportvereniging of iets dergelijks is. Maak dat duidelijk in je eerste aanmaning. Laat duidelijk weten welke consequenties er zijn als iemand geen contributie betaalt.
Voor de meeste organisaties zal het innen van contributie en dus ook het aanmanen via de mail gaan. Mogelijk heb je de beschikking over software die deze mogelijkheid ingebouwd heeft.
In het Stappenplan hoe je de contributie beter kan innen, lees je de wat je kan doen.