Er moeten minimaal 2 kascommissieleden zijn. Hoe groter de vereniging, hoe groter de kascommissie. Dit is ook afhankelijk van de ervaring van de commissieleden.
- Aantal commissieleden
- Benoeming en samenstelling
- Plaatsvervangende leden
- Ontslag van commissieleden
- Aansprakelijkheid van de commissie
- Bijstand door een deskundige
- Taakverdeling binnen de commissie
Aantal commissieleden
Het wettelijk voorgeschreven minimumaantal kascommissieleden is twee. Dit is vastgelegd in artikel 2:48 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. De statuten zullen soms een groter aantal voorschrijven. Het benodigde aantal leden is afhankelijk van de grootte van de vereniging. Ook de ervaring van de commissieleden speelt een rol. Zit er een ‘oude rot’ in de commissie, dan zal minder tijd en mankracht nodig zijn. Als de commissie uit louter onervaren personen bestaat zullen er meer nodig zijn.
De leden van de kascommissie zijn degene die dit het beste kunnen bepalen. De commissie kan tot de conclusie komen dat het aantal commissieleden te klein is. De commissie moet dit in de eerstvolgende algemene vergadering signaleren. Deze vergadering kan dan besluiten het aantal commissieleden in de toekomst uit te breiden. Meestal heeft de algemene vergadering deze bevoegdheid zonder meer doordat de statuten een minimumaantal commissieleden voorschrijven. Indien de statuten een vast aantal voorschrijven, zal de vergadering de statuten moeten wijzigen. In de praktijk is het verstandig om de kascommissie uit tenminste drie leden te laten bestaan. Dit geeft voordelen op het gebied van deskundigheid en continuïteit.
Benoeming en samenstelling
De wet schrijft voor dat de kascommissie jaarlijks door de algemene vergadering wordt benoemd. In verband met de continuïteit is het wenselijk dat tenminste één ‘oud’ commissielid ook in de ‘nieuwe’ commissie zitting heeft. Zo kan onder meer worden nagegaan of het bestuur c.q. de penningmeester de adviezen van de commissie ter harte neemt. Het ‘blijvende’ lid kan het andere lid/de andere leden wegwijs maken in de administratie van de vereniging. Wanneer iemand met veel kennis en ervaring bereid is een aantal jaren achter elkaar plaats te nemen in de kascommissie, hoeft hiertegen geen bezwaar te bestaan.
Plaatsvervangende leden
Het is verstandig om één of meer plaatsvervangende leden aan te wijzen. Zeker wanneer het aantal commissieleden niet al te groot is. Zo wordt voorkomen dat het werk van de kascommissie door ziekte of iets dergelijks niet tijdig kan worden uitgevoerd.
Ontslag van commissieleden
De kascommissie wordt jaarlijks benoemd. Ontslag van de commissie of van een commissielid door het bestuur is niet mogelijk. Dit is omdat de commissie is benoemd door de algemene vergadering. De commissie of een lid van de commissie kan alleen ontslagen worden door de algemene vergadering omdat deze hem heeft benoemd. Leden van de commissie worden van hun taak ontheven doordat de algemene vergadering andere leden benoemt of ze ontslaat.
Aansprakelijkheid van de commissie
De wet kent geen specifieke sancties voor schade die eventueel is ontstaan doordat de kascommissie haar controlerende taak niet goed heeft uitgevoerd. Er is wel de algemene norm dat een ieder zich ‘redelijk en billijk’ moet gedragen. Als een commissie haar controletaak zodanig verwaarloost dat dit als onredelijk of onbillijk kan worden aangemerkt, zou de vereniging of een derde de commissie aansprakelijk kunnen stellen. In de praktijk komt dit bijna niet voor. De kans dat dit ooit gebeurt, lijkt erg klein.
Bijstand door een deskundige
In de wet is geen bepaling opgenomen over de bijstand door een deskundige. Het staat de commissie echter vrij om bijstand van een deskundige te vragen. Wel is het aan te bevelen om dit alleen in overleg met het bestuur te doen. De deskundige zal veelal kennis moeten nemen van informatie die door het bestuur vertrouwelijk aan de commissie ter beschikking is gesteld. Indien professionele bijstand wordt gevraagd, zal een rekening daarvoor bovendien door de vereniging betaald moeten worden. Er kan ook sprake zijn van gratis professionele bijstand. Bijvoorbeeld door een kennis van een der commissieleden die deskundig is op het gebied van loonadministratie. Ook het bestuur is gebaat bij een gedegen controle van de jaarrekening.
Het kan zijn dat de commissie zelf onvoldoende deskundig is om de controle zonder ondersteuning goed uit te voeren. Het bestuur zal daarom nauwelijks bezwaren tegen het inschakelen van een deskundige kunnen hebben. Het kan dat het bestuur geen geld beschikbaar wil stellen of andere bezwaren heeft tegen het inroepen van de bijstand van een deskundige. De kascommissie zal dan aan de algemene vergadering moeten melden dat zij geen eindoordeel kan geven over de financiële verantwoording. De algemene vergadering kan dan het bestuur opdragen om alsnog een bedrag beschikbaar te stellen voor een deskundige ter ondersteuning van de commissie.
Taakverdeling binnen de commissie
Meestal is het aantal commissieleden zodanig klein, dat een echte taakverdeling niet noodzakelijk is. Hoogstens is het dan gewenst om af te spreken wie tijdens de ledenvergadering namens de commissie het woord zal voeren. Wanneer de commissie bestaat uit een groter aantal leden en de uit te voeren controle omvangrijk is, is het efficiënt om een coördinator aan te wijzen. Ieder lid kan dan een deel van de controle voor zijn of haar rekening nemen.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.