Wat te doen bij fraude: bewijs

Wat te doen bij fraude: bewijs

Wat te doen bij fraude: bewijs

Het is belangrijk om vast te kunnen stellen of er fraude is gepleegd en wat de omvang daarvan is. Als u geld wilt terugvorderen van een frauderende penningmeester, moet u natuurlijk ook weten om welk bedrag het gaat. Als u aangifte wilt doen, kan dat niet op grond van een vaag vermoeden; hoe completer uw aangifte, hoe sneller justitie geneigd is om een onderzoek te starten en tot vervolging over te gaan. Ook als u een civiele procedure wilt starten, moet u kunnen aantonen dát u schade heeft en hoe groot die is.

Is het fraude?
Fraude bewijzen kan lastig zijn, de fraudeur zal vaak ontkennen dat hij fraude heeft gepleegd. Hij zal beweren dat er alleen maar sprake is van administratieve fouten en dat er geen geld weg is. Of hij zal stellen dat hij weliswaar geld van de vereniging heeft gebruikt, maar dat het slechts een kwestie van`lenen’ was.
Een ex-penningmeester in Eindhoven zei dat hij een bedrag van € 25.000 had doorgegeven aan een ander bestuurslid.
Vooral in het geval van fraude met kantinegeld is het vaak moeilijk om een sluitend bewijs te krijgen. Zo was er in het geval van een kantinebeheerder bij een tennisvereniging in Hank sprake van “heel veel vermoedens maar weinig strafrechtelijk bewijs“.

Zorg voor duidelijke regels
Het is dus van belang dat u binnen uw vereniging duidelijke regels op schrift heeft gesteld over geld. Zo kunt u o.a. in uw huishoudelijk reglement of in een bestuursreglement opnemen dat gebruik van het geld van uw organisatie voor privé-doeleinden niet, en ook niet tijdelijk, is toegestaan. Of dat betalingen aan andere bestuursleden nooit contant gebeuren, maar altijd per bank. Op die manier kan fraude veel eenvoudiger worden bewezen.

Vraag de administratie op
In deel 1 is al beschreven dat de administratie meestal nodig is om fraude en de omvang daarvan te kunnen aantonen. Natuurlijk probeert u, zoals beschreven in deel 3, dit in goed overleg met de penningmeester te bewerkstelligen. Indien hij echter niet vrijwillig wil meewerken, zal het bestuur een formeel besluit moeten nemen om hem als penningmeester te schorsen en sommeren om de totale administratie af te geven. Bij een vereniging zal hiervoor, afhankelijk van de statuten, soms een besluit van de algemene ledenvergadering nodig zijn. Een stichtingsbestuur kan hiertoe zelfstandig besluiten.

Het schorsen en sommeren doet u per aangetekende brief. In deze brief vermeldt u ook dat u aangifte zult doen van verduistering van de administratie indien niet vóór een bepaalde datum en tijdstip aan de sommatie is voldaan. In dit stadium is het verstandig om juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld via uw rechtsbijstandsverzekering of via een van de adviseurs van V&S.

Civiel recht
Een tweede mogelijkheid om langs juridische weg inzage in de administratie te krijgen is het civiele recht. Het bestuur kan in kort geding (officieel het dit een ‘voorlopige voorziening’) bij de kantonrechter vorderen dat de penningmeester bijvoorbeeld binnen een week de gehele administratie overhandigt op straffe van een dwangsom van € 250 voor elke dag dat hij daarmee in verzuim is. Een procedure in kort geding kan in enkele weken doorlopen zijn, afhankelijk van de mate van spoedeisendheid. Voor deze procedure moet u griffierecht betalen (voor rechtspersonen € 575,-). Ook moet u rekening houden met kosten die u maakt voor juridische bijstand, al dan niet gedekt door een rechtsbijstandsverzekering. Vraag de rechter om de andere partij (de penningmeester dus) te veroordelen in de kosten die u gemaakt heeft zoals griffierechten, de kosten voor uw advocaat, kosten van getuigen, deskundigen en reiskosten.

Regel inzicht in de administratie
Voorbeelden van maatregelen die u kunt treffen om altijd inzicht in de administratie te hebben:

  1. Zorg dat een tweede persoon (een tweede penningmeester of ander bestuurslid) kan ‘meekijken’ in de mutaties op de bank- en spaarrekeningen. Bij internetbankieren kan dat door deze tweede persoon de hiervoor benodigde inlogcodes te geven.
  2. Maak gebruik van de mogelijkheden die moderne boekhoudpakketten bieden aan bestuursleden en zelfs aan de leden om de gehele boekhouding te raadplegen. Een voorbeeld hiervan is het onlinebeheerpakket van VVEGemak.
  3. Zorg voor een regelmatige back-up van de administratie. In ieder geval moet in het bestuur worden afgesproken dat de penningmeester aan het eind van het jaar een kopie van het digitale deel van de administratie aan een ander bestuurslid of bijvoorbeeld aan de kascommissie ter bewaring geeft. Nog verstandiger is om dit vaker dan eenmaal per jaar te doen (bijvoorbeeld elk kwartaal), zodat ook in geval van brand of inbraak niet de hele administratie is verdwenen.
  4. Beperk het contante geldverkeer of schaf het af. Maak de keuze dat betalingen vanuit en naar uw vereniging of stichting uitsluitend per bank geschieden. Op die manier is er altijd zicht op de uitgaande geldstroom, al was het maar door in geval van nood een kopie van de bankadministratie op te vragen bij uw bank.
     

In De Kascommissiegids en De Kascommissiegids voor VvE’s vindt u nog meer concrete tips om het geldverkeer en uw administratie te beveiligen.