is een dienst van Notarian

is een dienst van Notarian

Belang statuten bij statutenwijziging

Belang statuten bij statutenwijziging

Wat is het belang van statuten?

Als je statuten gaat wijzigen dan moet je eerst de bestaande statuten terugvinden en lezen. In die statuten staat welke stappen je moet nemen om te komen tot een statutenwijziging.

Statuten zijn het uitgangspunt

Statuten zijn de interne regels van de vereniging. Die kunnen alleen gewijzigd worden op de manier zoals dat in de statuten staat beschreven. De formele procedure tot statutenwijziging staat dus in jullie eigen statuten. Die procedure staat niet in de wet.

statutenwijziging

Meestal is de procedure als volgt. Het verenigingsbestuur doet een voorstel om de statuten te wijzigen. Dat voorstel stuurt zij aan de leden van de vereniging. De leden komen bij elkaar op een algemene vergadering waar vooraf dit agendapunt is geagendeerd. De leden moeten akkoord gaan met de wijziging.

Inzage voor de leden

De leden moeten minstens vijf dagen van tevoren inzage hebben in de complete tekst van de wijzigingen. Dat staat in artikel 42 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De meest voor de hand liggende methode is natuurlijk om die wijziging aan de leden toe te sturen. Het bestuur kan ook de wijzigingen ter inzage leggen op een voor de leden toegankelijke plek.

Regels per vereniging

Op dit punt verschillen de bestaande statuten per vereniging. Soms zijn er eisen aan het minimale aantal of percentage leden dat aanwezig moet zijn op de vergadering. Heel vaak moet er een bijzondere meerderheid, een zogeheten gekwalificeerde meerderheid, voor de wijziging stemmen. Ook zijn er meestal procedures voor het geval op de eerste vergadering niet aan deze eisen kan worden voldaan.

De meest gangbare manier van statuten wijzigen is als volgt: op de vergadering moet een minimaal aantal leden aanwezig zijn (dat heet de quorum-eis). Op die vergadering moet een minimaal percentage instemmen met het voorstel, meestal 2/3 (dat heet een gekwalificeerde meerderheid).

In de praktijk zal aan de eerste eis bijna nooit worden voldaan. Er zijn dus eigenlijk te weinig leden gekomen op de vergadering. Daarom is dan in de statuten opgenomen dat het bestuur een nieuwe vergadering bij elkaar moet roepen. Voor die tweede vergadering geldt de quorum-eis dan niet. Nog steeds geldt dan wel de eis van de gekwalificeerde meerderheid.

Ledenlijst op orde

De vergadering die gaat over de statutenwijziging moet voldoen aan bepaalde criteria ten aanzien van de opkomst op de vergadering. Daarom moet je als bestuur dus eerst de ledenlijst op orde hebben. Zorg dat leden die geen stemrecht hebben daadwerkelijk geschorst of geroyeerd zijn. Voor de betreffende vergadering moet het bestuur deze cijfers ook paraat hebben. Dus de vereniging heeft op datum xx een aantal y leden. Om te voldoen aan de statuten moeten er zz leden aanwezig zijn.

Voorbeeld

Het bestuur bestaat uit vijf mensen. Zij willen de statuten wijzigen of misschien zelfs de vereniging opheffen. Zij schrijven een vergadering uit onder de 40 leden. Er komen er tien op de vergadering. De statuten stelden dat minimaal de helft van de leden vertegenwoordigd moest zijn. De voorzitter constateert dat er te weinig leden zijn.
Nu schrijft het bestuur een nieuwe vergadering uit. Weer komen er maar tien mensen. Het bestuur is al de helft van de vergadering. Dus met een paar extra stemmen kan de wijziging al doorgevoerd worden.

Statuten onvindbaar

Statuten zijn heel vaak onvindbaar. De vereniging is jaren geleden opgericht en niet iedere vereniging heeft een perfect archief. Hoe kom je nu aan een exemplaar?

Zonder kopie van de statuten geen wijziging! De notaris die de nieuwe statuten moet vaststellen moet kijken of de juiste procedure is gevolgd. Daarvoor is het dus van groot belang dat jullie wel een exemplaar kunnen aanleveren. De notaris kan die niet zelf ergens vandaan halen.

Statuten bij de Kamer van Koophandel

Soms kun je de statuten opvragen bij de Kamer van Koophandel. Bij de oprichting zijn de statuten daar namelijk opgenomen. Statuten van een vereniging zijn beschikbaar vanaf 2013. Je kunt dit eenvoudig controleren. Tik de naam of het KvK-nummer in bij de Kamer en kijk dan welke producten er bij die onderneming worden aangeboden. Je zoekt naar oprichtingsakte, is die er niet, dan kun je mogelijk ook een latere wijziging vinden die je kunt gebruiken.

Van verenigingen van eigenaren worden geen exemplaren van de statuten bewaard bij de Kamer van Koophandel.

Opvragen bij notaris

Oudere statuten kun je meestal niet opvragen bij de KvK. Als blijkt dat je ze niet meer bij de KvK kunt opvragen, heb je nog de mogelijkheid om de notaris te benaderen die destijds de statuten heeft opgesteld.

Dat is de notaris waarbij je de vereniging hebt opgericht. De notaris heeft een exemplaar van de statuten bewaard. De kosten voor het opvragen verschillen per notaris. Als de notaris niet meer in functie is, dan zijn de aktes overgedragen aan een opvolger. Je kunt dat nakijken in het opvolgersarchief.

Statuten onwijzigbaar

In statuten kan zijn opgenomen dat die niet of deels niet wijzigbaar zijn. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn om bepaalde traditionele waardes onwijzigbaar te maken. Bij de vereniging is het dan niet zo dat je naar de rechter kunt. De enige optie die je nu hebt tot statutenwijziging is een besluit met algemene stemmen op een vergadering waar alle leden aanwezig zijn.

    is een dienst van Notarian

    0
    Je winkelwagen