De regels van de reiskostenvergoeding

De regels van de reiskostenvergoeding

De regels van de reiskostenvergoeding
Welke regels gelden er voor de reiskostenvergoeding?

De werkgever kan de werknemer tegemoet komen door de reiskosten te vergoeden. De reiskostenvergoeding is tot € 0,19 per kilometer belastingvrij.

Reiskostenvergoeding

Als werkgever ben je niet verplicht om de reiskosten van jouw medewerkers te vergoeden. Doe je dat wel? Dan kan je tot € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden.

Woon-werkverkeer

Of een werknemer nu op de fiets, met de auto of met het openbaar vervoer reist, de hoogte van de belastingvrije vergoeding is voor alle vervoermiddelen € 0,19 per kilometer. Dit gaat op zolang de afstand tussen de woning van het personeelslid en de organisatie tussen de 1 en 150 kilometer ligt. Een werknemer die een afstand groter dan 150 kilometer aflegt, betaalt de overige kilometers in de regel vaak zelf.

Voor het vaststellen van de vergoeding, kan je uitgaan van 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met vakantie, verlof en ziekte. Je kan een vaste reiskostenvergoeding geven als de werknemer op minimaal 150 dagen (70% van 214 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reist.  

Als de werknemer minder dan vijf dagen per week werkt, de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar is begonnen of wordt beëindigd, of de reisafstand wijzigt, moet je het aantal van 214 en 150 dagen naar evenredigheid toepassen.

Een rekenvoorbeeld:
Een werknemer werkt drie dagen in de week en moet 25 kilometer reizen naar kantoor. Voor de reiskostenvergoeding reken je dan met 3/5 x 214 = 128 dagen. Het totale jaarbedrag is 128 x 50 kilometer x € 0,19 = € 1.216, wat neerkomt op € 101 per maand. Om hiervoor in aanmerking te komen moet de werknemer minimaal 90 dagen (3/5 x 150) naar het werk reizen.

Vaste vergoeding

Je kan een werknemer die meer dan 150 kilometer aflegt ook een vaste vergoeding geven. Dit levert wel wat rekenwerk op, want je moet in dit geval jaarlijks een nacalculatie doen om het exacte bedrag te berekenen. De werknemer levert dan een deel van de vergoeding weer in of je rekent het bovenmatig verkregen deel tot het loon.

Je mag ook een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer met een bepaalde vaste regelmaat. Dit is bijvoorbeeld handig als je parttimers in dienst hebt. De kosten moeten dan zijn gespecificeerd naar aard en veronderstelde omvang. Je kan de vergoeding baseren op het aantal malen per jaar dat de werknemer vermoedelijk zijn woon-werktraject zal afleggen en de lengte van het traject.

Reizen met het openbaar vervoer

Een personeelslid dat volledig of gedeeltelijk met het openbaar vervoer reist, krijgt:

  • een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten, òf
  • een belastingvrije vergoeding van een wettelijk vastgesteld bedrag.

Onder de volgende voorwaarden kan je de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer aan het personeel vergoeden:

  • De vervoerbewijzen worden aan jou overhandigd, nadat de geldigheidsdatum is verlopen.
  • Je administreert de vervoerbewijzen.
  • Uit de administratie kan duidelijk een verband worden opgemaakt tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
  • De vervoerbewijzen zijn beschikbaar voor controle door de Belastingdienst. Je hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet wél als je een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer.
  • Je mag de personeel een voordeelurenkaart cadeau doen en hoeft hier geen belasting over te betalen.

Bepalen reisafstand

Voor het bepalen van de reisafstand per openbaar vervoer moet je met de volgende zaken rekening houden:

  • De afstand van station tot station.
  • Afstand van woning naar station of bushalte en van station of bushalte naar werk.

Legt een werknemer de reisafstand gedeeltelijk met zijn eigen auto én gedeeltelijk per openbaar vervoer af, dan kan je de totale reisafstand vergoeden tot het wettelijk maximum van maximaal € 0,19 per kilometer.

Regelmatig reizen naar vast werk met eigen vervoer

Reist personeel met een eigen auto, bromfiets of fiets (het type vervoermiddel is niet van belang) dan is er een reiskostenvergoeding mogelijk tot een wettelijk vastgesteld bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer. De gereden kilometers moeten wel altijd zakelijk zijn. De (extra)kilometers die een werknemer aflegt om ‘s middags thuis te lunchen of om kinderen naar opvang te brengen gelden als privékilometers. Deze hoef je niet te vergoeden. Extra kilometers die worden gemaakt om een carpoolende collega op te halen, tellen wel weer als zakelijke kilometers.

Onregelmatig reizen naar vast werk

Personeel dat niet regelmatig op en neer reist van huis naar werk, valt niet onder de reiskostenregeling. Wel kan je de werknemer een vrijgestelde vergoeding geven voor de werkelijk gemaakte kosten per openbaar vervoer. Reist hij of zij met eigen vervoer, dan geldt de kilometervergoeding van € 0,19. Je mag een werknemer die met de eigen auto reist een hogere vergoeding geven, maar dan wordt het deel van de vergoeding boven dit bedrag als loon gerekend. Over dat loondeel moeten loonheffing en premies werknemersverzekeringen worden betaald. 

Fiets ‘van de zaak’

Je kan in het arbeidscontract opnemen dat je het personeel een fiets ‘van de zaak’ verstrekt. Eens per drie jaar mag je aan een werknemer onbelast een fiets (met hulpmotor) verstrekken. Voorwaarde bij het schenken van een fiets is dat de werknemer op meer dan de helft van de dagen dat hij werkt op de fiets komt en dat de fiets alleen voor woon-werkverkeer gebruikt wordt. Dit laatste valt natuurlijk moeilijk te controleren.

De fiets mag ook gebruikt worden om een deel van het woon-werktraject af te leggen. Bijvoorbeeld van huis naar het station en vandaaruit met de trein verder. Op dagen dat het slecht weer is en de werknemer zijn fiets thuis laat staan, mag je hem een belastingvrije reiskostenvergoeding geven. De keren dat dit voorkomt, mogen de dagen waarop wordt gefietst niet overstijgen in aantal.

Je mag een fiets in een keer van de winst aftrekken als loonkosten of over meerdere jaren afschrijven. Extra’s als een laptopdrager, een regenpak en kosten voor reparaties zijn ook fiscaal aftrekbaar. Kijk voor meer informatie op de website van de Belastingdienst (voer op de homepage het zoekwoord ‘fiets’ in).  

Auto ‘van de zaak’ 

Een auto ‘van de zaak’ wordt door veel Nederlanders gezien als een bijzonder aantrekkelijke bonus, hoewel een percentage van de cataloguswaarde bij het inkomen moet worden opgeteld. Doordat een lease auto gezien wordt als een vorm van loon, heeft niet niet iedere werknemer er recht op. Vrijwilligers vallen vanzelfsprekend buiten de boot. Leg jouw situatie voor aan een financieel adviseur om te kijken wat er voor jou mogelijk is. Zakelijke rijders die meer dan duizend kilometer per jaar willen aftrekken, moeten bovendien rekening houden met een autokostenforfait. Goed om te weten: geldboetes voor verkeersovertredingen zijn niet fiscaal aftrekbaar.