Toestemming vrijwilliger of medewerker

Een modelformulier waarmee medewerkers en vrijwilligers toestemming kunnen geven aan de vereniging waar zij actief zijn om beeld en geluidmateriaal te plaatsen. De vereniging maakt soms foto’s of films die ze gebruiken voor de website of andere publiciteit. Op grond van de AVG moeten mensen expliciet instemmen met het gebruik. van hun afbeeldingen. Afbeeldingen moet je beschouwen als persoonsgegevens.

Wat je zelf moet opnemen

Je geeft de naam van de organisatie op. Het kan verstandig zijn om hier verschillende organisaties te vermelden, als er bijvoorbeeld verschillende BV’s zijn. Ook moet je aangeven op welke manier je de formulieren retour wilt ontvangen.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• naam vrijwilliger;
• naam vereniging;
• expliciete toestemming per onderdeel;
• ondertekening.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
De AVG, de privacywetgeving verbiedt het om beeld en geluidmateriaal van mensen te gebruiken. Je kan niet zomaar beelden verwerken in je eigen verenigingswebsite of presentatie. De vrijwilligers of medewerkers moeten zelfs expliciet instemmen met het gebruik van hun foto. Die toestemming kunnen ze geven met dit standaard formulier.
Dit formulier is opgezet voor vrijwilliges. Je zal ook iets moeten regelen voor alle leden. Let daarbij dan weer op dat je voor minderjarige leden toestemminge van de ouders nodig hebt. Het is niet voldoende om een algemene toestemming op te nemen in een ledenreglement.