De vergadering van een VvE kan effectief plaatsvinden door een aantal tips te gebruiken. Zoals zorg voor een geode voorbereiding van de vergadering. Maak duidelijk waar een beslissing over gaat. Maar ook de rol van de voorzitter is van belang.
Tips voor functioneel vergaderen
In dit bericht geven wij je een aantal tips om functioneel te vergaderen in de Vereniging van Eigenaren (VvE). Dit bespaart een hoop tijd en maakt de vergadering effectiever.
- Maak van tevoren een agenda en verstuur deze voorafgaande aan de vergadering aan de leden van de VvE. Alleen de punten die op de agenda staan worden besproken.
- Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid echt noodzakelijk is en van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
- Maak een strakke en duidelijke tijdsplanning. Wacht niet op laatkomers.
- Varieer de zitplaatsen. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
- Aan een ronde tafel kunnen alle deelnemers elkaar aankijken.
- Laat iemand de tijd in de gaten houden en structureel de punten uit de agenda doornemen.
- Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.
Inspireer en wees slagvaardig
De vergadering van de VvE staat onder leiding van de voorzitter. Een goede voorbereiding van de vergadering is de verantwoordelijkheid van het hele verenigingsbestuur.
- Bereid de deelnemers goed voor. Geef ze voorafgaand aan de vergadering informatie. Dan weet elke deelnemer waar de vergadering over gaat en wat voor hem of haar van belang is. Zo kunnen zij van tevoren ook vragen bedenken.
- Laat de deelnemers agendapunten inbrengen die zij belangrijk vinden. Maar voorafgaand aan de vergadering een selectie welke punten van belang zijn.
- Stel voor de vergadering gedragsregels op. Druk het vergader reglement af op een kaartje ter grootte van een visitekaartje, op de agenda of hang het in de vorm van een poster in de vergaderzaal.
Op deze manier voorkom je dat er eindeloos gepraat wordt over zaken die niets met de vergadering te maken hebben. Controleer wel af en toe of het reglement aangepast of aangevuld moet worden.
Maak na de vergadering tijdig een doelmatig (en dus niet te uitvoerig) verslag en verspreid dit snel. Leg hier ook de gemaakte afspraken in vast. Als de deelnemers zich slecht aan afspraken houden, moeten de oorzaken daarvan worden onderzocht en aangepakt.
Goed en fout
| FOUT | GOED |
| Te laat beginnen en uitlopen. | Tijdplanning maken en iedereen verplichten er aan te houden. |
| Meer dan 1,5 uur zonder pauze vergaderen. | Deelnemers behandelen hun eigen agendapunten. |
| Dezelfde personen voeren steeds het woord. | Besluitvorming: eerst procedure, dan de inhoud. |
| De voorzitter voert vooral het woord. | De belangrijkste punten eerst behandelen |
| Overal overeenstemming over willen bereiken. | Besluiten en acties duidelijk noteren: Wie doet wat en wanneer? |
| Lang praten over het verslag van de vorige vergadering. | Actielijst binnen 24-uur verspreiden. |
| Herhalen, uitweiden, afdwalen. | Vaker telefonisch of videovergaderen. |
Lees ook: De jaarvergadering van de VVE.