is een dienst van Notarian

is een dienst van Notarian

Vergaderen binnen de VvE

Vergaderen binnen de VvE

Hoe moet ik vergaderen binnen de VvE?

Een VvE is een vereniging. En net als in elke vereniging moet er regelmatig een vergadering plaatsvinden. In het splitsingsreglement zullen hierover bepalingen zijn opgenomen. Zorg voor een goede voorbereiding en een duidelijke agenda.

Hoe gaat de VvE vergadering in zijn werk?

De vereniging van eigenaren (VvE) moet, net als een gewone vereniging, regelmatig vergaderen. Minimaal één keer per jaar. Dit mag ook vaker. De vergadering is voor de eigenaren van de appartementsrechten.

Elke VvE heeft een splitsingsreglement waarin de regels omtrent het vergaderen zijn opgenomen. De regels omtrent vergaderingen kunnen dus per VvE verschillen. Daarnaast kun je een huishoudelijk reglement opstellen met aanvullende bepalingen.

Vergadering voorbereiden

Een goede voorbereiding van de vergadering is de verantwoordelijkheid van het hele verenigingsbestuur.

vergaderen
  • Bereid de deelnemers goed voor. Geef ze voorafgaand aan de vergadering informatie. Dan weet elke deelnemer waar de vergadering over gaat en wat voor hem of haar van belang is. Zo kunnen zij van tevoren ook vragen bedenken.
  • Laat de deelnemers agendapunten inbrengen die zij belangrijk vinden. Maar voorafgaand aan de vergadering een selectie welke punten van belang zijn.

Op deze manier voorkom je dat er eindeloos gepraat wordt over zaken die niets met de vergadering te maken hebben. Controleer wel af en toe of jullie het reglement moeten aanpassen of aanvullen.

Maak na de vergadering tijdig een doelmatig (en dus niet te uitvoerig) verslag en verspreid dit snel. Leg hier ook de gemaakte afspraken in vast. Als de deelnemers zich slecht aan afspraken houden, moeten de oorzaken daarvan worden onderzocht en aangepakt.

Hoe werkt de besluitvorming binnen de VvE?

Ook voor de besluitvorming geldt dat dit in het splitsingsreglement is opgenomen. Het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitbrengen staat vast in het splitsingsreglement. Meestal is het aantal stemmen niet gelijk aan het breukdeel (in de eigendom). Dit voorkomt dat eigenaren met een groter breukdeel de meeste invloed hebben tijdens de vergadering. Het kan dus voorkomen dat een eigenaar meer betaald (op basis van zijn breukdeel) maar evenveel stemmen heeft als zijn buren.

Behoort een appartementsrecht toe aan twee of meer personen, bijvoorbeeld bij partner die samenwonen, dan blijft het aantal stemmen gelijk. Zij krijgen dus niet opeens meer stemmen omdat zij samenwonen.

Binnen de VvE zijn verschillende soorten besluiten, afhankelijk van het onderwerp. De meeste besluiten worden genomen met een normale meerderheid van stemmen (volstrekte meerderheid). Bij bijzondere besluiten kan een gekwalificeerde meerderheid gelden. Ook dit staat omschreven in het splitsingsreglement.

Notulen maken

Van de VvE-vergadering moeten notulen gemaakt. De notulen worden opgesteld na de vergadering en toegestuurd aan de leden. Bij de eerstvolgende vergadering stellen de leden de notulen vast. Nadat de notulen zijn vastgesteld, worden deze ondertekend door de voorzitter en vaak ook door het bestuur.

Moeten alle leden aanwezig zijn bij de vergadering?

In het splitsingsreglement staat meestal dan minimaal 2/3 van de eigenaren aanwezig moet zijn bij de vergadering. Als dat niet het geval is, kan de vergadering niet doorgaan. Er moet dan een nieuwe vergadering worden gepland.

Als een eigenaar niet aanwezig kan zijn bij de vergadering, mag hij/zij een machtiging afgeven. Met deze machtiging geeft de eigenaar iemand anders de bevoegdheid om namens hem/haar te stemmen.

Vergadering uitstellen

ondernemingsraad

Is er niet voldaan aan het minimum aantal leden dat aanwezig moet zijn voor de vergadering? Dan wordt de vergadering geschorst en een nieuwe gepland. Maar het kan ook voorkomen dat jullie de vergadering moeten uitstellen. Bijvoorbeeld op verzoek van de leden of omdat de vergadering om andere omstandigheden niet kan doorgaan.

Ook hier geldt dat in het splitsingsreglement hier een bepaling over kan zijn opgenomen.

Functioneel vergaderen

Functioneel vergaderen bespaart een hoop tijd en maakt de vergadering effectiever. Hieronder lees je een aantal tips om effectief te vergaderen.

  • Maak van tevoren een agenda en verstuur deze voorafgaande aan de vergadering aan de leden van de VvE. Alleen de punten die op de agenda staan worden besproken.
  • Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid echt noodzakelijk is en van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
  • Maak een strakke en duidelijke tijdsplanning. Wacht niet op laatkomers.
  • Varieer de zitplaatsen. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
  • Aan een ronde tafel kunnen alle deelnemers elkaar aankijken. 
  • Laat iemand de tijd in de gaten houden en structureel de punten uit de agenda doornemen.

    0
    Je winkelwagen