De jaarvergadering

De jaarvergadering

e-Boekhouden.nl

Wat is de jaarvergadering

De jaarvergadering is een jaarlijkse vergadering van de vereniging. Dit is een specifieke vorm van de algemene vergadering (AV). In deze AV bespreekt het bestuur en de leden de jaarstukken, de begroting voor komend jaar en eventueel kiezen de leden een nieuw bestuur.

Lees ook: Stappenplan jaarvergadering.

Wat heb je nodig?

De vergadering moet ruim van tevoren worden gepland. Voorafgaand aan de vergadering moeten de vergaderstukken en de agenda zijn verstuurd aan de bestuurders en de leden van de vereniging. Onder de vergaderstukken vallen in ieder geval de jaarstukken van het afgelopen jaar, maar ook de begroting voor het komende jaar. De jaarstukken zijn verplicht, de begroting niet.

Wanneer vergadering?

Wet of recht

In de statuten van de vereniging staat wanneer de vereniging moet vergaderen. Het bestuur van de vereniging moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op de algemene vergadering verantwoording afleggen. Dit is geregeld in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek. De jaarvergadering vindt dus plaats binnen zes maanden na het einde van het boekjaar.

Is het mogelijk om de jaarvergadering uit te stellen? Ja, de algemene vergadering kan deze termijn verlengen. Maar in de statuten kan iets anders zijn geregeld. Bijvoorbeeld dat je jaarvergadering in de maand maart of april moet plaatsvinden. Uitstel van de jaarvergadering zou dan in strijd zijn met de statuten.

Als het bestuur geen vergadering oproept, dan kunnen de leden hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur. Als het bestuur dan nog geen vergadering plant, dan mogen de leden zelf een AV bijeenroepen.

In verband met de coronamaatregelen geldt er een Spoedwet. Die wet maakt het mogelijk om de vergadering digitaal te houden. Deze Spoedwet geldt voorlopig tot 1 april 2022.

Wat bespreek je tijdens de vergadering?

Dat wat in de agenda is opgenomen wordt tijdens de jaarvergadering besproken. Alleen de punten die op de agenda staan en die van tevoren zijn gedeeld met de leden worden tijdens de vergadering behandelt.

Hieronder valt normaal gesproken:

Contract of brief
  • Opening van de vergadering;
  • Vaststellen van de notulen van de vorige vergadering;
  • Vaststellen van de agenda;
  • Verslag van de kascommissie;
  • Het bespreken van de jaarstukken;
  • Het bespreken van de begroting;
  • Het kiezen en benoemen van nieuwe bestuursleden;
  • Het afscheid nemen en bedanken van vertrekkende bestuurders;
  • Rondvraag;
  • Sluiting vergadering.

Controleer de aanwezigheid

Verwacht je een groot gezelschap en houd je een vergadering die strikt voor leden toegankelijk is? Dan zal je bij de ingang van de zaal op lidmaatschap moeten controleren. Wijs daar van te voren één of meerdere personen voor aan en maak die perso(o)n(en) duidelijk wat het beleid is, mocht iemand geen lid zijn.

Geschorste leden hebben geen toegang tot de vergadering.

    0
    Je winkelwagen