Vaststellen jaarrekening

Ieder jaar stelt de algemene vergadering de jaarrekening vast. Dit is het financiële verslag van het bestuur. De algemene vergadering krijgt die stukken. Meestal zal dat gepaard gaan met een advies van de Kascontrolecommissie.
De vergadering bespreekt de cijfers. Het resultaat gaat naar de reserves, dat kan zowel met een positief als een negatief resultaat. Hierna stelt de vergadering de stukken vast. Het is gebruikelijk om nu het bestuur decharge te verlenen. Het hele besluit leg je vast in notulen. Verenigingen hebben verder geen publicatieplicht. Je kan natuurlijk de verkorte cijfers op de site van de vereniging plaatsen. Dat is verplicht als je de ANBI-status zou hebben. De jaarrekening wordt meestal tijdens de jaarvergadering vastgesteld. Hoe de jaarvergadering in zijn werk gaat, hebben wij in een stappenplan uitgeschreven.

Wat je zelf moet opnemen in de notulen

De gegevens van de vereniging, de feiten uit de jaarrekening zoals het boekjaar waar dit besluit op ziet, de omvang van het resultaat en de feitelijke gegevens van de vergadering.

Samenvatting
Bevat de volgende onderwerpen:

• feiten over de vergadering;
• formele juistheid van de vergadering;
• inhoud van het besluit.

Context, wat is het belang van de jaarrekening

Sommige besluiten zijn formeel van groot belang. Het vaststellen van de jaarrekening en het verlenen van decharge is een dergelijk besluit. Hiermee verschuift de verantwoordelijkheid en dus aansprakelijkheid van de bestuursleden naar de vereniging.
In de statuten staat wat het boekjaar van de vereniging is. Ook zal hier staan binnen hoeveel maanden na afsluiting van dat jaar de jaarrekening moet zijn opgesteld. Dat zijn formele regels, waarbij het van groot belang is om die te volgen. Stel dat de cijfers niet op tijd gereed zijn? In dat geval moet er een formeel besluit genomen worden om de publicatie uit te stellen. Het niet tijdig of onjuist publiceren van cijfers is ongeveer het enige reële risico dat een bestuur loopt op persoonlijke aansprakelijkheid. Zorg dus dat je dit goed regelt. Het is trouwens niet alleen de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Alle bestuursleden zijn ieder voor zich verantwoordelijk.