Geld innen of ontvangen? Maak het makkelijk!

Geld innen of ontvangen? Maak het makkelijk!

Geld innen of ontvangen? Maak het makkelijk!

Geld innen of ontvangen

Contributies en donaties zijn voor verenigingen cruciale inkomsten om te kunnen functioneren en doelstellingen te verwezenlijken. Als bestuur is het jouw taak de inning of ontvangst van deze gelden goed te regelen. Wanneer en hoe wil je innen of ontvangen? En is goed betaalgedrag te stimuleren?

Wie mogen innen en ontvangen?

Als het gaat om het innen of ontvangen van gelden richt de blik zich meestal op de penningmeester. Toch hoeft deze persoon lang niet altijd verantwoordelijk te zijn voor deze taak.

De oplossing kan zowel binnen als buiten de organisatie liggen:

  • Leden/donateursadministratie: Is er iemand in het bestuur belast met de leden- of donateursadministratie? Dan is het zinvol deze bestuurder verantwoordelijk te maken voor het innen van de contributies of de ontvangst van donaties of (soms anonieme) giften.
  • Speciale commissie: Heb je een commissie in het leven geroepen die een open dag organiseert en werkt deze commissie met een begroting? Laat de commissie dan verantwoordelijkheid dragen voor het verwerken van de opbrengsten.
  • Administratiekantoor: Heeft het bestuur geen ervaring met het innen/ontvangen van gelden? Dan is er de mogelijkheid om dit uit te besteden, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor. Uiteraard zijn hier kosten aan verbonden.

Tijdstip van innen

Het meest gebruikelijke moment om contributies en andere vaste inkomsten te innen is aan het begin van de maand, ook al omdat degenen die moeten betalen dan vaak voldoende geld op hun rekening hebben. Ook de frequentie van het innen speelt een rol. Je kan dit in één keer doen, of in termijnen spreiden: per maand, kwartaal, halfjaar of per jaar/seizoen.

Houd rekening met transactiekosten

Bij gespreide betaling zijn de termijnbedragen lager en is de kans op directe betaling groter. Bedenk wel dat de bank voor iedere overboeking kosten berekent: Je bent dus duurder uit dan bij inning ineens. Bij sommige banken is een aantal transacties in het pakket inbegrepen.

Betaalwijzen

Je kan eenmalige en periodieke betalingen of giften op verschillende manieren op de rekening bijgeschreven krijgen. Als vuistregel geldt: hoe makkelijker je het de leden, donateurs of debiteuren maakt, hoe eerder ze zullen betalen.

Factuur/Nota/Rekening

Een factuur is eigenlijk een verzoek tot overmaking via (internet)bank of contante betaling van een verschuldigd bedrag. Deze manier van innen is relatief goedkoop bij een gering aantal betalingen, maar vraagt een goede betalingsmoraal en moet goed worden nagekeken. Wel zijn veel mensen tegenwoordig gewend om via internet geld over te maken, wat het een stuk makkelijker maakt en zorgt dat er sneller betaald wordt.

Factuur met acceptgiro

Een snelle en betrouwbare manier van geld overmaken. De professionele uitstraling draagt vaak bij aan sneller betalen. Je maakt het de betalers makkelijk, ze hoeven alleen hun handtekening te zetten en op te sturen en kunnen met vermelding van het nummer op de acceptgiro ook via internet overmaken. De betalingen zijn administratief handig te verwerken, een nadeel is dat je geen invloed hebt op het tijdstip van betalen.

Automatische incasso

Met deze betaalwijze kan je op een afgesproken datum automatisch de verschuldigde bedragen bij de leden of debiteuren incasseren. Deze methode is niet alleen voordeliger, je hebt ook meer zekerheid dat de gelden binnenkomen. Ook donateurs kunnen hun periodieke giften via een machtiging doen, waardoor je ze bovendien voor langere tijd aan je bindt. Bij onvoldoende saldo wordt het bijgeschreven bedrag weer teruggeboekt (gestorneerd). Je kan dan een betalingsherinnering sturen en daarin aankondigen de incasso circa 10 dagen later te herhalen. Als de betaling dan nog niet lukt, moet je andere maatregelen treffen.

Tip

Voeg bij het inschrijfformulier van de vereniging een incassomachtiging bij. Met het aanbieden van een korting maak je het nóg aantrekkelijker.

Contant/Betaalautomaat

  • Contant: Bekende betaalwijze voor het afrekenen van consumpties in de kantine of de aankoop van goederen in de clubwinkel. De contanten stort je op de rekening van de vereniging.
  • Betaalautomaat: Veilig pingemak via internet: het geld staat snel op de rekening en je hoeft geen kas op te maken. Een veilige keuze, je hebt immers minder contant geld in huis.

Betalen via jouw website

Een snelle en makkelijke manier om betalingen te ontvangen, is als er direct via de website betaald kan worden. Bijvoorbeeld via iDeal, creditcard of eenmalige machtiging.

Betaalgedrag stimuleren

Korting of extra voordeel werkt altijd goed. Grootgrutters, energiebedrijven, zorgverzekeraars en telecombedrijven varen er wel bij. Ook voor de vereniging zijn er mogelijkheden om het betaalgedrag met korting te stimuleren.

  • Betalingskorting

Contributies en dergelijke zijn doorgaans bij vooruitbetaling verschuldigd. Je kan de betalingen positief beïnvloeden door prompte betalers korting te geven. Bijvoorbeeld 6% bij betaling ineens en 4% bij betaling in twee termijnen. Je beschikt eerder over het geld en het lid houdt er een goed gevoel aan over.

  • Gezinskorting

Als er meerdere leden van één gezin bij de vereniging staan ingeschreven, is een gezinskorting van bijvoorbeeld 5% een uitstekende stimulans voor correcte betaling van de contributiebedragen.

  • Actiecoupon bij betaling ineens

Veel clubs en verenigingen verstrekken bij betaling ineens een actiecoupon voor korting, bijvoorbeeld op aankopen bij een sportzaak die tevens sponsor van de vereniging is. De praktijk wijst uit dat leden dit weten te waarderen. Donateurs kan je bijvoorbeeld eens per jaar met een leuke attentie belonen.