is een dienst van Notarian

is een dienst van Notarian

8 Stappenplan van de jaarvergadering

8 Stappenplan van de jaarvergadering

Hoe organiseer je de jaarvergadering?

De jaarvergadering is de verplichte jaarlijkse vergadering van de vereniging. Op deze vergadering legt het bestuur verantwoording af aan de leden. Zij schrijft een bestuursverslag waarin ze beschrijft wat de vereniging heeft gedaan. Ook geeft het bestuur inzage in de financiën.

Wat is de jaarvergadering

De jaarvergadering is een jaarlijkse vergadering van de vereniging. Dit is een specifieke vorm van de algemene vergadering (AV). In deze AV bespreekt het bestuur en de leden de jaarstukken, de begroting voor komend jaar en eventueel kiezen de leden een nieuw bestuur.

Wat heb je nodig?

De vergadering moet ruim van tevoren worden gepland. Voorafgaand aan de vergadering moeten de vergaderstukken en de agenda zijn verstuurd aan de bestuurders en de leden van de vereniging. Onder de vergaderstukken vallen in ieder geval de jaarstukken van het afgelopen jaar, maar ook de begroting voor het komende jaar. De jaarstukken zijn verplicht, de begroting niet.

Wanneer vergadering?

jaarvergadering

In de statuten van de vereniging staat wanneer de vereniging moet vergaderen. Het bestuur van de vereniging moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op de algemene vergadering verantwoording afleggen. Dit is geregeld in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek. De jaarvergadering vindt dus plaats binnen zes maanden na het einde van het boekjaar.

Is het mogelijk om de jaarvergadering uit te stellen? Ja, de algemene vergadering kan deze termijn verlengen. Maar in de statuten kan iets anders zijn geregeld. Bijvoorbeeld dat de jaarvergadering in de maand maart of april moet plaatsvinden. Uitstel van de jaarvergadering zou dan in strijd zijn met de statuten.

Als het bestuur geen vergadering oproept, dan kunnen de leden hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur. Als het bestuur dan nog geen vergadering plant, dan mogen de leden zelf een AV bijeenroepen.

In verband met de coronamaatregelen gold er een Spoedwet. Die wet maakt het mogelijk om de vergadering digitaal te houden. Deze Spoedwet gold tot 20 mei 2022. Daarna is de spoedwet niet verlengd.

Wat bespreek je tijdens de vergadering?

Wat in de agenda is opgenomen, bespreek je tijdens de jaarvergadering. Alleen de punten die op de agenda staan en die van tevoren zijn gedeeld met de leden worden tijdens de vergadering behandelt.

Hieronder valt normaal gesproken:

  • Opening van de vergadering;
  • Vaststellen van de notulen van de vorige vergadering;
  • Vaststellen van de agenda;
  • Verslag van de kascommissie;
  • Het bespreken van de jaarstukken;
  • Het bespreken van de begroting;
  • Het kiezen en benoemen van nieuwe bestuursleden;
  • Het afscheid nemen en bedanken van vertrekkende bestuurders;
  • Rondvraag;
  • Sluiting vergadering.
jaarvergadering

Eenvoudig en gratis stappenplan jaarvergadering

Waar moet je op letten als je een jaarvergadering voor de vereniging gaat organiseren? Hoe zorg je ervoor dat de vergadering goed is voorbereid? Lees het hier in het stappenplan.

Stappenplan jaarvergadering

  1. Datum en agenda vaststellen

    Gebruikelijk is om de datum al aan te kondigen op de voorafgaande vergadering. Met andere woorden: een vergadering een jaar van te voren plannen, is echt niet overdreven. Houd een aantal alternatieve data achter de hand, in verband met mogelijk onvoorziene omstandigheden.
    Let op! Bij het vaststellen van de definitieve datum is het raadzaam rekening te houden met de mogelijkheid dat grote evenementen (zoals sportwedstrijden) op dezelfde datum plaatsvinden. Wanneer de jaarvergadering bijvoorbeeld wordt gehouden op dezelfde avond als een belangrijke voetbalwedstrijd, zal de opkomst niet hoog zijn.

  2. Taakverdeling

    Naast de traditionele taken als voorzitter, secretaris en penningmeester, komt er bij de jaarvergadering meer kijken. Denk aan het regelen van de zaalhuur, het verzorgen van publiciteit, bloemen voor genodigden et cetera. Dit blijkt in de praktijk vaak meer tijd in beslag te nemen dan gedacht. Verdeel daarom zoveel mogelijk de taken.
    Een extra taak is om de algemene vergadering zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Omdat veel verenigingen moeite hebben om leden naar de jaarvergadering te krijgen is het slim om een extra activiteit aan de jaarvergadering te koppelen.

  3. Kascommissie samenstellen

    De kascommissie bestaat minimaal uit drie leden. Zij moet worden samengesteld ter controle van het jaarverslag. Geïnteresseerden kunnen tijdens de eraan voorafgaande jaarvergadering zich opgeroepen voelen om zich hiervoor aan te melden. Zorg ervoor dat naam en adres van die leden genoteerd staat, zodat de vergaderstukken te zijner tijd aan hen toegestuurd kunnen worden.

  4. Geschikte vergaderruimte

    Huur ruim van te voren een zaal of vergaderruimte. Zeker in buurtcentra en dorpshuizen is de beschikbare ruimte meestal al een jaar van te voren op vaste data gereserveerd door overige verenigingen. Kijk goed naar de geschiktheid van de ruimte en maak een inschatting van hoeveel leden er komen. Het is namelijk niet leuk wanneer niet iedereen naar binnen kan of een zitplaats heeft. Nog minder leuk is het, wanneer blijkt dat de ruimte te groot is…

  5. Checklist benodigdheden

    Aandachtspunten: zorg dat er voldoende zitruimte en tafels zijn. Zorg dat de voorzitter duidelijk te verstaan is en de vergadering goed te volgen is, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een microfoon en beamer. Daarnaast is het ook handig om de agenda in geprinte versies mee te nemen, zodat die tijdens de vergadering kan worden uitgedeeld.

  6. Vergaderstukken op tijd klaar

    Het jaarverslag moet geschreven zijn, inclusief jaarrekening en begroting voor het komende jaar. Laat de penningmeester bijtijds de eerste versie van de jaarrekening en begroting naar de leden van de kascommissie sturen.

  7. Verkrijgbaarheid jaarverslag

    Tijdens de vergadering moeten alle aanwezigen kunnen beschikken over de vergaderstukken. Afhankelijk van wat er in de statuten over vermeld wordt, moeten het jaarverslag, jaarrekening en begroting bijtijds beschikbaar zijn voor alle leden. Bedenk of je de stukken ter plekke uitdeelt of dat leden ze van tevoren al kunnen inzien in het verenigingsgebouw of kunnen opvragen, zodat ze beter voorbereid zijn.

  8. Publiciteit

    Zorg er voor dat de jaarvergadering ruimschoots van te voren wordt aangekondigd in de plaatselijke media. Behalve de aankondiging kan je ook denken aan het interesseren van de media voor een interview met de voorzitter (dan moet er uiteraard wel iets belangwekkendst te melden zijn). Heeft de vereniging een eigen website, dan moet de aankondiging van de jaarvergadering uiteraard daar het eerst worden vermeld. Wanneer de agenda voor de vergadering bekend is, moet die ook direct op de eigen website komen te staan.

Controleer de aanwezigheid

Verwacht je een groot gezelschap en houd je een vergadering die strikt voor leden toegankelijk is? Dan zal je bij de ingang van de zaal op lidmaatschap moeten controleren. Wijs daar van te voren één of meerdere personen voor aan en maak die perso(o)n(en) duidelijk wat het beleid is, mocht iemand geen lid zijn.

Geschorste leden hebben geen toegang tot de vergadering.

    Lees meer over Bestuurszaken

    0
    Je winkelwagen