Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie

Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie

Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie
Hoe kies je de juiste leverancier van software voor de ledenadministratie?

Maak een goede inventarisatie van de wensen die jullie hebben voor de ledenadministratie. Maak daarbij gebruik van onze checklist.

De ledenadministratie

Een van de taken van het verenigingsbestuur is het voeren van een ledenadministratie. Het juist en effectief registreren van de leden is nodig om de contributie op een gecontroleerde en efficiënte manier te kunnen innen. De administratie geeft ook inzicht in de samenstelling van de vereniging.

Lees ook: contributie en financiële administratie.

Excel

Bij kleine verenigingen wordt nogal eens Excel gebruikt. Met alle voor- en nadelen van dien. Het grote voordeel is het simpele en vrije gebruik.
Een nadeel is dat het eigenlijk maar geschikt is voor één gebruiker. Alle wijzigingen moeten regelmatig naar andere betrokkenen gemaild, waarbij er vaak meerdere versies gaan rondzwerven. Het is daarnaast ook erg lastig om via Excel bijvoorbeeld incassobestanden voor de bank aan te maken. Dit is alleen mogelijk voor Excel-gevorderden.

Ledensoftware

Vooral als het ledenaantal groeit naar 50 à 100+ dan is een wat serieuzer softwarepakket aan te raden. Soms is een actief lid bereid om zelf iets te maken. Het nadeel hiervan is dat de vereniging op den duur afhankelijk wordt van dit ene lid. Standaardpakketten voor ledenadministratie verschillen onderling nogal in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Bij de aanschaf van de software is het van belang te letten op wat het programma allemaal kan. We geven hier een opsomming. Niet alle punten zijn natuurlijk voor iedere situatie even relevant.

  • Aantal gebruikers
    Zijn er meerdere gebruikers gewenst, of is een standalone systeem afdoende. Indien er meerdere gebruikers zijn dan moet het systeem ‘multi-user’ zijn waarbij de gegevens over en weer ingevoerd en opgevraagd kunnen worden.
  • Online of offline
    Is het mogelijk om de gegevens online te raadplegen zodat altijd de actuele gegevens zichtbaar zijn? Of is het uitwisselen van extra losse bestanden nog vol te houden?
  • Boekhouden
    Is er een (gekoppeld) boekhoudsysteem nodig en zo ja, kunnen de leden als verzameldebiteur geboekt worden?
  • Meerdere administraties
    In veel gevallen zijn er meerdere administraties gewenst, waarbij leden van de ene naar de andere overgeheveld of gekopieerd kunnen worden. Dit is bijvoorbeeld van belang als er een register van oud-leden aangehouden is.
  • Gebruikersinterface
    Een goede gebruikersinterface is een eerste vereiste. Het gebruik moet bij voorkeur zelfsturend mogelijk zijn, zonder extra handleiding of instructie.
  • Aantal leden
    Hoeveel leden kunnen zijn geregistreerd? Is er een maximum en heeft dit invloed op de prijs? Blijft de prestatie wel voldoende bij grotere aantallen gegevens?
  • Meerdere gezinsleden
    Kunnen meerdere leden van een gezin of leefeenheid herkend worden in bijvoorbeeld een gezinsoverzicht? Soms wonen niet alle leden op hetzelfde adres. In dat geval moet er een mogelijkheid zijn om deze leden te koppelen.
  • Contributies en tarieven
    Er zijn meestal verschillende ‘contributiegroepen’ waarbij aan iedere groep een ander bedrag is toegekend. Bijvoorbeeld ‘Junioren’, ‘Senioren’, ‘Donateurs’ et cetera. Het bijbehorende bedrag kan opgebouwd worden uit meerdere componenten. Bijvoorbeeld het eenmalige inschrijfgeld en de (contributie)bijdrage in 1 of meerdere termijnen. Daarnaast wordt vaak een staffel gehanteerd voor leden die zich in de loop van een seizoen aanmelden en er een gestaffelde korting geldt. Een speciale vorm is het abonnement. Hierbij geldt dat de ingangsdatum individueel is en op elke dag kan ingaan.
    Het (contributie)bedrag wordt vaak vastgesteld op basis van de betaalwijze. Het zou handig zijn om dit eenmalig in te kunnen voeren zodat er niet te veel verschillende contributiegroepen ontstaan en het overzichtelijk blijft. Ook het wijzigen van de betaalwijze moet eenvoudig te realiseren zijn zonder dat daardoor verschuiving in de contributiegroep nodig is.
  • Overgang naar nieuwe seizoen
    Bij de overgang naar het nieuwe seizoen moet het eenvoudig zijn om de aanwezige gegevens over te hevelen naar een nieuwe periode. Hierbij moet het mogelijk zijn om automatisch de nieuwe bedragen vast te laten stellen, bijvoorbeeld bij een leeftijdsgebonden overgang van junioren naar senioren. De vorige periode moet je kunnen afsluiten. Eventuele achterstanden en vooruitbetalingen moeten dan in de nieuwe periode zichtbaar zijn.
  • Meerdere adressen
    Het woonadres, het postadres en bijvoorbeeld het factuuradres kunnen afwijken. Het systeem moet dus meerdere (eventueel ook buitenlandse) adressen kunnen registreren.
  • Pasfoto’s en memovelden
    Leden binnen een kleine vereniging worden persoonlijk herkend. Bij grotere verenigingen waarbij de administratie en de toegang gescheiden is, kan het registreren van een pasfoto nuttig zijn. Deze foto is dan ook te gebruiken voor een ledenpas. Ook het registreren van extra gegevens in een memoveld kan erg handig werken omdat allerlei extra informatie dan geregistreerd kan worden.
  • Indeling van leden
    Leden kunnen dikwijls op verschillende manieren ingedeeld worden. Bijvoorbeeld naar soort lidmaatschap, per regio, herkomst of andere kenmerken. Een juiste indeling is essentieel voor een overzichtelijke ledenadministratie. Hierbij kan vaak hulp of advies van de leverancier zeer welkom zijn om bijvoorbeeld meerdere mogelijkheden met de voor- en nadelen aan te laten geven.
  • Vrije velden en instelbaarheid
    Het kunnen toevoegen van vrije velden en het verwijderen van kolommen en ongebruikte velden verbetert de kwaliteit van de administratie en het gebruik.
  • Selecties maken
    Leden moeten op allerlei manier terug te vinden zijn en via selecties als exportbestand aangemaakt kunnen worden. Terugkomende selecties moeten bij voorkeur als query of rapportage vastgelegd kunnen worden.
  • Import- en exportmogelijkheden
    Allerlei gegevens moeten eenvoudig geïmporteerd en geëxporteerd kunnen worden zodat het eenvoudig is om bijvoorbeeld gegevens uit te wisselen met bonden of andere verenigingen.
  • Voldoende exportmogelijkheden
    De selecties moeten op allerlei gangbare manieren gemaakt zijn, zoals Word, Excel, PDF, CSV en/of XML-bestand. Daarnaast moet het mogelijk zijn om zelf Word-brieven en/of etiketten aan te kunnen maken.
  • Rapportages
    De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals ledenlijsten, openstaande posten, verjaardagskalender en presentielijsten.
    Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om zelf rapporten samen te stellen met een rapportsjabloon.

Naast deze aspecten is ook de registratie van de financiële gegevens belangrijk. Ook moet het softwarepakket voldoende flexibel zijn in allerlei situaties.

0
Je winkelwagen