Vereniging inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Vereniging inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Vereniging inschrijven bij de KvK

Het inschrijven bij de Kamer van Koophandel is een stap die al vroeg in het proces kan (en moet) worden gezet. In het eenvoudigste geval richt je de vereniging gewoon zelf op. Dit is dan een informele vereniging. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat een of meer bestuursleden in het buitenland wonen.

Toch is het verstandiger (en uiteindelijk ook goedkoper) om de inschrijving in één keer goed te doen. Je loopt dan korte tijd later de KvK-vestiging uit met een bewijs van inschrijving, waarop het inschrijvingsnummer is vermeld. Voor inschrijving hebt je het volgende nodig:

  1. Het adres van de (dichtstbijzijnde) vestiging van de Kamer van Koophandel. Bij de meeste vestigingen kan je zo binnenlopen, maar en zijn ook vestigingen waar je een afspraak moet maken. Een telefoontje is dus aan te raden;
  2. Jouw legitimatie (paspoort of identiteitsbewijs). Een rijbewijs wordt ook geaccepteerd evenals een Nederlands vreemdelingendocument.
  3. De statuten van de vereniging;
  4. Een ingevuld exemplaar van het formulier Inschrijving vereniging. Dit formulier kan je downloaden via de website van de Kamer van Koophandel. Kies voor het formulier inschrijving vereniging. Je kan het formulier online invullen, afdrukken, ondertekenen en insturen. Maar je kan het natuurlijk ook meteen afdrukken en later met de hand invullen en insturen. Vergeet in ieder geval niet een elektronische en/of papieren kopie in jouw administratie op te bergen. Als je de vereniging opricht via de notaris kan de notaris dit ook voor jouw regelen.
    Met behulp van dit formulier geef je de volgende informatie aan de Kamer van Koophandel door:
    a. De rechtspersoonsvorm: een vereniging, al dan niet met notariële akte;
    b. De statuten;
    c. De gegevens van de vereniging (naam, verkorte naam, statutaire zetel, datum van oprichting, datum notariële akte, de activiteiten van de vereniging, het vestigings-, het bezoek- en het postadres, het telefoonnummer, het internet- en het emailadres).
    Lees de toelichting van het document goed door, zodat je weet welke documenten en/of bewijsstukken je moet meesturen dan wel bij inlevering moet meenemen.
  5. Heb je bij de notaris drie (of liever: vijf) bestuursleden laten vastleggen, neem dan ook voor elke functionaris een ingevuld exemplaar van het formulier Inschrijving functionaris voor een rechtspersoon mee. Ook dit formulier kan je downloaden via de webpagina Formulieren Handelsregister.

In de toelichting op het document lees je welke documenten en/of bewijsstukken je moet meesturen. Zoals een kopie van het legitimatiebewijs.

De privégegevens van functionarissen worden door de KvK vastgelegd en zijn alleen in te zien door bestuursorganen, notarissen, advocaten en deurwaarder.

De vereniging moet vervolgens ook worden ingeschreven in het UBO-register.