Overeenkomst met bestuurslid

Lid zijn van het bestuur van een vereniging is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Dat is een open deur, maar hoe geef je dit vervolgens vorm. Deze bestuurdersovereenkomst sluit je tussen een vrijwillige bestuurder en de vereniging. Je legt vast voor hoe lang de verenigingsbestuurder zich verbindt, wat de verplichtingen over en weer zijn. Op die manier is een vrijwillige bestuurder ook gebonden aan de vereniging. Het lijkt erg formeel om een contract te sluiten voor deelname in een verenigingsbestuur. In de praktijk blijkt het echter heel goed uit te pakken. Voor de bestuurder in spe is duidelijk wat de vereniging vraagt. Natuurlijk kan je bij een conflict op calamiteit altijd uit het bestuur stappen. Gaat alles volgens plan dan is ook duidelijk hoe lang je in ieder geval blijft zitten.

Wat je zelf moet regelen in deze overeenkomst

De gegevens van de bestuurder, eventuele functie, de gegevens van de vereniging. Daarnaast zijn er wat keuzes, zoals een eventuele vergoeding per vergadering.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• de duur van het bestuurslidmaatschap;
• vertrouwelijkheid;
• integriteit;
• inspanningsverplichting;
• toepasselijkheid governancecode;
• declaraties.

Context bestuurdersovereenkomst

Het bestuur van een vereniging wordt gevormd door vrijwilligers. Steeds vaker is er het besef dat hier ook afspraken over gemaakt moeten worden. Aanbevelingen staan bijvoorbeeld in de verschillende sectorgewijs vastgestelde governance codes. Dat zijn gedragsregels voor bestuurders bij verenigingen. Bijvoorbeeld de gedragscode van het NOC*NSF of die voor de cultuursector. Op grond van de bestuurdersovereenkomst moeten bestuurders integer zijn, transparant en zich daadwerkelijk inzetten. Ze verbinden zich voor een minimale termijn. De overeenkomst verbindt de bestuurders ook op een morele manier. Je moet je als bestuurder zo gedragen dat je de vereniging geen schade toebrengt. Verenigingsbestuurders hebben natuurlijk een voorbeeldfunctie, in ieder geval voor de eigen leden.
De regeling verwijst ook naar een declaratieregeling, waarvoor wij een model hebben ontwikkeld.