Wat moet je regelen in een personeelsvereniging?

• Wat nu?
• Huishoudelijk reglement
• Het bestuur van de personeelsvereniging
• Leden
• Bankrekening openen
• Aansprakelijkheid
• Verzekeringen

Wat nu?

Wat moet ik nu regelen om de personeelsvereniging echt van de grond te krijgen? Je hebt bij de notaris de statuten opgesteld en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De personeelsvereniging is opgericht. Hoe ga je nu verder?

Huishoudelijk reglement

Je kunt een huishoudelijk reglement opstellen. Hierin staan de interne regels van de organisatie. Het is een uitbreiding op de statuten. In een huishoudelijk reglement staan alle regels die specifiek voor de vereniging zijn. In de statuten staat bijvoorbeeld dat er minimaal eenmaal per jaar een vergadering moet zijn. Nu kun je in het huishoudelijk reglement opnemen dat je vier keer per jaar bij elkaar gaat komen. Dat is een aanvulling op de statuten die niet in strijd is met diezelfde statuten. Dus is deze regeling toegestaan.

Voordeel van het huishoudelijk reglement is dat het niet langs de notaris hoeft. Je kunt het dus zelf opstellen en ook weer wijzigen.

Het bestuur van de personeelsvereniging

De personeelsvereniging heeft een bestuur nodig. Wie worden de bestuurders en wie krijgt welke functie? De bestuurders bij oprichting staan al in de statuten. Als je dit wil wijzigen kan dat kosteloos bij de Kamer van Koophandel.

Intern kunnen jullie ook de taken verdelen. Wie organiseert wat en wanneer? Wat is de taakverdeling binnen de personeelsvereniging?

Lees ook: Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden.

Leden

Een vereniging bestaat uit meerdere personen, minimaal twee. Maar waarschijnlijk wil je meer leden. In de statuten staat hoe je nieuwe leden kunt toevoegen aan de vereniging en wie er lid mag worden. Hier komen ook rechten en plichten bij kijken voor de leden. De statuten bevatten enkele hoofdlijnen. Aanvullend moet je ook zaken regelen, zoals hoe kan iemand zich aanmelden, hoe wordt de contributie vastgesteld, hoe zegt iemand op en wanneer kan dat? Deze vragen kun je meenemen in het eerder genoemde huishoudelijk reglement, of je maakt een apart ledenreglement.

Zorg ervoor dat de werknemers van de organisatie weten dat er een personeelsvereniging is opgericht. Vertel ze hoe ze lid kunnen worden en wat voor voordelen het heeft om lid te zijn van de vereniging.

Bankrekening openen

De personeelsvereniging kan zijn eigen bankrekening openen. Hier kunnen de contributies van de leden op worden gestort en de bijdrage van de werkgever. Zo blijft het geld van de personeelsvereniging apart van de organisatie.

Aansprakelijkheid

Als de personeelsvereniging activiteiten gaat plannen kan het gebeuren dat iemand schade oploopt. Het is daarom van belang om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Lees ook: Aansprakelijkheid bij personeelsuitje.

Verzekeringen

In sommige gevallen moet de personeelsvereniging apart een verzekering afsluiten.

Is de activiteit gekoppeld aan het werk, ook al is deze buiten werktijd, dan is de werkgever in beginsel aansprakelijk. Hiervoor hoeft de personeelsvereniging geen aparte verzekering af te sluiten. Dat is meestal al verzekerd.

De personeelsvereniging zelf kan ook aansprakelijk zijn. Bijvoorbeeld als zij bepaalde activiteiten niet goed hebben georganiseerd waardoor er schade ontstaat. Een eenvoudige aansprakelijkheidsverzekering is daarom wel aan te raden.

Overleg dit met de werkgever en controleer wat voor verzekeringen er al zijn afgesloten en of die voldoende dekkend zijn.